Regelbrudd på regelbrudd avslørt i Utenriksdepartementet

Kritikkverdig og særlig kritikkverdig er karakteristikker Riksrevisjonen tar i bruk etter å ha gått Utenriksdepartementet etter i sømmene når det gjelder praktisering av offentlige anskaffelser. Revisjonen fant fem ulovlige direkteanskaffelser, mangelfull kontraktsoppfølging, manglende eller mangelfull dokumentasjon og ingen strategiske føringer for hvordan departementet skal ivareta krav til miljø- og samfunnsansvar. Revisjonen omfattet perioden 2017/2018.

Riksrevisjonens rapport om den årlige revisjon og kontroll for budsjettåret 2018 – Dokument 1 (2019–2020) – er nå overlevert Stortinget. Her opplyser Riksrevisjonen at den har foretatt en revisjon for å kontrollere om Utenriksdepartementet i perioden 2017 og 2018 har gjennomført anskaffelser i samsvar med anskaffelsesregelverket. Også om Utenriksdepartementet i samme periode har tildelt tilskudd som skulle vært behandlet etter anskaffelsesregelverket, var et av formålene med revisjonen.

Oppsummert er dette hva Riksrevisjonen fant – viser mangler ved flere sider av Utenriksdepartementets gjennomføring og oppfølging av anskaffelser:

•       Det er gjennomført fem ulovlige direkteanskaffelser.. To anskaffelser er gjennomført uten at anskaffelsesregelverket er lagt til grunn I den ene anskaffelsen er det totalt utbetalt ca. 9,5 millioner kroner eksklusiv merverdiavgift i 2017 og 2018. I den andre utbetales det ca. 1,5 millioner kroner årlig, og avtalen har løpt siden 2005. To anskaffelser er gjennomført etter feil del av anskaffelsesforskriften. Den ene anskaffelsen ble utlyst med en kontraktsverdi på 5 millioner kroner ekskl. mva. i 2018, den andre ble utlyst med en kontraktsverdi på 4 til 7 millioner kroner i 2016. I én anskaffelse er det ikke oppgitt CPV-koder for alt som faktisk skal kjøpes på avtalen. Utlyst kontraktsverdi på denne avtalen var 140 millioner kroner eksklusiv merverdiavgift i 2017.

•       Kontraktsoppfølgingen er mangelfull.  I to anskaffelser er de totale utbetalingene per 31. desember 2018 høyere enn utlyst verdi. Departementet har også gjennomført kjøp på tre avtaler som har utløpt – uten å dokumentere at det er utløst opsjoner.

•       Manglende eller mangelfull dokumentasjon medfører at lovens grunnleggende prinsipp om etterprøvbarhet ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Spesielt er anskaffelser under terskelverdien på 1,3 mill mangelfullt dokumentert. 11 av de 14 kontrollerte anskaffelsene under terskelverdi mangler dokumentasjon eller mangler informasjon om vesentlige forhold, som for eksempel hvorfor departementet valgte å henvende seg direkte til kun én leverandør. Det er ikke etablert kvalitetssikringsrutiner eller kontroller for å sikre at Utenriksdepartementet oppfyller dokumentasjonsplikten.

•       Det mangler strategiske føringer for hvordan departementet skal ivareta krav til miljø- og samfunnsansvar. Revisjonen viser at ivaretakelse av miljø- og samfunnsansvar ikke er innarbeidet i gjeldende styringsdokumenter for Utenriksdepartementets anskaffelser. Det finnes ikke dokumentasjon som omtaler hvordan departementet skal jobbe strategisk for å ivareta kravene til miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn.

Med utgangspunkt i disse kritikkverdige forholdene, anbefaler Riksrevisjonen at Utenriksdepartementet

• sørger for bedret kvalitetssikring og kontroll for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket
• ivaretar dokumentasjonsplikten også for anskaffelser under terskelverdi på 1,3 millioner kroner
• etablerer et system for å ivareta miljø- og samfunnsansvar i sine anskaffelser