Tre råd for gode, grønne konkurransegrunnlag

Av Ragnhild Lunner, seniorrådgiver DFØ og Christian Tangene, seniorrådgiver DFØ

Forrige uke lanserte DFØ fersk statistikk over klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. DFØ har gått gjennom over 2000 anskaffelser, og her er tre suksessfaktorer vi ser kjennetegner de gode, grønne konkurransegrunnlagene.

Suksessfaktor 1: Godt forarbeid

De som lykkes er de som klarer å identifisere klima- og miljøbelastningen i sin anskaffelse, og samtidig har gjort en grundig analyse av hvordan dette kan adresseres gjennom krav og kriterier. Hvilket element i anskaffelsen har det viktigste klima- og miljøavtrykket? Dette enkle spørsmålet kan hjelpe å identifisere hvilke krav og kriterier du bør stille, og om du bør vekte 30 prosent eller stille krav. Nøkkelen her er markedsdialog, gode forberedelser og gode forundersøkelser av anskaffelsen.

Om du er en av dem som opplever å ikke ha tilstrekkelig kompetanse til å stille klima- og miljøkrav, så er det i forarbeidet du kan spørre markedet om hva det er modent for å tilby, hva flere i bransjen kan klare å oppfylle og hva man heller bør premiere oppfyllelse av ut over minstekrav. Det kan noen ganger også være nødvendig å stille minstekrav fremfor tildelingskriterier, for å sikre en viss klima- og miljøeffekt. Her er det også viktig å gjøre en analyse av hva slags kompetanse man på oppdragsgiversiden trenger for å stille gode krav og kriterier, og for å kunne vurdere dokumentasjonen man får fra tilbyderne.

Suksessfaktor 2: Tydelige krav til dokumentasjon

I konkurransegrunnlagene der det er gjort en grundig jobb med markedsdialog, er det også ofte inkludert tydelige krav til dokumentasjon. Dokumentasjonskravene vi har sett på befinner seg på et spektrum fra krav om en beskrivende tekst (for eksempel over hvilke miljøtiltak tilbyderne vil iverksette) til rene kalkyler (som detaljerte beregninger for klimagassreduksjon). Vi ser også mange kombinasjoner av disse to typene, og begge har sine fordeler og ulemper. Det sentrale er at oppdragsgiverne har et bevisst forhold til hvordan de skal få sammenliknbar informasjon, og evaluere og rangere den dokumentasjonen de får inn i tilbudene.

Det er også sentralt at innkjøperne overholder vilkåret om tilknytning til kontraktens gjenstand, selv om dette kan tolkes ganske vidt i miljøsammenheng.

Trenger du inspirasjon? Bruk gjerne DFØs veileder om klima- og miljøhensyn. Der ligger det en rekke verktøy som hjelper innkjøpere til å konkretisere klima- og miljøkrav og evaluere dem.

Suksessfaktor 3: Gode begrunnelser

Oppdragsgivere må publisere en begrunnelse i anskaffelsesdokumentene dersom de vil erstatte kravet til vekting på 30 prosent med klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen, eller ha en kombinasjon med krav der klima og miljø vektes mindre enn 30 prosent. Da må oppdragsgiver begrunne hvorfor det er klart at dette gir en bedre klima- og miljøeffekt. Vi ser at nivået på begrunnelsene også varierer.

Formålet med kravet til begrunnelse er å sikre etterprøvbarhet. Vi vil derfor også komme med noen anbefalinger til innkjøpere som skal skrive begrunnelser:

1. Skriv begrunnelsen og husk å publisere den. Det hjelper ikke om vurderingen er gjort, dersom begrunnelsen ligger i innkjøperens skuff.
2. Begrunnelsen trenger ikke være veldig omfattende, og det skal ikke være uforholdsmessig tyngende for oppdragsgiver å skrive den. Du trenger ikke vitenskapelig dokumentasjon, men vi anbefaler å  henvise til mer enn bare ordlyden i forskriften om at man stiller krav fordi det er «klart at dette gir en bedre klima- og miljøeffekt». Det trengs noe mer utdypning. Henvis gjerne til markedsdialog og markedsundersøkelser, kartlegging og sammenlikninger.
3. Henvis gjerne til DFØs veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser, der det flere steder står om hensyn som kan begrunne det å oppstille krav fremfor tildelingskriterier.