Integritet og ansvarlighet sikres ved standardisering og god datakvalitet

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Det er gjennom Anbud365 blir skrevet om episoder hvor leverandører opptrer urovekkende aggressivt i pågående konkurranser og kanskje på kanten av det som kan kalles etisk forsvarlig. Det kan være resultatet av svakere økonomiske tider, hvor kampen om offentlige kontrakter er betydelig skjerpet. Det kan også skyldes ettervirkninger av pandemien. I den forbindelse bør alle lese Økokrims årlige trusselvurderinger hvor de peker på farer for uetisk adferd og i ytterste konsekvens korrupsjon, miljøkriminalitet og brudd på menneskerettighetene. Det er også grunn til å minne om den europeiske standarden til Standard Norge, for integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser, NS-EN 17687:2022 Integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser – Krav og veiledning.

Det er også slik at konkurranser blir rigget fra ulike oppdragsgiveres side. Det er ikke mindre urovekkende, uansett årsaken eller begrunnelsen for tildeling av en kontrakt, til en foretrukket leverandør. Oppdragsgivere kan vegre seg for å bytte leverandør av hensyn til faren for økte kostnader. Det kan også hende at personlige bindinger mellom enkeltpersoner hos leverandør og oppdragsgiver, frister til brudd på lov og forskrift. Etter 25 år som offentlig innkjøper har jeg ofte hørt om illevarslende eksempler fra leverandører som har deltatt i ulike konkurranser og som sitter igjen med inntrykket av at tildeling av kontrakt var bestemt allerede før utlysning. Det kan ofte kravspesifikasjonen avsløre ved spesifikasjoner rettet mot èn bestemt leverandør. Videre kan tegn på hemmelighold ved innsynsbegjæringer tyde på at oppdragsgiver ikke ønsker å gi innsyn i viktige deler av dokumentasjonen. Mangel på åpenhet er ofte et varsel om at ikke alt har foregått som det skal. Åpenhet er kun farlig for den som har noe å skjule. Både OBOS og Sokndal kommune har etablert interne retningslinjer for å sikre integritet, ansvarlighet og ikke minst åpenhet i anskaffelsesprosessen.

En rekke leverandører vegrer seg imidlertid for å klage. De er engstelige for utestengelse fra fremtidige konkurranser om de klager til det offentlige klageorganet KOFA, eller tar saken til rettsapparatet. Det er alvorlig, ikke minst fordi uetiske og kanskje kriminelle forhold får lov til å fortsette, fordi det ikke har noen konsekvenser for den enkelte oppdragsgiver. I den forbindelse har Standard Norge i oktober 2022 lansert en europeisk standard, Integritet og ansvarlighet i offentlige anskaffelser som bidrar til at både oppdragsgivere og leverandører etterlever beste praksis i anskaffelsesprosessen. Når beste praksis ikke følges er det en betydelig fare for at felleskapets midler ikke blir brukt på den rette måten og at knappe ressurser kommer på avveie. Det er og blir et lederansvar å bidra til at offentlige anskaffelser gir samfunnsnytte i form av verdiskaping når varer og tjenester kjøpes inn for mer enn 740 milliarder kroner hvert år. Norge er et lite land, ofte med tette relasjoner mellom oppdragsgivere og leverandører hvor kravet til aktsomhet er betydelig, men ikke tas like alvorlig som forvaltningens regler og rammer krever.

En ny tid med nye muligheter er allerede kommet. Det betyr at data og spesielt innkjøpsdata kan gi oppdragsgivere betydelig bedre kontroll om egne innkjøp. Stortingsmelding 22 – Data som ressurs omhandler dataøkonomi som verdiskaping som skjer når data er en viktig innsatsfaktor i produksjon av varer og tjenester, eller når data er en driver for innovative løsninger.

Stortingsmelding 22 – Data som ressurs viser med all tydelighet hva data av høy kvalitet kan ha av verdi, spesielt i kombinasjon med ny teknologi.

Innkjøpsanalysene kan gi fakta, som kan brukes til strategisk og strukturert tilnærming, oppfølging og styring av; enkeltkjøp, kategorier, kontrakter, forbruk, klima- og miljøbelastning, korrupsjonsfare, menneskerettighetene og leverandører. Analyser basert på kvalitetssikrede data kan bidra til å oppnå bedre behovsdekning, reduserte kostnader, redusert klimaavtrykk, sikring av menneskerettigheter og korrupsjonsforebygging. På dette området har bl.a. Skatteetaten, Universitetet i Oslo og Sykehusinnkjøp kommet meget langt.

Klima og miljø

Krav til klima og miljø krever at krav og kriterier kan måles. Gode analyser basert på sammenlignbare data og data av høy kvalitet åpner opp for riktige og sammenlignbare data  som gir grunnlag for målinger og rettferdige sammenligninger. Det heter i Stortingsmelding 22 – Data som ressurs: «Der hvor naturressurser er viktige innsatsfaktorer i en ressursøkonomi, er data innsatsfaktoren i en kunnskapsdrevet dataøkonomi.» Data som kan inngå i et klimaregnskap som verktøy for kontinuerlige forbedringer. Videre understreker Stortingsmelding 22 – Data som ressurs: «Data er et såkalt ikkerivaliserende gode. Det betyr at data kan brukes og gjenbrukes mange ganger, for eksempel i ulike algoritmer og programmer. Data blir slik ofte mer verdt dersom de deles.» På dette området har firmaet Ignite vært en foregangsbedrift i det de har lagt stor vekt på å berike kundenes data og gjøre kundenes data tilgjengelige ved gode analyser og dermed lagt grunnlaget for kontinuerlige forbedringer. Kanskje kan vi snart oppleve få klima-avtrykket på varene og tjenestene vi kjøper på fakturaen?

Menneskerettigheter

Krav til menneskerettigheter krever at krav kan dokumenteres i hele leverandørkjeden. Dette krever troverdige data som dokumentasjon i form av  analyser for å identifisere avvik. Data som kan kontraktsfestes og følges opp i hele avtaleperioden gjennom egnede systemstøtte-verktøy. Offentlige innkjøpere er stadig på leting etter bedre innsikt. Bedre innsikt gir bedre beslutninger basert på en metodisk tilnærming til utvikling av viktige styringsdata for bl.a. kontraktsoppfølgingen. Samtidig er realitetene at offentlige oppdragsgivere er preget av knapphet på ressurser som fører til tidspress. Kontraktsoppfølging kan fort bli en salderingspost, og i lange og til dels uoversiktlige verdikjeder kan oppfølgingen for oppdragsgivere bli komplisert. På dette området er det allerede meget god systemstøtte, bl.a. Factlines som jobber systematisk for å forenkle dette. Faclines metodikk og programvare bidrar til at de samme datakildene brukes, gjenbrukes og at bærekraft kan prioriteres på tross av knapp tid.

Kartell- og korrupsjonsforebygging

Det ble avholdt et fantastisk spennende seminar i Ålesund, 16. februar, i regi av SourceMagnet, hvor bl.a. Geir Arne Svenning innledet. Svenning underviser i Strategisk innkjøpsledelse ved Høyskolen i Molde. Han har undersøkt internasjonal forskning ved bruk av kvalitetssikrede data og kunstig intelligens og har funnet følgende:

«KI kan analysere store mengder data om leverandørers ytelse, finansielle stabilitet og etterlevelse av regulatoriske krav. Dette kan støtte mer informerte beslutninger og krav til leverandør og valg av leverandør. KI kan videre identifisere potensielle risikoer i anskaffelsesprosessen som risiko for forsinkelser av virksomhetskritiske leveranser, samt risiko for kostnadsoverskridelser.

Og til slutt kan KI foreslå relevante tiltak for å redusere både sannsynlighet og konsekvens av uønskede hendelser.» Uønskede hendelser som kartellvirksomhet og korrupsjon.

Konkurransetilsynet har nylig publisert tilsvarende i en rapport, spesielt om bekjempelse av karteller i offentlige anskaffelser. Det konkluderes i rapporten at sammenstillinger av relevante data i leverandørers tilbud kan gi indikasjoner om fiktive tilbud eller fordeling av oppdrag leverandører imellom.

Forskningen som Geir Arne Svenning har undersøkt viste videre at  KI kan automatisere analyse av anbuds- og kontraktsdokumenter, noe som reduserer tiden ansatte bruker og øker nøyaktigheten i identifiseringen av viktige detaljer – Det viser seg ofte at “Djevelen ligger i detaljene”. KI kan lese tekst opp til 2000 ganger raskere enn hva et menneske kan, og forutsi fremtidige innkjøpsbehov basert på historiske data og trender med en betydelig høyere sikkerhet. KI kan også øke treffsikkerheten i fremtidige behovsestimater, samt effektiviteten i anskaffelsesprosessen og redusere kostnader.  

Bedre utnyttelse av data er viktig om Norge skal lykkes i overgangen til et mer bærekraftig samfunn og en grønnere økonomi. Det er mange som mener at strukturering, tilgjengeliggjøring, utnyttelse og berikelse av eksisterende data kan representere den «nye oljen». Det ville i tilfelle også representere en berikelse av offentlige anskaffelser ved å sikre verdiskapingspotensialet som ligger i kjøp av varer og tjenester for mer enn 740 milliarder kroner. og dermed sikre at de mange små og store innkjøpene bidrar til. Samtidig er det på mange måter skremmende å lese rapporten fra den europeiske revisjonsenheten som ble publisert i 2023, «Offentlige udbud i EU – Mindre konkurrence i forbindelse med tildeling af kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, varer og tjenesteydelser i de ti år frem til 2021.» Det varsles om redusert konkurranse om bygge- og anleggskontrakter. Samlet sett konkluderer revisjonsrapporten med at konkurransenivået om offentlige kontrakter om levering av bygge- og anleggsarbeider, varer og tjenester har avtatt i EUs indre marked i løpet av det siste tiåret. Det er manglende bevissthet om at konkurranse er en forutsetning for å oppnå verdiskaping i anbudskonkurranser. Kommisjonen og medlemsstatene har ennå ikke systematisk brukt tilgjengelige data for å identifisere de grunnleggende årsakene til den begrensede konkurransen.

Nye tider varsler nye muligheter for økt verdiskaping innenfor offentlige anskaffelser. Forutsetningen for å lykkes ligger i data som til nylig var håndtert som gråstein. Data som kan kvalitetssikres, struktureres, tilgjengeliggjøres og berikes  og dermed bli til gull for så vel oppdragsgivere som leverandører. Data kan på mange måter betraktes som en fornybar ressurs, og mister ikke nødvendigvis verdi selv om vi deler. Snarere tvert imot, kan deling ofte øke verdien av data, og kan skape nye løsninger på tvers av sektorer, bransjer og bedrifter. Data kan bli gull verd i kampen mot useriøse leverandører, i arbeidet med å beskytte menneskerettigheter, skjerme klima og miljø for ytterligere belastning, samt for oppdragsgivere i arbeidet med kontinuerlige forbedringer og effektivisering av egen innkjøpsfunksjon.