Revisjonskritikk av kommune-ledere – må bli bedre til å følge opp at innkjøpsreglene etterleves

Ledere med ansvar for innkjøp i Lillehammer kommune har ikke god nok kontroll med at innkjøp foretas i samsvar med regelverket. Det er risiko for at enhetene ikke har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre innkjøp, spesielt mindre enheter som sjeldnere gjennomfører anskaffelser. Dette er konklusjoner i en rapport fra Innlandet Revisjon IKS, der det også slås fast at det er behov for at lederne følger opp etterlevelsen av anskaffelsesregelverket i egen enhet bedre.

Lillehammer kommune i Gudbrandsdalen i Innlandet fylke er med sine drøyt 28 000 innbyggere ingen liten kommune i Norge. Årlig kjøper kommunen varer og tjenester for anslagsvis 800 mill. Det var nylig at kommunestyret behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport fra Innlandet Revisjon IKS – «Innkjøp – etterlevelse av regelverket».

Tre problemstillinger ble undersøkt av revisjonen: I hvilken grad gjennomføres innkjøp i samsvar med sentrale krav i lov, forskrift og kommunens kvalitetssystem, og er dokumentene og de elektroniske verktøyene i kvalitetssystemet kjent og forstått og blir de brukt til planlegging og gjennomføring av innkjøp i organisasjonen? I tillegg om ledere med ansvar for innkjøp har god nok kontroll med at innkjøpene foretas i samsvar med regelverket.

43 anskaffelser undersøkt

For undersøkelsen ble det valgt ut43 anskaffelser over 100 000. En av hovedkonklusjonene til revisjonen er at det er manglende etterlevelse av sentrale krav i lov, forskrift og kommunens kvalitetssystem. Manglene er særlig relatert til dokumentasjonskravene og synes først og fremst å gjelde mindre anskaffelser, heter det.

Konkurransekravet er i hovedsak oppfylt for halvparten av enkeltanskaffelsene. For to anskaffelser under nasjonal terskelverdi var det innhentet tilbud fra bare to leverandører. Ifølge kommunens innkjøpsstrategi skal det innhentes tilbud fra minimum tre leverandører. For den andre halvparten (12 av de 24 enkeltanskaffelsene) hadde det ikke vært konkurranse.

Manglet protokoll

Av de 24 enkeltkjøpene manglet det anskaffelsesprotokoll for over halvparten, flesteparten er anskaffelser gjennomført uten konkurranse. Kravet om innhenting av skatteattest er oppfylt for ca. halvparten av de av femten aktuelle anskaffelsene. Kravet om føring av anskaffelsesprotokoll ved mini-konkurranser mellom rammeavtaleleverandører var ikke oppfylt for to av seks anskaffelser.

En annen av hovedkonklusjonene til revisjonen er at dokumentene og de elektroniske verktøyene i kvalitetssystemet i bare noen grad er kjent, forstått og brukt av ansatte som gjennomfører innkjøp. Det synes, skrive revisjonen, å være behov for mer opplæring om regelverket som omhandler offentlige anskaffelser for ansatte med ansvar for å gjennomføre innkjøp over 100.000 kroner. Når det gjelder dokumentasjon av anskaffelsesprosessen tyder det på at det er et forbedringspotensial for å sikre at all relevant dokumentasjon arkiveres, spesielt for anskaffelser mellom 100.000 kroner og nasjonal terskelverdi.

Ledere med innkjøpsansvar

Den tredje hovedkonklusjon er at ledere med ansvar for innkjøp ikke har god nok kontroll med at innkjøp foretas i samsvar med regelverket. Revisjonen ser at det er en risiko for at enhetene ikke har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre innkjøp, spesielt mindre enheter som sjeldnere gjennomfører anskaffelser. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at det er behov for at lederne følger opp etterlevelsen av anskaffelsesregelverket i egen enhet bedre.