Ta grep om sladdingen!

– At leverandører sladder for mye i tilbud, og at oppdragsgivere sender dette ut uten en gjennomgang, er etter vår erfaring ofte den største tidstyven i saksbehandlingen. Det skaper frustrasjon og klager på leverandørsiden, og oppdragsgivere må likevel ta den tidkrevende detaljgjennomgangen levering av et sladdet tilbud var ment å unngå. Arbeidsmengden ved dette kan likevel reduseres ved to nokså enkle grep, skriver advokat/partner Marie Braadland og advokat Lene Moe Blom, Advokatfirmaet Grette AS – begge medlemmer av kommentatorkorpset til Anbud365.

Resultatene av Anbud365s questback-undersøkelse om arbeidsbelastningen og nytten av innsyns-instituttet er publisert i en serie artikler hos oss de siste par ukene. Nå er vi opptatt av hvilke grep kan man gjøre for at arbeidsbelastningen blir mindre, samtidig som begjæringene følges opp på beste kvalitative nivå. I den anledning inviterte vi vårt kommentatorkorps til å mene noe om det, eventuelt komme med konkrete forslag.

Advokat/partner Marie Braadland og advokat Lene Moe Blom, Advokatfirmaet Grette AS

Som Anbud365s undersøkelser viser, skaper særlig sladding av tilbud mye merarbeid og frustrasjon for offentlige oppdragsgivere. Samtidig er retten til innsyn et viktig prinsipp, som sikrer leverandører mulighet til å etterprøve resultatet i konkurranser.

Vår erfaring er at oppdragsgivere kan ta noen grep allerede med dagens tekniske løsninger og lovgivning, som reduserer arbeidsmengden ved innsyn noe for alle parter.

Et første grep, er at det rutinemessig bes om å få levert en sladdet versjon av tilbudet, som mange i dag allerede gjør. Det sikrer som et utgangspunkt at en innsynsbegjæring kan behandles effektivt. Oppdragsgiver har likevel et selvstendig ansvar for å påse at offentleglova overholdes, og må kontrollere at det ikke er sladdet mer enn tillatt, men også at sladding ikke er uteglemt/misforstått fra leverandørens side.

At leverandører sladder for mye i tilbud, og at oppdragsgivere sender dette ut uten en gjennomgang, er etter vår erfaring ofte den største tidstyven i saksbehandlingen. Det skaper frustrasjon og klager på leverandørsiden, og oppdragsgivere må likevel ta den tidkrevende detaljgjennomgangen levering av et sladdet tilbud var ment å unngå. Arbeidsmengden ved dette kan likevel reduseres ved to  grep; både gjennom å beskrive tydeligere i konkurransegrunnlaget hva som kan sladdes, og dessuten ved å returnere tilbud til tilbydere som har sladdet for mye før disse sendes ut til andre.

Bistå og ha kontroll

For oppdragsgivere er det greit å huske på leverandører ofte vil være interessert i å bistå oppdragsgiver på en effektiv måte, og dessuten selv ha kontroll på hva som utleveres. Dersom et sladdet tilbud sendes i retur til tilbyderen det gjelder, med en klar instruks om hva som kan sladdes, og med oppfordring om å inngi en begrunnelse for sladdingen som opprettholdes innen en gitt frist før det sendes ut, kan etterfølgende klager på innsynet ofte unngås. Uansett vil dette lette en eventuell senere klagebehandling.

Dersom oppdragsgiver ser at en innsynsbegjæring inngitt i rimelig tid før karensperiodes utløp, ikke kan besvares i akseptabel tid før periodens utløp, kan og bør karenstiden ofte forlenges. For det første skaffer oppdragsgiver seg selv et pusterom, og har tid til å la leverandøren innsynet gjelder gjøre hoveddelen av arbeidet. For det annet kan da leverandøren som har bedt om innsynet, avvente oppdragsgivers saksbehandling, uten bekymring for at kontrakten signeres før vedkommende har fått mulighet til å gjøre en forsvarlig etterprøving av tildelingen. Det følger også av kravet til etterprøvbarhet i lovens § 4, at leverandører skal gis en reell klagemulighet.

Vår erfaring er at mange tildelingsklager og begjæringer om midlertidige forføyninger kan unngås dersom oppdragsgivere sørger for tilstrekkelig åpenhet og etterprøvbarhet. Manglende innsyn og etterprøvbarhet i karensperioden skaper grobunn for misforståelser, som igjen fører til at leverandører iverksetter tiltak de ikke hadde gjort om de hadde hatt en større forståelse for avgjørelsen. En grundig vurdering av et innsynskrav og en god begrunnelse for tildelingen kan derfor være en fornuftig investering for å hindre et betydelig merarbeid senere.

KOFA-sak om sladding

En praktisk ting som oppdragsgiver må være bevisst på ved oversendelse av sladdede tilbud, er at sladdingen ikke må kunne fjernes når man åpner dokumentet eller konverterer filen til et annet format. I KOFA sak 2016/84 ble det konstatert brudd på regelverket ved at de sladdede enhetsprisene i prisskjemaet ble synlige fordi oppdragsgiver hadde sendt ut en Excel-fil som ble konvertert til PDF ved utsendelsen.  Oppdragsgivere som deler leverandørers forretningshemmeligheter, kan i verste fall også få et erstatningsansvar for dette.

Selv om behandling av innsynsbegjæringer kan være frustrerende, er det viktig å huske på at både et for stort hemmelighold, eller en for stor åpenhet, kan føre til at det offentlige går glipp av de beste tilbudene i markedet. Deltakelse i offentlige konkurranser er ofte kostbart, og dersom prosessene ikke oppleves som ryddige, avstår ofte de mest konkurransedyktige fra å delta. Dessuten, dersom oppdragsgivere ikke har tilstrekkelig fokus på ivaretakelse av forretningshemmeligheter, kan det føre til at leverandører lar være å tilby sine mest innovative løsninger i frykt for at konkurrenter vil kunne kopiere disse, eller at oppdragsgiver går glipp av rabatter som leverandøren ikke ønsker å gi til hele markedet.