Konkurransepreget dialog – prosessaktiviteter og erfaringer

Av Arve Sandvoll, rådgiver – Anskaffelser, fellesenhet i Gjøvikregionen

Konkurranseformen konkurransepreget dialog har et stort fortrinn der god og riktig informasjon blir gitt tidlig i prosessen, gjennom markedsmøter, tydelige dokumentasjon, romslig fremdriftsplan og nødvendig forståelse for partenes deltagelse og påvirkning slik at tillit og gjensidig forståelse blir den «røde» tråden i anskaffelsen. Men ellers. Jeg vil nedenfor gi til beste en rekke erfaringer fra bruk av konkurranseformen.

Oppdragsgiver har det siste året gjennomført to prosesser med konkurransepreget dialog med etterfølgende konkurranse, nesten parallelt, med to helt forskjellige erfaringer.

Vi snakker om anskaffelser med stort omfang og volum, fra 8 til 18 millioner, en kjørt med åpen funksjonsbeskrivelse og en med produkter/produktgrupper fra et konsept som markedet skulle tilby løsningsforslag på.

Prosessaktiviteter

Som de fleste av oss vet, går denne prosessen over flere faser – prekvalifisering med utvelgelse/reduksjon av deltagere, dialogfasen – gjerne to runder og selve konkurransefasen, også med mulighet for å redusere antall tilbud/løsninger. Med andre ord – det lønner seg å ha en «romslig fremdriftsplan».

Hvis man ikke vil fylle opp prekvalifiseringsgrunnlaget med informativ tekst om prosessen, kan det være en idé å lage et «rammedokument» som bl.a. beskriver gjennomføringen av hele anskaffelsesprosessen. Slik tekst finner man i forskriftene §§ 23-8 – 23-11.

Jeg har tidligere sagt at åpenhet, dialog og samhandling med markedet er vesentlig, og det er enda viktigere i slike konkurranseformer. I tillegg er det viktig at partene har tillit til hverandres oppgaver og aktiviteter og ikke forutsetter at det i offentlige anskaffelser bare er det offentlige som er «vinnere».

Men et siste «hjertesukk»: Uansett hva vi gjør og hvordan vi gjør det, vil det i mange tilfelle være en eller flere «tapende parter» som vrenger og vrir på hvordan dette skulle vært gjennomført. De snur gjerne fokuset til sin fordel, spesielt på våre tilsvar på klager og krever innsyn med ordlyden: «jeg vil ha opplysninger om/dere plikter å gi meg informasjon om». Dette bare i den hensikt i å få innsyn i konkurrentenes dokumenter, ikke for å lære selv.

Det er mulig at noen vil si at dette må vi finne oss i. Gjør vi det, har vi imidlertid resignert og vil ikke oppnå noe form for utvikling. Informasjon, åpenhet og samhandling med markedet er veien å gå.

Så erfaringene:

Erfaringer – I

Vær spesifikk og konkret i kunngjøringen, prekvalifiseringsgrunnlaget eller rammer for gjennomføringen om retten til å redusere antall deltagere. I kvalifiseringen er dette selvfølgelig, men det kan være ønskelig også her å redusere antall kvalifiserte tilbydere ved stor interesse.
I dialogfasen kan man også redusere antall «tilbud eller løsninger», men dette må også kunngjøres. Her er det betimelig å påpeke at forskriftsteksten i 23-11 (4) kunne vært tydeligere hva gjelder reduksjon av antall tilbud eller løsninger i forkant av dialogen. Snakker man da om å velge ut deltagere etter invitasjon om å melde interesse eller om deltagelse i konkurransen gjennom kvalifikasjon.
Erfaringer viser vel at dette gjøres i en og samme operasjon – invitere til å melde interesse og prekvalifisering?
I denne fasen er det også viktig å be om skriftlig samtykke til å dele informasjon med de øvrige tilbyderne. Husk at her må man være spesifikk på hvilke opplysninger eller informasjoner man vil gi øvrige tilbydere tilgang til. Dette må også presenteres tydelig i oppstarten av dialogen.
Uten denne informasjonen kan man komme i fare for å utgi taushetsbelagte opplysninger.
Utgangspunktet er at den enkelte leverandør kun kan gi tilbud på sin egen løsning, og innholdet i de andre tilbydernes løsninger vil regnes som forretningshemmeligheter. Når oppdragsgiver skal sette sammen en løsning ut fra de inngitte løsningsforslagene som det skal gis tilbud på, forutsetter det dermed at det er gitt et samtykke. Samtykket skal videre hentes inn spesifikt for den delen av løsningsforslaget man ønsker å videreformidle til andre leverandører. Også advokatstanden mener at et samtykke i forkant, så lenge det er klart og tydelig på hva de faktisk har samtykket til, skal være tilstrekkelig.
Et viktig element i denne konkurranseformen er nettopp å identifisere og definere hvordan oppdragsgivers behov best kan oppfylles. Et forhåndssamtykke på generell basis vi ikke være tilstrekkelig.
Uansett kan en tilbyder nekte å dele slik informasjon, og da kan det kanskje bli vanskelig å få etablert en god nok løsning, spesielt hvis antallet tilbydere er redusert til det absolutt minimale, dog nok til å ha tilstrekkelig konkurranse.
Et naturlig spørsmål er hva man gjør hvis flere tilbydere nekter å dele tilbuds-informasjon? Avlysning, for så å starte på nytt i en prosess som allerede er tidkrevende?
Et annet sentralt spørsmål som forskriftsteksten heller ikke er tydelig nok på, er om oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget kan legge opp til at alle skal kunne gi tilbud på alles løsninger? Noen mener at dette er fullt ut lovlig, men da må dette fremgå tilstrekkelig klart i konkurransegrunnlaget slik at leverandørene kan anses å ha samtykket til en slik fremgangsmåte.

Erfaringer – II

Erfaringen viser også at det er ulike og lite erfaringer og kunnskap i markedet hva angår konkurransepreget dialog, derfor også mange spørsmål, etterfulgt av innsynskrav og klager. Også vi i offentlige anskaffelser trenger mer erfaring på dette området. Rådet må være å ta med seg de positive og eventuelt negative hendelsene inn i neste prosess, noe vi hadde stort fokus på og som bidro positivt i den andre konkurransen.
Likevel viste deg seg at markedet fortsetter som før, leser ikke anbuds-dokumentasjonen godt nok, setter seg ikke inn i hvordan oppdragsgiver beskriver prosessen, hvordan faseinndelingen fungerer, noe som er tidkrevende for oppdragsgiver å svare opp.
Og ikke nok med det, for med en gang det kommer en meddelelse om kontrakts- tildeling, og man ikke er vinneren, så kommer krav om innsyn med en gang. Er litt usikker på om disse markedsaktørene virkelig leser og setter seg inn i våre begrunnelser?
Her dukker noen av problemene opp. Uansett hvilken spesifikasjon eller beskrivelse de skal inngi løsning på så vil markedsaktørene alltid vri løsningsforslagene inn i sitt «spor», noe som igjen betyr at oppdragsgiver blir nødt til å oppdater og revidere sitt egentlige behov. Hvordan takler vi dette?
Så langt er dette bra og vi får flere valgmuligheter. Nettopp derfor er det viktig med å kunne «klippe og lime» fra flere løsninger for å få behovet maksimalt oppfylt.
Hva gjør vi da hvis markedsaktørene nekter å dele informasjon fordi de ikke har lest forutsetningen for deltagelse godt nok eller rett og slett ikke vil at konkurrenten skal få tilgang til deres forretningsmessige tilbud?
Med dette som bakteppe har ikke denne konkurranseformen noe stort fortrinn, spesielt ikke på området «funksjonsbeskrivelse», og der hvor myndighetene oppfordrer oss til å la markedet fremskaffe «løsninger og bidra til innovasjon».
Men konkurranseformen har et stort fortrinn der god og riktig informasjon blir gitt tidlig i prosessen, gjennom markedsmøter, tydelige dokumentasjon, romslig fremdriftsplan og nødvendig forståelse for partenes deltagelse og påvirkning slik at tillit og gjensidig forståelse blir den «røde» tråden i anskaffelsen.