Ja, Hestem, vi er med

Av Trude Ertresvåg, leder for anskaffelser og leverandørutvikling, Miljømerking Norge

Miljømerking Norge, som forvalter de offisielle miljømerkene Svanemerket og EU Ecolabel, setter av tid og ressurser til å både være enig og til å levere på oppfordringen fra Tommy Hestem, styreleder i KS Innkjøpsforum: Alle veiledninger og standarder må være enkelt tilgjengelig – og enkle å ta i bruk. Vi har ikke tid til annet.

Dette handler ikke bare om å effektivisere arbeidshverdagen. Det handler om at tiden til å klimamålene er knapp. Om en måned samles politikerne på klimatoppmøtet, COP27.  Spørsmålet i Sharm el-Sheik vil være «hva har vi oppnådd siden Glasgow?»

Vi vet at vi må gjøre mer, men det er ikke enighet om hvilke land som må gjøre mer, eller hvor mye. Nasjonale løfter om utslippskutt må videre støttes opp av politikk og tiltak dette tiåret.

Nå må klimaløftene gjennomføres. Offentlige innkjøpere skal levere på sin del av dette. For å komme dit at offentlige innkjøpere stiller klima- og miljøkrav som monner, må vi gjøre to grep:

1. Innkjøpere tar i bruk standardiserte krav så langt som mulig.
2. Innkjøpere og støtteapparatet tar i bruk teknologi og digitalisering.

Det første grepet er allerede godt oppsummert av Alf Amund Gulsvik i CMS Kluge Advokatfirma i sommerens mye delte innlegg. Vi må sikre at de mange tusen innkjøpsenhetene som står bak de 650 milliardene i årlige offentlige innkjøp dytter markedet i samme retning, og at markedet har tillit til at dette vil fortsette å skje.

Det andre grepet, og det som også er stafettpinnen fra Hestem, er at vi må sikre at det er enkelt å svare ut og håndtere kravene i anbud og avtaleperiode. Ikke minst er dette viktig for å sikre god konkurranse – og med det, innovasjon. Mange bedrifter, både store og små, svarer ikke på anbud fordi det er for tidkrevende.  

Og, Hestem, som også er innkjøper i Asker kommune, har helt rett: I stedet for at dette kun blir skjemaer som ligger som veiledning til bruk, bør veiledning legges direkte inn i konkurransegjennomføringsverktøyene.

Digitaliseringen er også grønn

Vi som inngår i det offentlige støtteapparatet til innkjøpere har et ansvar for å redusere unødvendig tidsbruk og belastning, både for innkjøpere og leverandørmarkedet. Miljømerking Norge har identifisert to slike muligheter:

1: Kontroll av lisensnummer i anskaffelsesprosessen

Det at et produkt eller tjeneste er miljømerket, betyr for en innkjøper at de har eksterne fagfolk med på laget. Disse har gjort unna miljø- og klimadelen i kravspesifikasjonen, og lagt ned de timene som trengs til å gjennomgå innsendt dokumentasjon i evalueringen. Men, det står fortsatt igjen et lisensnummer som må sjekkes. 

I dag henter tilbyder lisensnummer fra en database og legger dette inn i et skjema, som sjekkes opp mot den samme databasen av innkjøperen. Systemet er sårbart for menneskelige feil – og det er helt feil tidsbruk. En tidligere kollega i Sykehusinnkjøp HF brukte tre fulle arbeidsdager på å følge opp en innsynsbegjæring på en nasjonal anskaffelse, med 184 individuelle varelinjer med lisenser som skulle kontrolleres opp mot riktig produkt og gyldighet.

Hva om den kontrollen ble lagt inn i konkurransegjennomføringsverktøyene? Før tilbudet er sendt, og samtidig som tilbyder fyller inn tilbudet sitt?

Vi kan allerede nå sikre dataflyt til andre systemer med API-integrasjon. Det gjenstår en del arbeid med grunndata for enkelte produktgrupper, men at slike «gjøre-jobber» automatiseres, er en fordel for alle.

2: Kontroll av lisensnummer i avtaleperioden

Vi kan også strekke ut en hånd til avtaleforvaltning. Valgt leverandør skal gjennom avtaleperioden levere på det som ble satt som minstekrav, kontraktskrav – og evalueringskrav, som blir til kontraktskrav i det avtalen er signert. Har du tilbudt et miljømerket produkt, betyr det at du skal levere et miljømerket produkt gjennom avtaleperioden.

En lisens kan imidlertid løpe ut eller ikke fornyes i avtaleperioden, som i praksis er vanskelig å følge opp for avtaleforvaltning. Vi kan tilby tilgang til våre offentlige data gjennom API, også her. Da vil man til enhver tid kunne se hvilke produkter som er miljømerket – og sette opp et søk for å få varsel om de som mister lisens.

Vi er klare til å samarbeide  

Samarbeid må igangsettes med aktørene som har et insentiv til å følge det opp – enten ved å spare tid internt, ved å kunne tilby et bedre produkt eller mersalg. For eksempel med økt tilgang på statistikk og standardisert rapportering. Dette handler om å gjøre det enkelt for innkjøpere å ta gode klima- og miljøvalg. Det vinner alle på.