Ruter blant landets 25 mest innovative – det preger også anskaffelsesstrategi – og praksis

Ruter er blant landets 25 mest innovative virksomheter, skal man tro en nylig gjennomført kåring. Det avspeiles også i anskaffelsesstrategi- og praksis. Det fremgår av en samtale Anbud365 har hatt med direktør for strategiske anskaffelser i Ruter, Marit Elin Leite. Hovedregelen er å utnytte markedets dynamikk og innovasjonsevne til å finne de beste løsningene. Ruter legger bl.a. vekt på stor grad av åpenhet og involvering på eksterne arena – og på dialog med markedet. Også i kontraktsperioden er det viktig med utviklingsarbeid, slår hun fast.

Innovasjonsmagasinet 2020-21 i samarbeid med Computerworld har tatt mål av seg til å kåre Norges 25 mest innovative virksomheter. Blant disse finner vi Ruter AS, som er et offentlig eid selskap som er ansvarlig for kollektivtrafikken i Oslo og det som tidligere var Akershus. Kåringen gjelder virksomheten som sådan, ikke anskaffelsespraksis spesielt. Men kanskje det at Ruter er blant Norges mest innovative, også har noe med det arbeidet som nedlegges på anskaffelser, å gjøre.

I Ruters anskaffelsesstrategi («Bærekraftig bevegelsesfrihet») slås det fast at «Hovedregelen er å utnytte markedets dynamikk og innovasjonsevne til å finne de beste løsningene, gitt målet med anskaffelsen, og behovet den skal dekke.» Anbud365 tok kontakt med Ruters direktør for strategiske anskaffelser, Marit Elin Leite, for å høre nærmere om hva dette betyr i praksis:

– Hvordan og når avdekker dere det aktuelle markedets innovasjonsevne i konkrete anskaffelser?

– Det dreier seg om, forteller hun, behovsavklaring – beskrivelse av hva som er Ruters behov, hva vi skal ha løst. Funksjonsbeskrivelse av hva vi skal ha løst, er grunnleggende for å inspirere til innovasjon. Vi legger vekt på stor grad av åpenhet og involvering om våre visjoner og strategier på eksterne arena, og det er dialog med markedet (dialogkonferanser, RFI, en-til-en møter, leverandørkonferanser osv). Dessuten er det viktig med stadig orientering via nettverk både nasjonalt og internasjonalt.

 –  Innovasjon gjennom anskaffelser kan bl.a. fremmes gjennom valg av ulike prosedyrer. Hvilke erfaringer/lærdommer har Ruter ved bruk av ulike prosedyrer (førkommersiell, innovasjonspartnerskap, plan- og designkonkurranse etc.)?

Leite forteller at de i utstrakt grad bruker kjøp etter forhandlinger, med markedsdialog i forkant av utlysing. De gjennomfører også alltid evalueringsmøter med samtlige tilbydere etter tildeling. Det, mener Leite, løfter bransjen som helhet videre. Dynamisk innkjøpsordning bruker de i stor grad f.eks. ved anskaffelse av konsulenttjenester. Dette har bidratt til å åpne markedet for nye og innovative selskaper, spesielt de små. Ruter har sett en stor økning i antall tilbydere på deres konkurranser etter at vi benyttet denne kjøpsformen.

– Vi mener også det er viktig med utviklingsarbeid i kontraktsperioden, spesielt viktig for Ruter siden de store tjenestekontraktene har en varighet på mellom 7 – 12 år. Det har derfor vært viktig å utvikle høy grad av fleksibilitet i kontraktene. Ruter har også de senere år flytte grensesnittet mellom Ruter og leverandører. Mer ansvar og invasjon er flyttet fra Ruter til leverandører. Vi har et behov/mål vi skal oppnå, leverandørene er løsningen for å få dekket våre behov og nå mål, konstaterer direktøren.

–  Tenker dere også innovasjon når det planlegges/gjennomføres såkalt «hverdagsanskaffelse», dvs. helt vanlige anskaffelser- og, i tilfelle, på hvilken måte? Man kan tenke seg krav i kvalifikasjonsfasen/tildelingskriterium.

– Det er to viktig element – dialog med marked og sikre eierskap til data (for senere deling til marked/tilbydere), påpeker hun. Eierskap til data er viktig for å oppnå virksom konkurranse. Ruter har et godt eksempel på det. Dialog med marked før utlysning er sentralt også her. Ruter benytter ikke dette bare på de store konkurransene, men også de mindre (eks markedsanalyser, IT-anskaffelser, osv).

– Ruter anskaffer et bredt spekter av varer og tjenester – kan vi få et eksempel på innovativ tenkning (gjennomføring) i en mer vanlig anskaffelse? Og med hva slags resultat?

Direktør Leite trekker fram et billettkontrollanbud:

– De siste 9 årene har billettkontrollen på buss og båt blitt gjennomført av samme leverandør (Securitas) i et marked preget av duopol. Resultat av anbudsprosess denne gang ble at duopolet er «brutt» og prisene er redusert med 40% i forhold til dagens kontrakt. Dette tilsvarer en årlig besparelse på ca 35 mill kr årlig for Ruter de neste 5 årene, fremhever Leite. En stor fordel i neste anbudsrunde er at Ruter nå har et større leverandørmarked å henvende seg til, da flere vil ha erfaring fra gjennomføring av billettkontroll.

Ruter har identifiser det som var suksesskriterier for det gode resultatet:

• At det er viktig å eie/ha tilgang til data (tiden det tar å gjennomføre en kontroll osv.). Det førte til at alle leverandørene hadde bedre forutsetninger for å levere gode tilbud. Dette fjernet konkurransefordelen til eksisterende leverandør.
• God intern kompetanse om oppdraget. Deltagere i anbudsgruppen var fagpersoner på billettkontroll
• Endringsvilje i anbudsgruppen. Deltagere var åpne for innspill og nye ideer.
• Dialog med markedet både før og etter utlysning av anbudet.

–  Innovative anskaffelser kan innebære risiko (for å bomme). Har Ruter mekanismer/brukt incentiver som gjør at denne frykten ikke hemmer innovasjonsbehovet – og i tilfelle, hvilke/hvordan?

Leite peker på balanserte kontrakter hvor både Ruter og leverandør tar risiko, og at denne er akseptabel for begge parter. Likeledes bruk av opsjon – på innovative løsninger der de er usikre om at markedet kan levere og Ruter kan betale, bruker de opsjoner. Eksempel på dette har vært nullutslippsmateriell hvor det har vært et umodent marked for busser som tilfredsstiller Ruters krav (eks sikkerhetskrav som sikkerhetsbelter, klasse 2 busser (regionbusser).

Hun gir også et konkret eksempel: Busskontrakter med overgang til nullutslippsteknologi, for eksempel i kontrakter for bydel Vestre Aker i Oslo, Bærum og nye Asker kommune. Dette er en stor anskaffelse på 400-500 mill kr. – Det viktige med dette eksempelet er at ved riktig bruk av tildelingskriterier (incitament til gode løsninger) og minimumskrav, leverte tilbyderne langt bedre løsninger enn minimumskrav.  Her ble det også brukt opsjoner – jf ta ned risiko når det er usikkerhet i markedet om de kan levere og til hvilken pris, konstaterer direktør for strategiske anskaffelser i Ruter, Marit Elin Leite.