Kofa-konferansen: Covid19 kan fortsatt kreve akutte anskaffelsesgrep

Nå, godt åtte måneder inn i Covid19-pandemien, kan det fortsatt oppstå behov for ekstraordinære grep når det gjelder det offentliges anskaffelser. Det kan gjelde ved plutselige, uforutsette hendelser som f.eks. ved en lockdown, selve anskaffelsesprosessen kan berøres, og eksisterende kontrakter må kanskje gjøres noe med. Alt må imidlertid ha nøye sammenheng med pandemien og uforutsette hendelser, og grep som må gjøres, må bare være de strengt nødvendige. Det konstaterte partner Totis Kotsonis på dagens Kofa-konferanse.

Kotsonis er partner i advokatfirmaet Pinsent Masons og medlem av EU-kommisjonens ekspertgruppe for offentlige anskaffelser.

Åtte måneder ut i pandemien kan det fortsatt være behov for spesielle tiltak, og noen av disse kan ha noe med anskaffelser å gjøre. Det kan dreie seg om hasteanskaffelser av noe som hurtig trengs, om noe som berører en pågående anskaffelse eller om noe som berører eksisterende kontrakter/leveranser. Kotsonis var innom dem alle på Kofa-konferansen.

Hasteanskaffelser og direktekjøp

Også hasteanskaffelser kan ta for lang tid når det dukker opp utfordringer som må løses fortere enn svint. I tillegg til frister skal en anskaffelse forberedes, innkomne tilbud skal evalueres og en tid skal gå før kontrakt kan signeres. Direkteforhandlinger, også over EU/EØS-tersklene, kan være løsningen. Da må det, understreket han, avgjort være uforutsette hendelser, det må ikke være mulig med hasteanskaffelse og det må være en sammenheng mellom hastverk og det uforutsette.

Men hva kan være uforutsett langt ute i en pandemi som Covid19? Kotsonis pekte på konsekvenser av pandemien, og eksemplifiserte med IT-systemer som er nødvendige for å håndtere pandemien og akutte behov som kan oppstå ifm en lockdown. Hastebehov for smittevernutstyr etter åtte måneder kan kanskje være vanskeligere å dokumentere. Sammenhengen mellom hastverket og det uforutsette er svært viktig.

Anskaffelsesprosessen

I en pandemi-situasjon kan det oppstå forhold knyttet til en anskaffelsesprosess som er i gang. Det kan være forsinkelser, utfordringer knyttet til evaluering, vanskelig å opprettholde frister og endringer i budsjetter eller prioriteringer. Kotsonis slo fast at regelverket ikke er tydelig på dette punktet, men anbefalte å se hen til bestemmelsen om vesentlige endringer: Bare strengt nødvendig endringer som følge av pandemien eller stoppe hele prosessen og sette i gang en ny – kanskje en direkteanskaffelse om forholdene ligger til rette.

Eventuelle endringer må imidlertid ikke føre til at omfang og/eller verdi av kontrakten endres. Det er også viktig ved endring å unngå tiltak som kan oppfattes som diskriminering av de leverandørene som valgte ikke å delta i den opprinnelige konkurransen, eller de som ble avvist i kvalifikasjonsfasen.

Endringer i eksisterende kontrakter

Det kan også dukke opp behov for endringer i pågående leveranser/kontrakter – eller at avvik kan oppstå. Også her gjelder det at det må dreie seg om noe som man ikke kunne forutse, at kontrakten ikke må endre karakter (omfang/kostnad), og ikke ta mer grep enn hva som er strengt tatt nødvendig for å tilpasse kontrakten til pandemi-situasjonen.

Kotsonis pekte på at utstrakt bruk av hjemmekontor i en uforutsett varighet av pandemien kan føre til behov for endringer i f.eks. IT-kontrakter eller i byggekontrakter som omfatter kontorlokaler. Pandemi-situasjonen kan også føre til utfordringer når det gjelder leveringstidspunkter.

Med begrunnelse i pandemien kan det prinsipielt være mulig å endre kontrakter, mente han, men ville gjerne vurdere hver enkelt sak for å kunne avgjøre. Kontraktens opprinnelige karakter må bevares (pris, omfang) uansett, og han rådet oppdragsgivere til å sikre dokumentasjon for endringene før de ble iverksatt. Det også for å unngå mistanken om at endringene er gjort for å omgå regelverket.  Når det gjelder tilleggskjøp over en løpende kontrakt er nåløyet om mulig enda trangere med hensyn til endringer, konstaterte partner Totis Kotsonis på Kofa-konferansen.