Liten kommune fikk sju gode revisjonsråd til forbedret anskaffelsespraksis

Den lille Telemarkskommunen Tokke fikk sju gode råd fra Telemark kommunerevisjon til forbedring av sin innkjøpspraksis – alt fra å skaffe seg et innkjøpsreglement via fornye rammeavtaler i tide til å sikre at ansatte kjennet regelverket og reglementet for anskaffelser. Revisjonen skriver at anskaffelsene de har undersøkt, i noen grad er gjennomført i tråd med reglene. Imidlertid blir det i for liten grad ført protokoll der det er krav om det, og i noen tilfeller er det gjort anskaffelser uten konkurranse.

Tokke kommune har drøyt 2200 innbyggere, ifølge egen nettside. Forvaltningsrevisjonen tok utgangspunkt i utbetalinger fra kommunen i 2018, men, heter det, avtale om kjøpene/anskaffelsene kan være gjort tidligere i år. Revisjonsrapporten forelå for få uker siden.

I en overordnet analyse 2016 – 2020 ble det påpekt at det er en risiko for at kommunen ikke følger reglene om offentlige innkjøp. Bl.a. bemerket rådmannen at det manglet rammeavtaler for noen varer og tjenester. Dersom det ikke er konkurrert om de innkjøpene som kommunen gjør, kan kommunen både risikere å betale mer enn nødvendig, og kommunen kan risikere å få gebyr for ulovlige direktekjøp, heter dt.

Forbedringsforslag

Etter revisjonen, foreslås følgende for oppfølging av kommunen:

utarbeide reglement for innkjøp
sette i verk tiltak for å sikre at ansatte er kjent med regelverk og reglement, og har tilgang på verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet.
kjøpe inn varer og tjenester i tråd med rammeavtaler kommunen har forpliktet seg til
vurdere å inngå rammeavtaler der kommunen gjør jevnlige innkjøp av en vare eller tjeneste som overstiger kr 100 000 i løpet av året.
sørge for at rammeavtaler som er eldre enn fire år blir fornyet/konkurranseutsatt i tråd med regelverket.
sikre konkurranse for alle kjøp over kr 100 000.
sørge for at innkjøp blir dokumenterte i tråd med regelverket

Få på plass et reglement

Revisjonen fastslår at kommunen har etter deres vurdering i for liten grad har tiltak for å sikre at reglene om offentlige anskaffelser blir fulgt. Det er utpekt en person som skal ha særlig kompetanse på innkjøpsarbeid, men etter revisjonen vurdering bør kommunen etablere flere tiltak. De peker særlig på nytten av å få på plass et oppdatert innkjøpsreglement.

Mange ansatte kjenner hovedtrekk i reglene om offentlige anskaffelser og kommunens rammeavtaler, men det er også ansatte som sier at dette ikke er kjent, ifølge revisjonsrapporten. Kommunen gjør stor grad innkjøp i tråd med de rammeavtalene som er undersøkt av revisjonen. Det påpekes imidlertid at kommunen benytter rammeavtaler/ordninger som har vart lenger enn fire år.

Uten konkurranse

Revisjonen har også sett at kommunen ikke har rammeavtale/ikke har hatt konkurranse på flere varetyper/varegrupper der kommunen gjør innkjøp med en samlet verdi på over kr 100 000 i løpet av et år. Dette er etter vår vurdering ikke i tråd med reglene om offentlige anskaffelser, skriver revisjonen.

Blant de anskaffelsene revisjonen har undersøkt, er disse i noen grad gjennomført i tråd med reglene om offentlige anskaffelser, heter det. Imidlertid blir det i for liten grad ført protokoll ved anskaffelser der det er krav om det, og i noen tilfeller er det gjort anskaffelser uten konkurranse.