Små-kommune fikk sitt pass påskrevet av revisjonen

En trønderkommune med noe under 1000 innbyggere får sitt pass påskrevet i en revisjonsrapport: Har ikke noen innkjøpsstrategi. Innkjøpsreglementet bygger på en utdatert versjon av anskaffelsesregelverket. Lite struktur og kontinuitet i opplæringsarbeidet. Kommunen har i liten grad kontrollrutiner som sikrer at regelverket for anskaffelser følges. Regler om krav til konkurranse i kommunens anskaffelser er i mindre grad fulgt.

Osen er en kommune i Trøndelag fylke med 925 innbyggere, ifølge wikipedia. Etter et oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen har Revisjon Midt-Norge SA gjennomført en forvaltningsrevisjon der man skulle sjekke om kommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser. Innhenting og analyse av dokumentasjon knyttet til 11 anskaffelser gjennomført i 2020, samt analyse av kommunens innkjøps-, delegasjons- og økonomireglement er grunnlaget.

En bred gjennomgang av kommunens rutiner og praksis for anskaffelser viser at kommunen ikke har noen innkjøpsstrategi. Rolle- og ansvarsfordeling for kommunens innkjøp er beskrevet i interne reglementer. I praksis avviker rolle- og ansvarsfordelingen for innkjøp fra rutinene slik de er beskrevet i de formelle og vedtatte reglementene, heter det i revisjonsrapporten. Dette kan medføre at det oppstår uklare ansvarsforhold, misforståelser og avvik ved gjennomføring av anskaffelser. Årlige budsjetter og et innkjøpsreglement fra 2011 angir mål og rutiner for innkjøp.

Svakt grunnlag for kontrollrutine

Fra revisjonens side påpekes det at innkjøpsreglementet bygger på en utdatert versjon av anskaffelsesregelverket og dermed utgjør et svakt fundament som kontrollrutine. Opplæring av ansatte i innkjøp skjer i noen grad ut fra identifiserte behov, men det er lite struktur og kontinuitet i opplæringsarbeidet. Kommunen benytter i liten grad rammeavtaler. Innkjøpsnemnden, som ifølge det vedtatte innkjøpsreglementet skal sikre kontroll med anskaffelser, har aldri vært operativ, slår revisjonen fast. På dette grunnlag konkluderer revisor med at kommunen i liten grad har kontrollrutiner som sikrer at regelverket for anskaffelser følges.

Basert på gjennomgangen av utvalget av anskaffelser konkluderer revisor med at regler om krav til konkurranse i kommunens anskaffelser i mindre grad er fulgt. Åtte av anskaffelsene er ikke gjennomført i samsvar med regelverkets krav og kommunens begrunnelser for unntak for konkurranse er ikke grunngitt med henvisning til anskaffelsesregelverkets unntaksbestemmelser. Fem av anskaffelsene er dokumentert i samsvar med regelverkets krav. En anskaffelse er uavklart.

Anbefaler å etablere kontrollrutiner

Samlet sett konkluderer revisor med at kommunen i flere tilfeller ikke har fulgt regelverket for offentlige anskaffelser. Dette kan henge sammen med at kommunen i liten grad har kontrollrutiner som skal bidra til at regelverket følges, heter det i rapporten. Revisor anbefaler kommunen å etablere en internkontroll som sikrer at kommunens anskaffelser gjennomføres i samsvar med anskaffelsesregelverkets krav. Dette omfatter blant annet å:

▪ Vedta anskaffelsesstrategi med tilhørende rutiner

▪ Sikre kompetanse og opplæring for de med roller og ansvar for kommunens anskaffelse

▪ Vurdere etablering av rammeavtaler på områder med regelmessige innkjøp

▪ Etablere kontrollfunksjon for etterlevelse av regelverket i kommunens enheter