Revisjonen fikk mangelfulle svar – kommunen brøt trolig loven

Gang på gang etterlyste kommunerevisjonen opplysninger om anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner. Svarene som kom fra kommunen var helt tiden mangelfulle, og revisjonen antyder at kommunen rett og slett ikke hadde den dokumentasjon de hadde bedt om. Anbefalingen etter revisjonen går ut på å holde seg til lovbestemmelser og innskjerpe rutinene.

Rapporten etter forvaltningsrevisjonen er ført i pennen av Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS, og de skriver som konklusjon bl.a.:

– På bakgrunn av at revisjon ikke har mottatt etterspurt informasjon kan vi ikke foreta en vurdering av anskaffelser over kr 100 000 og under kr 500 000 i henhold til kontrollutvalgets bestilling. At kommunen ikke kan legge fram sentrale dokumenter som gjelder anskaffelsesprosessen er brudd på arkivloven og reglene om offentlige anskaffelser.

Kom ikke noe svar

Revisjonen har ved flere anledninger henvendt seg til kommunen og bedt om informasjon som gjelder gjennomføring av konkurransen angående utvalgte innkjøp, heter det i rapporten, der det legges til: Uten at vi skal spekulere i årsaken til manglende svar fra Karasjok kommune kan forklaringen ligge i at kommunen ikke har den dokumentasjon vi har bedt om. Revisor vil så fall minne kommunen på anskaffelseslovens og arkivlovens bestemmelser om arkiv og dokumentasjonsplikt.

I tillegg fastslår revisjonen at Karasjok kommune ikke har fulgt lov og forskrift om offentlige anskaffelser i alle anskaffelser over kr 500 000 som er omfattet av revisjonsundersøkelsen:

Blir anbudskonkurransen avsluttet i henhold til lov og forskrift?

Meddelelsesbrevene fra kommunen til deltakerne om kontraktstildeling inneholder ikke de opplysninger som forskriften krever.

Er protokollføringen i henhold til regelverket?

Karasjok kommune har ikke ført anskaffelsesprotokoll for anskaffelsene som omfattes av undersøkelsen, slik det stilles krav om i anskaffelsesforskriften § 3-2.

Anbefaling – innskjerp rutiner

På bakgrunn av de hovedfunn som er gjort i undersøkelsen anbefaler revisjonen at kommunen iverksetter tiltak som sikrer at reglene om offentlige anskaffelser blir etterlevd:

• Synliggjør vurderingene omkring beregning av anskaffelsens verdi

• Innskjerper rutiner for føring av protokoll ved gjennomføring av anskaffelser.

• Foretar en nærmere vurdering av bruken av tildelingskriterier i forbindelse med anskaffelser.

• Foretar en nærmere vurdering av bruken av tidsfrister i forbindelse med anskaffelser.

• Innskjerper rutinene slik av brev fra kommunen som gjelder meddelelse om kontraktstildeling gir all den informasjon som forskriften krever.

• Innskjerper rutinene med å følge arkivlovens bestemmelser om arkivering av alle anskaffelser.

• Innskjerper rutinene med å følge anskaffelseslovens bestemmelser om dokumentasjon for alle anskaffelser.

Rapporten fra revisjonen ble for øvrig sendt rådmannen på høring den 11.oktober 2018 med svarfrist den 19. Innen 23.oktober 2018 var rådmannens høringssvar ennå ikke mottatt, heter det i rapporten.