Tid for å samle lærdommer fra en brå og uventet krise

(En Anbud365-kommentar) Plutselig, helt uten varsel, kom en usynlig fiende og satte mye av det som har med offentlige anskaffelser på hodet: Covid-19. At noe slikt kunne dukke opp, har vært helt under radaren. Etter relativt omhyggelige søk kan vi ikke se at forberedelser til noe slikt hittil har vært særlig fremme i noe omfang knyttet til offentlige anskaffelser. Krig, naturskader o.l. varsles gjerne. Nå ble vi minnet om at det også kan komme uvarslede kriser. Er det noen generell, grunnleggende måte å møte noe slikt med for de som kjøper for det offentlige? Tiden er inne for å samle og systematisere nyervervet lærdom. For å kunne møte en mulig ny, uvarslet unntakstilstand.

1.september var det ni måneder siden covid19-viruset ble oppdaget. I mars i år var omfanget såpass at det ble erklært pandemi – en verdensomspennende spredning var et faktum. En situasjon vi alle var vel vant med, og hadde tatt som en selvfølge – i hvert fall her hjemme – ble kastet om på. Om den virkeligheten som var før viruset rammet verden, vil komme tilbake igjen, vites ikke. Og om den gjør det, vil det ta tid, trolig er det snakk om år.

I våre spalter har vi i det siste videreformidlet opplevelser og erfaringer innenfor offentlige anskaffelser i disse pandemi-månedene. Ikke minst har flere fra vårt kommentatorkorps bidratt. De sto i det da nye grep plutselig måtte tas. Felles for alle med ansvar for anskaffelser var at det da ikke var noen veiledning man raskt kunne snu seg mot. Heldigvis dukket støttemateriell ganske snart opp, det skal sies og berømmes. Det er imidlertid av avgjørende betydning at erfaringene fra dem «med skoene på» deles og bringes frem. Kanskje burde lærdommene samles. Ikke fordi vi hverken tror eller håper noe liknende igjen vil ramme, men det er jo ikke for at vi vet huset skal brenne, at vi forsikrer oss mot brann. Vi vil bare være trygge om ulykken skulle være ute.

Godt rigget førstelinje

Pandemien har bidratt til implikasjoner på mange plan, og i lang tid. Og kommer sikkert til å by på ytterligere utfordringer før verdenssamfunnet igjen har kontroll. Da alarmen gikk, måtte smittevernutstyr skaffes. Sykehusinnkjøp og en rekke kommuner måtte kaste seg om. Det hastet, pandemien måtte begrenses. I ettertid virker det som om profesjonaliteten har vært såpass at de har lyktes. Den verste stormen er ridd av. «Armer og bein» ble åpenbart samlet til en godt rigget førstelinje.

Mange ville levere smittevernutstyr. Også useriøse, som måtte sorteres ut gjennom markedsdialogen/-kartleggingen. Dette måtte gjøres treffsikkert og under svært arbeidspress. Falske produkter viste seg på banen, piratkopier likeså. I disse dager verserer en sak mot en forretningsmann som har ment at munnbind er noe å satse på. Der det er marked, er det muligheter, og lysten til å bli rik, ligger latent hos mange.

Problemstillinger i markedet (I)

Et annet poeng er jo at der behovet er stort, og tilgang er en mangelvare, stiger prisene. Er det ikke konkurranse, står valget mellom å kjøpe dyrt eller å risikere at man ikke har tilstrekkelig smittevernutstyr. I og for seg ikke uvanlige problemstillinger, men i pandemien kan slike dukke opp i uvante situasjoner. Å avlyse og begynne på nytt er ikke alltid et alternativ når det haster og det dreier seg om liv og helse.

Og det gjelder mer enn dette for de som driver med offentlige anskaffelser. Vi ser at nasjonale leverandører til det offentlige har det vanskelig, blant de mest eksponerte markedene er hotell og reiseliv. Når man ikke lenger reiser, men i stedet stirrer inn i et Teams-møte, er det ikke lenger nødvendig å benytte seg av reise- eller hotellavtaler. Når andre markeder også svikter for disse leverandørene, får vi se hvor mange som er igjen når hotell- og reiseavtalene skal fornyes – og situasjonen i samfunnet er normalisert. Kanskje er det bare de aller største igjen – et flyselskap og tre hotellkjeder som kan levere?

Problemstillinger i markedet (II)

Av de som leverer varer eller tjenester mer eller mindre som vanlig, har det vært oppslag i pressen om at myndighetene har oppfordret til tidligbetaling til disse, spesielt de små og mellomstore. Poenget er å sikre at de holder liv i seg. Faller de fra og er på avtale med noen, vil de eller den berørte enten bli uten leveranse eller må ty til hasteanskaffelse. Der det fra før av ikke er mange leverandører, står kjøper overfor en utfordring: Hva blir prisen?

Med leverandørkjeder av internasjonalt kaliber har også et par andre problemstillinger meldt seg. For varer gjelder det at et ledd i kjeden kan ha falt fra – leverandøren har ikke greid seg gjennom krisen i det landet vedkommende hører hjemme. Når arbeidskraft skal rekrutteres, møter man karantenebestemmelsene – begge veier. Og disse bestemmelsene er stadig i endring. Hvordan formulere karantenekrav inn i kontrakter? I korte kontrakter? I lange, eks. fireårige rammeavtaler?

Kontrakter og leverandører skal også følges opp, også de som er i land uten eller med rød farge. For tiden.

Og problemstillingene er mange flere – og flere vil ganske sikkert dukke opp.

Snakke sammen og samkjøre

En av Anbud365s kommentatorer, innkjøpsdirektør Bjørn Gunnar Johansen i UDI (Utlendingsdirektoratet), oppfordret nylig i en artikkel hos oss om at man nå måtte komme sammen og samkjøre seg:

– Koronakrisen stiller enda sterkere krav til at medarbeidere fra fag, innkjøp, logistikk og økonomi må komme sammen for å snakke om hvilke sentrale hull (verktøy, informasjon, ressurser, prosesser, etc.) som må fikses for å beskytte organisasjonen mot forstyrrende hendelser i fremtiden og hvordan man samkjører målene for hver anskaffelse med de overordnede forretningsmessige målene til virksomheten.