Kan kontrakter bygge samarbeid – ikke bare sanksjonere avvik?

Av innovasjonspådriver Johan Englund, Leverandørutviklingsprogrammet (LUP)

Har du vært i en situasjon der samarbeidet med en leverandør ikke fungerer som det skal? Du er misfornøyd med det som leveres og opplever at leverandøren ikke prioriterer deg slik du fortjener. Kanskje er det uenighet om hva som var forventet, eller kanskje er det så enkelt som at dere rett og slett ikke samarbeider særlig godt.

Situasjonen er langt fra uvanlig

I en innovativ anskaffelse samarbeider offentlige virksomheter tett med private leverandører gjennom hele prosessen, med flere runder dialog og behovskartlegging. Etter hvert blir leverandør valgt, og samarbeidet blir enda tettere med mål om å utvikle en endelig løsning. Innovasjonsprosesser er imidlertid ikke en enkel og rettlinjet prosess, og partene må som regel håndtere uforutsette hendelser langs veien.

Så hva skjer om ting ikke går som planlagt?

De fleste samarbeidsbrudd begynner ikke i rettssalen, men bygger seg opp langsomt. Det kan være mange grunner til at samarbeidene skjærer seg, men ofte merker ikke leverandøren at kunden er misfornøyd før kontrakten tas frem, og punktene om mislighold blir aktuelle. Her finner man sanksjonsregimer som dagbøter, prisavslag eller heving av kontrakten. Slike virkemidler gir oppdragsgiveren muligheten til å bruke makt overfor leverandøren. Men virkemidlene er ekstreme, og lite egnet til å håndtere de mange gråsonene hvor de fleste samarbeidsutfordringer oppstår.

Hva om vi snur på det?

Hva om kontrakter kunne være verktøy for samarbeid, i stedet for våpen for håndheving?

Gjennom dette flytter vi fokus fra hva som skjer hvis noe går galt, til hvordan vi sammen kan sikre at ting går riktig. Vi vil da forebygge at tvister eskalerer og i stedet bygges et reelt partnerskap mellom kunde og leverandør. Dette er selve essensen i relasjonskontrakter.

Relasjonskontrakter er særlig egnet i situasjoner der løsninger og rammebetingelser er i konstant utvikling, og hvor innovasjon og tilpasning er viktige for begge parter. Her handler kontraktene først og fremst ikke om å forutse og håndheve straff for avvik, men om å bygge langsiktige relasjoner, slik at partene sammen finner de beste løsningene.

I LUPs 15-årige levetid har vi sett hvor viktig det er å få til reelle partnerskap for å lykkes med offentlig-privat innovasjonssamarbeid. I de prosjekter som virkelig lykkes klarer man å få til et solid og tillitsfullt samarbeid mellom partene – også etter kontraktsinngåelse. Dette er imidlertid enklere sagt enn gjort. Noen ganger blir det bare ord. Det er derfor viktig at samarbeid og partnerskap blir en del av kontrakten. 

Så hvordan får vi til dette i praksis?

I komplekse anskaffelser kan man ikke kontraktsfeste løsningene for hver eneste situasjon som kan oppstå i løpet av kontraktsperioden. I stedet må man bygge en felles plattform for hvordan partene skal samarbeide og samhandle med hverandre.  I en relasjonskontrakt etablerer vi et bilag som konkretiserer rammene for partnerskapet, inkludert en visjon og et felles mål, samt grunnleggende prinsipper og spilleregler som partene blir enige om å følge.

Vi oppretter også en styringsstruktur som tydeliggjør hvordan partene skal agere ved uenigheter. Dette gir en ramme for å håndtere konflikter konstruktivt, i stedet for å la dem eskalere.

LUP er nå i ferd med å teste ut denne kontraktstypen i noen av våre prosjekter. Arbeidet er basert på en veileder som Helsedirektoratet er i ferd med å utvikle. Målet er å legge til rette for tettere offentlig-privat samarbeid, særlig innen e-helse. Parallelt med arbeidet med relasjonskontrakter jobber vi i LUP med å utvikle et konsept for Value Engineering, som handler om innovasjon og videreutvikling i kontraktsperioden. Relasjonskontrakter er en viktig komponent i dette, da slike kontrakter legger til rette for godt og tett samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør.

Gjennom Relasjonskontrakter sikrer vi at partnerskapet ikke bare blir flotte ord på papiret, men en reell forpliktelse. Slik skaper vi forutsetninger for at næringslivet kan hjelpe offentlig sektor med sitt innovasjonsarbeid og at det gode samarbeidet kan fortsette etter kontraktsinngåelse og gjennom hele kontraktsperioden.