Nei! Det lønner seg ikke å lyve i offentlige anskaffelser!

Av Åshild Eikenes Sjøli og Øyvind Vavik – begge Advansia, og  Morten Riise, Afry

For en som vil redde verden med offentlige anskaffelser gjorde det vondt å lese overskriften i Terje Stepaschkos artikkel på Anbud365 26. april 2022. Er det virkelig slik at løgn blant tilbydere er så utbredt som artikkelen gir uttrykk for, eller er dette en myte som får lov til å leve i bransjen? I denne artikkelen vil vi si noe om vår forståelse av både utbredelsen av løgn i anskaffelsesprosessene og hvordan det som problem kan håndteres.

Det lønner seg ikke å lyve!

Vår erfaring er at de aller fleste tilbydere og leverandører til det offentlige er opptatt av å opptre ordentlig og etterrettelig. Først og fremst fordi det har en egenverdi å gjøre det, og uansett fordi det straffer seg å opptre uredelig og å lyve.

For det første mener vi at det ikke lønner seg å lyve for virksomheter generelt sett. Tilbydere som lyver i offentlige anskaffelsesprosesser vil bli avslørt. Om ikke i den ene prosessen, så i den neste. Det å bli tatt i løgn vil medføre en enorm kommersiell risiko. Virksomheter som lyver vil således ikke fortsette å vinne oppdrag. Man risikerer å havne på svarte-lister, få dårligere omdømme, og man vil ikke få referansene man trenger for å vinne neste konkurranse.

Virksomheter som lyver blir også avslørt av de ansatte. Det er få ansatte som ønsker å arbeide for virksomheter som lyver. Omdømmet til en virksomhet er helt avgjørende for å knytte til seg og beholde riktig kompetanse.

Tenk å starte et oppdrag for en kunde og få vite at det er en løgn som har gjort at du er tildelt oppdraget! At oppdragsgiver er blitt lurt til å tro du har kompetanse du ikke har, verktøyene du trenger for å løse oppgavene og at tildelingen er gjort fordi arbeidsgiver har løyet for kunden din om hva du kan. For en forferdelig start på et oppdrag! Det er nok særdeles få arbeidstakere som hadde tilgitt arbeidsgiveren sin det.

Så er det likevel et problem?

Terje Stepaschko viser i sitt innlegg til et innlegg på Anbud365 fra 2016 hvor det “fremgår at 7 av 10 foretak i Sverige avstod fra å levere inn tilbud blant annet fordi det antas at den som lyver best vinner konkurransen”.

Vi stusset veldig på dette og måtte undersøke det nærmere. Det som ble skrevet i Anbud365 i 2016 var publisert under “Offentlige anskaffelser: Stort og smått 1. april”, overskriften var “Kan den som lyver best, vinne?”. Det siteres fra teksten:

”7 av 10 foretak i Sverige velger å avstå fra å delta i offentlige anbudsrunder, ifølge Svenskt Näringsliv. Det er tre hovedgrunner til det: Oppdragsgivere stiller irrelevante eller umulige «skal–krav», stort fokus på «laveste pris» og en utilstrekkelig oppfølging. Kravene i anbudsdokumentene i kombinasjon med sviktende oppfølging har i flere tilfelle ført til at den tilbyderen som lyver best, vinner konkurransen, heter det.”

Basert på det som ble skrevet i anbud365 i 2016 så  gis det i innlegget av 26. april i år i beste fall et forenklet inntrykk av utbredelsen og problemet med at tilbydere lyver. Artikkelen gir inntrykk av at situasjonen er annerledes enn den faktisk er.

Eller hvordan situasjonen faktisk var, burde vi vel kanskje skrevet. Anskaffelsesverden har forandret seg en god del siden 2016. For eksempel jobbet regjeringen i Sverige i 2016 sterkt med å fremme forslag for å forby papirfakturaer før 2019. Dette for å adressere noen av utfordringene som var tatt opp i anskaffelsesprosessene i Sverige. Det er iverksatt mange tiltak, både i Norge, Sverige og i Europa for øvrig, for å profesjonalisere de offentlige anbudsprosessene og sikre mer sporbarhet, transparens og konkurranse. Kom man unna med løgn før, er det enda vanskeligere nå.

Arbeid med regelverk og metode knyttet til hva som er det gode innkjøp er en pågående prosess.  Lovgiver gjør sitt, men også oppdragsgivere og tilbydere arbeider kontinuerlig med å finne gode løsninger for at det skal gjøres gode innkjøp i stedet for at de aktørene som ikke er etterrettelige og seriøse finner frem.

Om å spille hverandre gode

Gulrot fungerer bedre enn pisk. Belønn de som leverer gode tilbud, heller enn å anta at alle tilbydere er skurker som lyver for å vinne oppdrag. Ved at oppdragsgiverne gjennomføre gode prosesser, bruker egnede kontrakter, samt følger opp inngåtte kontrakter, så vil ikke løgn føre frem.

For å spille hverandre gode må man arbeide med kommunikasjon og tillit. Om man ønsker å gjøre hverandre gode og har tillit til sin samarbeidspartner, så er man mye bedre rustet til å løse oppgavene sammen. Dette starter allerede i planleggingsfasen.

Uavhengig av hvilken prosedyre som velges i anskaffelsen så må en rekke faktorer ivaretas i strategi, konkurransedokumenter og kontraktsgrunnlag. Dette må formidles til tilbyderne på en måte som fører til bedre kommunikasjon, gode forventningsavklaringer og tydelige krav. Det er også viktig at oppdragsgiver opptrer i tråd med de forventningene som skapes i prosessen. Det betyr for eksempel at oppdragsgiver overholder sine egne tidsfrister. Tillit til at dette gjøres etableres allerede i anskaffelsesfasen. Blir du forsinket, si ifra. Helst så tidlig som mulig.

Vær åpen i kommunikasjonen og etablerer et godt grunnlag for neste fase. Det skaper tillit. Tillit er den viktigste suksessfaktor i de fleste relasjoner. Å jobbe sammen uten en tillitsbasert relasjon blir sjelden fruktbart. Da hjelper det lite å ha regelverk og avtaleverk som man kan “ta den andre part på”. De gode resultatene kommer først når man trekker i samme retning og tør stole på hverandre.

Gode planer og strategier hever kompetansen og gjennomføringsevnen. Tydelige krav og riktige kontrakter sikrer leveransene. Riktig kontraktsoppfølging, samhandling og kommunikasjon fører til bedre etterlevelse.

En forutsigbar og utbredt bruk av referanser, vil oppdra markedet bedre enn avvisninger alene. Dette kan også være med på å redusere prosessrisiko knyttet til klager over avvisning. I tillegg vil det også ha en oppdragende effekt på oppdragsgiversiden. Man er nødt til å lytte til andre og dele erfaringer for at man alle skal få til best mulig prosesser i sine anskaffelser. Det å dele erfaringer på tvers og lære av hverandre gjør at vi beveger oss mot stadig bedre offentlige innkjøp.

Gjør man disse grepene vil de tilbydere som holder ord og er redelige premieres. I tillegg vil det være en mer dynamisk dialog med markedet og legge til rette for kontinuerlig forbedring både hos oppdragsgiver og leverandør, og vi vil sammen drive kompetansen på anskaffelsesområdet fremover ved å utvikle gode løsninger sammen, heller enn å gå i skyttergravene mot hverandre.