• Leverandører
  • SOS Inspection AS
    KARL STORZ Endoskopi Norge AS
    Isobar Norge AS
    Søve AS
    Oslo Sportslager AS
    First Rent A Car Norway AS (Hertz)

Trøndelag: Kan bli bedre på kontraktsoppfølging og dokumentasjonskrav

Anbud365: Trøndelag Kan bli bedre på kontraktsoppfølging og dokumentasjonskravI all hovedsak er det etablert en organisering av ansvar og oppgaver som legger grunnlag for betryggende kontroll i seksjon Eiendom i Trøndelag fylkeskommune, fremgår det av en revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge SA. Det er likevel slik at det er utfordringer, heter det, f.eks. mangler ansatte innen seksjon Eiendom felles maler, prosedyrer og systemer for anskaffelser. På bildet fylkesrådmann Odd Inge Mjøen i Trøndelag fylkeskommune.

Skriv ut artikkelen

I den snart halvannet år gamle Trøndelag fylkeskommune kom det for kort tid tilbake flere råd til forbedringer fra revisjonen til seksjon Eiendom. Særlig tre forbedringsområder var å finne: Kvalitetssikring av sentrale anskaffelsesdokumenter, oppfølging av kontraktbestemmelser og sikre at anskaffelser gjennomføres i samsvar med dokumentasjonskravene. Da revisjonsrapporten kom, hadde den nye fylkeskommunen vært i sving noen måneder. Revisjonen hadde kikket på anskaffelser i 2017 da Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag fortsatt eksisterte.

Revisjon Midt-Norge SA gjennomførte forvaltningsrevisjonen på oppdrag fra Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden mai 2018 til november 2018. Revisjonen har sett på utvalgte anskaffelser innen Eiendom og Fylkesvei i 2017, i tidligere Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Problemstillingen var om fylkeskommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser innenfor bygg og eiendom og fylkesvei?

I all hovedsak er det etablert en organisering av ansvar og oppgaver som legger grunnlag for betryggende kontroll i seksjon Eiendom, heter det i revisjonsrapporten. Det er likevel slik at det er utfordringer. To ulike enheter er sammenslått til en i seksjon Eiendom i fylkeskommunen. Ansatte innen seksjon Eiendom mangler felles maler, prosedyrer og systemer for anskaffelser.

– Dette gir manglende kontroll og redusert effektivitet for å gjennomføre og dokumentere anskaffelser i seksjon eiendom, fastslår revisjonen, og fortsetter: – Det er viktig at seksjon Eiendom prioriterer ferdigstillelse av felles systemer med tilhørende prosessdokumenter for anskaffelser i byggeprosjekt. Dette for å sikre betryggende kontroll og effektive anskaffelser i seksjon eiendom. Det mangler sentrale prosessdokumenter tilknyttet seksjon Eiendom. Disse er:

Manglende dokumenter

  • Systematisk kvalitetssikring av sentrale anskaffelsesdokumenter i byggeprosjekt
  • Systematisk oppfølging av kontraktbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, underentreprenører og sosiale forhold i byggeprosjekt

Men revisor konkluderer med at det er etablert en organisering av ansvar og systemer som sikrer betryggende kontroll av anskaffelser i Fylkesvei.
Innen eiendom har revisor vurdert åtte anskaffelser mellom kr 100` og kr 1,1 mill. og ni anskaffelser over 1,1 mill. i tidligere Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune i 2017. Revisors konklusjon for de minste anskaffelsene er at fem av ni anskaffelser er gjennomført i samsvar med krav til dokumentasjonsplikten i regelverket. For to av anskaffelsene i tidligere Nord-Trøndelag fylkeskommune mangler det dokumentert bruk av inngått rammeavtale. For de to andre anskaffelsene i tidligere Sør-Trøndelag fylkeskommune, er manglene knyttet til beregning av terskelverdi og oppdeling av anskaffelser. Dette samsvarer ikke med dokumentasjonsplikten til regelverket.

Systematisk kontraktsoppfølging mangler

De ni anskaffelsene over 1,1 mill. er vurdert til å være i samsvar med dokumentasjonsplikten i anskaffelsesregelverket. Krav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, underentreprenører og sosiale forhold er ivaretatt i kontraktbestemmelser. Dette er i samsvar med krav i anskaffelsesregelverket. Her mangler det imidlertid en systematisk kontraktoppfølging av kravene knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, antall underentreprenører og sosiale forhold i seksjon Eiendom.
Innen Fylkesvei har revisor vurdert ti anskaffelser fra 2017. Revisor konkluderer med at disse i hovedsak er i samsvar med dokumentasjonsplikten til anskaffelsesregelverket. Likeledes er systematisk oppfølging av kontraktbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger og sosiale forhold ivaretatt. Det er imidlertid to av disse anskaffelsene hvor det er mangler i kontraktkrav og kontraktoppfølging av lærlinger, noe som ikke samsvarer med anskaffelsesregelverket.
Revisor anbefaler Trøndelag fylkeskommune å etablere:

Revisjonens anbefalinger

  • Et felles system som sikre at anskaffelser gjennomføres i samsvar med regelverkets krav til dokumentasjon med systematisk kvalitetssikring i seksjon Eiendom
  • En systematisk kontraktoppfølging av kontraktbestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger, antall underentreprenører og sosiale forhold i byggeprosjekt hos seksjon Eiendom
  • Sikre at anskaffelser gjennomføres og følges opp i samsvar med gitte krav.

Be the first to comment

on "Trøndelag: Kan bli bedre på kontraktsoppfølging og dokumentasjonskrav"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*