Innkjøpssamarbeid skal sikre bedre kjøp – ikke helt uten utfordringer …

(Lena Kristiansen) Nordmøre interkommunale innkjøpssamarbeid (NII) ble opprettet for å sikre bedre kjøp og overholdelse av regelverk. Det har de klart, og jobber videre med. Men det er utfordringer: Dagens organisering er ikke effektiv og det kreves ofte omstendelige prosesser for å ta prinsipielle avgjørelser. Man ser også en økende utfordring i forhold til at politikere og folkevalgte ofte har andre meninger som ikke harmonerer med samarbeids vedtekter og føringer.

Nordmøre interkommunale samarbeid (NII) startet allerede i 2002. Kommunene Aure, Averøy, Eide, Fræna, Gjemnes, Halsa, Kristiansund, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll har hver sin styrerepresentant i samarbeidets styre og betaler hver sin faste basisandel, pluss et tillegg ut fra antall innbyggere i den enkelte kommune. NII ble opprettet ettersom inngåelse av rammeavtaler i fellesskap som oftest gir kostnadseffektivitet og bedre forhold mellom pris og kvalitet.

Hovedoppgaven er å ivareta kommunenes behov ved inngåelse og oppfølging av rammeavtaler, bidra til effektive innkjøpsrutiner, samt bidra til en samlet kompetanseheving på innkjøpsområdet.

Nordmøre interkommunale samarbeid er tidligere omtalt av Anbud365 i «Mangel på favorisering av lokale leverandører førte til «bondeopprør»». Den omtalte anskaffelsen ble hele tiden sett på som en risikoanskaffelse av NII, og prosessen ble derfor desto mer grundig og ryddig gjennomført fra starten av. Dette har de fått igjen for i etterkant. 

Organiseringen av innkjøpssamarbeidet

Innkjøpssamarbeidet drives med to stillinger: En innkjøpsrådgiver/porteføljeforvalter og en e-handelskonsulent. Disse har fysisk tilhørighet med Kristiansund kommunes innkjøpere og opererer som et team med disse. Kristiansund kommune er vertskommune for samarbeidet, og til sammen er teamet bestående av 6 personer.

Samarbeidets styre har møter minst hvert halvår. Da fastlegges neste periodes prioriterte arbeidsprogram, etter forslag innhentet fra kommunene.  Dette blir styrende for innkjøpsrådgiverens oppgaver, som opererer som sekretær i styremøtene. Styret fastsetter også hvilke kommuner som skal delta i faggruppen for den enkelte anskaffelsen, som da vil ha noe å si angående valg av leverandør.  Sammensetning og antall medlemmer i faggruppen settes ut fra anskaffelsens volum, samt den enkelte kommunes behov og innsikt i det aktuelle avtaleområdet. Faggruppene deltar i hele prosessen fra behovskartlegging til kontraktsoppfølging.

Kommunene får anledning til å reservere seg mot deltakelse i avtaler før utlysning. Men avtaler som inngås, er så klart bindende for den enkelte kommune og undertegnes av personer med fullmakt i samtlige, aktuelle kommuner. Kommunene som er del av en avtale, blir deretter selv ansvarlig for gjennomføringen av rammeavtalen som angår vedkommende kommune, men med støtte fra Innkjøpstjenesten.

Audun Torvik opplever organiseringen av samarbeidet som godt, men sier samtidig at enkelte prosesser kan bli omstendelige. Styret i NII får sine føringer fra kommunenes administrasjon, som igjen skal få sine føringer fra politikken i kommunestyrene. Dessverre er det ikke alltid slik at måten NII gjennomfører sine anskaffelser på harmonerer med hva politikerne ønsker. Forhåpentligvis vil politikerne kjenne sine besøkelsestid når ny strategi for samarbeidet skal forankres ut i kommunene.
Det er også slik at vedtektene til samarbeidet sier at det må være likelydende for at viktige prinsipielle avgjørelser skal tas, noe som kan by på utfordringer da det ikke er alltid alle de 12 kommunene blir enige. 

Tar vare på leverandørmarkedet

Store anskaffelser deles opp der det er hensiktsmessig.  Utkast av konkurransegrunnlag lyses som hovedregel ut som veiledende kunngjøring for å innhente tilbakemeldinger i forkant av kunngjøring sammen med best mulig dialog med potensielle tilbydere i markedet.

I saken med «bondeopprøret» hadde samtlige ikke-tildelte tilbydere advokater på saken. Enkelte kommuner fattet også politisk interesse, noe som videre førte til at media ble interessert.  – Men, alt dette gikk egentlig veldig greit da vi hadde en ryddig prosess å vise til, sier Audun.

Andre oppgaver og videre planer

I tillegg til anskaffelser, skal NII bidra til effektive innkjøpsrutiner, samt bidra til en samlet kompetanseheving på innkjøpsområdet. Nå arbeides det videre med et strategidokument for innkjøpssamarbeidet. Denne skal straks forankres politisk i kommunene. Her er målsetningene blant annet optimalisert avtaledekning og -lojalitet, støtte til kommunene og lokalt næringsliv i forhold til enkeltanskaffelser, videre vekting av miljø, samt effektivisering av egen organisasjon.