Av spesialrådgiver Uwe Matthäus, Bergen kommune|Innkjøp konsern
Det er selvfølgelig viktig at offentlige innkjøpere har høy og relevant kompetanse. Mitt inntrykk er at den har økt formidabelt de senere årene. Kompetanse er en forutsetning for godt arbeid. Men den er bare én av rammebetingelsene som må våre på plass.
Kravene til en offentlig innkjøper øker på mange områder samtidig. Hun skal gjennomføre mange anskaffelser, fornye og etablere rammeavtaler, forvalte avtaler og kontrollere både leveranser og leverandører med tanke på oppfyllelse av kontraktskrav. Hun skal navigere i elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy som synes å ha oppnådd forskjellig modenhetsgrad. Hun skal sikre dokumentasjon i alle prosesser. Hun skal føre dialog med markedet og foreta markedsundersøkelser. Forberede og gjennomføre tilbudskonferanser og befaringer. Sende konkurransedokumenter på høring og håndtere høringssvar. Delta i og lede opptil flere anskaffelsesteam. Foreta markedsundersøkelser. Opparbeide produktkunnskap. Hun skal fremme etisk handel og stille ambisiøse miljøkrav. Håndtere innsynskrav og klager fra høyt betalte advokater. Sladde tilbud for forretningshemmeligheter. Hun skal svare på surveys og stille til intervjuer. Sørge for heldigitale transaksjoner og kontrollere e-handelskataloger. Hun skal svare på henvendelser fra brukere. Forklare hvorfor man ikke har avtale på en Moccamaster men for en annen kaffetrakter. Hun skal håndtere innkommende avviksmeldinger når brøyteavtalen ikke fungerer. Hun skal rapportere til et målstyringssystem. Hun skal sikre innovasjon i anskaffelsene og prøve ut nye anskaffelsesformer. Hun skal delta i arbeidsmiljøgruppen. Delta i forhandlinger. Gi råd i en større kommunalteknisk anskaffelse. Hun skal samhandle med mange aktører på kommunalt, fylkeskommunalt og statlig nivå. Hun skal tilrettelegge anskaffelser og kontrakter for forestående kommunesammenslåing. Hun skal holde foredrag og kurs om anskaffelsesrelevante tema. Hun skal bidra til å lage ny innkjøpsstrategi. Delta på webinar. Hun skal kvalitetssikre sine kollegers arbeid. Hun skal lage kaffe til møtet hun har innkalt til. Bestille hotellrom til neste tjenestereise.
Alt dette og mer skal hun gjøre på en 7,5-timers arbeidsdag, i en 37,5-timers uke. Sammen med sine kolleger – hvis hun har noen å dele arbeidsbyrden med.
Hva er vitsen?
Og hun klarer det jo – på et vis. Men samvittigheten gnager stadig: Innkommende post ikke arkivført, glemt å svare på e-posten fra en bruker, rammeavtalen skulle for lengst vært inngått, reiseregningen levert, kontraktsoppfølgingsmøte utsatt enda en gang, ikke kontrollert om miljøkravet etterleves, glemt å publisere kontraktstildeling, kravspec uten brukerinvolvering og uten krav om universell utforming. Hun kutter hjørner for å få det til å gå rundt. Og hun gir opp å delta i samfunnsdebatten om offentlige anskaffelser, selv om hun har en del på hjertet. Det er ikke tid til slike luksussysler.
Når følelsen av å miste kontrollen over alle arbeidsoppgaver kommer snikende, lurer hun av og til på hva som er vitsen med alt. Hvor ble det av forenklingene som skulle komme med nytt regelverk? For henne blir arbeidsdagen mer og mer kompleks. Anskaffer hun primært for å dekke behovet, eller først og fremst for å bidra til samfunnsutvikling, inkludering, miljø og alskens gode formål? Gir innovative anskaffelser virkelig den ønskede effekt? Var miljøkravet om biodiesel bare dumt når den lages av palmeolje? Er det nødvendig å bruke hele arbeidsdager på sladding av tilbud? Innfridde digitalisering av anskaffelsesprosessen egentlig noen av løftene om en enklere hverdag?
Er kompetanse lik mestring?
Vi offentlige innkjøpere har kjempeinteressante og viktige oppgaver. Men opplevelse av stadig økende krav til både kompetansebredde og –dybde, større og mer komplekse arbeidsoppgaver og manglende «ekte» effektivisering og forenkling kan skape frustrasjon og dempe motivasjonen. På min arbeidsplass har vi relativt gode rammebetingelser. Jeg har mange høyt kompetente kolleger og lydhøre ledere. Men også her ser vi at stadig økende krav kan kvele engasjementet og pågangsmot.
Vi vil gjerne bli stilt krav til. Vi trenger mer kompetanse. Men vi trenger også mestringsfølelse. Når alle krav – inkludert kompetansekrav – blir lagt opp på hverandre, skal innkjøperen fremdeles kunne balansere kravene og mestre sine arbeidsoppgaver. Hvor er metningspunktet når det gjelder krav til innkjøperen?
Det er behov for proffe innkjøpere. I dag er det både rektorer og prosjektledere av ulike slag som foretar innkjøp av store verdier – uten å kunne noe særlig hverken om lover, like konkurransevilkår, eller innehar kunnskap om det som skal kjøpes inn. Og ja, det er krevende, men det handler om store verdier av fellesskapets midler – som det skal og må settes høye krav til forvaltningen av.