Tilpasset, intensiv opplæring av innkjøpere for å bekjempe korrupsjonsrisiko

Tilpasset og mer intensiv opplæring for personer som innehar ansvar for særlig utsatte risikoområder som innkjøp og kontraktsinngåelser. Finansielle kontroller og kontroller innen innkjøp for å avdekke korrupsjonsrisiko. Poengene fremgår av en fersk «korrupsjonsrapport».

PwC har laget rapporten «Gjennomgang av korrupsjonsregelverk, antikorrupsjonstiltak og eierstyring» for Nærings- og fiskeridepartementet. Den inneholder PwC Granskings vurdering av rettstilstanden på sentrale korrupsjonstemaer og oppfatning av beste praksis.

Selv om rapporten i stort dekker forhold knyttet til statseide bedrifter har enkelte av poengene føringer inn i det innkjøpsfaglige generelt. Blant annet vises det til UK Bribery Act (UKBA), som trådte i kraft i 1. juli 2011. Et høyrisikoområde som f.eks. nevnes i tilknytning til UKBA, er forhandlinger med utenlandske offentlige tjenestepersoner gjennom bruk av agenter, og særlig må dette gjelde i forbindelse med forhandlinger med offentlige tjenestepersoner i land der korrupsjon er utbredt, heter det.

Når det gjelder tiltak for å forebygge korrupsjon, er det fremhevet i rapporten at disse bør inngå i forebyggingen av annen uønsket adferd, f.eks. i forbindelse med retningslinjer for forsvarlige innkjøpsprosedyrer. Antakelig, skriver PwC, bør de også inngå i en mer generell veiledning for «conduct and business». Viktigst er at de fremgår med tilstrekkelig klarhet og inngår i implementeringen for øvrig.

Opplæringsprogram

Også opplæringsprogram skal være tilpasset den korrupsjonsrisikoen foretaket står overfor, og generell opplæring kan innføres som obligatorisk for nyansatte og representanter. I tillegg bør det innføres tilpasset opplæring for personer som innehar ansvar for særlig utsatte områder som innkjøp, kontraktsinngåelser, distribusjon og markedsføring, eller som arbeider i risikoutsatte land. Opplæring skal foregå regelmessig, og det bør overvåkes og evalueres med jevne mellomrom at opplæringen er tilstrekkelig risikotilpasset, kan man lese i PwC–rapporten.

Ansatte i mer risikoutsatte posisjoner som eksempelvis innkjøp og ansvar for oppfølging av tredjeparter, slik som agenter, har gjerne behov for en mer intensiv opplæring enn ansatte som ikke anses å være i en særskilt risikoutsatt posisjon. Dilemmatrening med reelle eksempler er også viktig, påpekes det i rapporten. På denne måten vil dilemmaene som drøftes være gjenkjennbare med de risikoene de ansatte kan møte i det daglige, enten det gjelder kontakt med myndigheter, leverandører, tredjeparter eller offentlige myndighetspersoner i høyrisikoland. Beste praksis blant store selskaper er også at ansatte (alle, ledelsen og/eller risikoutsatte ansatte) årlig bekrefter kjennskap til og overholdelse av de etiske retningslinjene.

Kontrollmekanismer

Korrupsjon skjer i all hovedsak som et ledd i, eller parallelt med, andre prosesser og transaksjoner. Korrupsjon er i sin natur innrettet på en slik måte at den ikke lett oppdages gjennom ordinære kontrollmekanismer. Det er derfor viktig å innrette kontroller særlig mot faresignaler og/eller avvik i andre prosesser, fremholder PwC i sin rapport. Alle selskaper, uavhengig av størrelse og risiko, har derfor etter «Beste praksis Antikorrupsjonsprogram» implementert finansielle kontroller og kontroller innen innkjøp, drift og andre ikke-finansielle prosesser for å avdekke korrupsjonsrisiko. Slike kontroller kan for eksempel være dataanalyse av transaksjoner opp mot inngåtte avtaler for å verifisere at fullmaktsmatrisen er fulgt, at dualkontroll er gjennomført, om utbetalt beløp er i samsvar med innkjøpsordre og at totalt utbetalt beløp er i henhold til kontrakt.