Sykehusinnkjøp med nyutviklet verktøy for risiko og gevinst – kvaliteten i anskaffelser skal opp

Et nyutviklet verktøy som grunnlag for risiko- og gevinstvurderinger i en anskaffelsesprosess er utviklet i samarbeid mellom operativ og teknisk kompetanse i Sykehusinnkjøp. Verktøyet kan vise seg å bli svært verdifullt i arbeidet med å øke kvaliteten på anskaffelsesprosessene. Da man brukte verktøyet for å få et anslag over gevinstrealiseringen i samtlige av fjorårets anskaffelser i regi av Sykehusinnkjøp, fant man et totalt beregnet gevinstpotensial på 1,7 milliarder. Det skal gjennomføres gevinstberegning i alle anskaffelser i 2021, og risikoverktøyet er under implementering for alle anskaffelser.

Sykehusinnkjøp risikovurderer anskaffelsene i planleggingsfasen og oppdaterer denne gjennom hele prosjektet. Gevinstestimater er et annet stikkord for en viktig del av planlegging og gjennomføring av en anskaffelse. Å foreta slike vurderinger er ofte krevende, ikke minst trengs tilgang på mange, spredte informasjoner for at vurderingene skal ha en verdi. For Sykehusinnkjøp med sine divisjonsinndelinger og en lang rekke kontorer spredt over det ganske land, er selvsagt det å gjennomføre slike vurderinger – med informasjon fra mange kilder – ikke mindre krevende.

Det er på denne bakgrunn verktøyet med to deler – en for risiko, en for gevinst, er utviklet. Disse samler informasjon fra tilgjengelige kilder, og gir dermed et godt grunnlag for vurderingene. Alle ansatte i Sykehusinnkjøp har tilgang til verktøyene, men i praksis er det leder for de enkelte anskaffelsene som bruker dem. Dette skal være et verktøy som benyttes av alle som jobber med anskaffelser i foretaket, og basert på enkle rutiner, kategoritenkning og standardisering.

Slik kom Quantus til

Som en del av et nasjonalt prosjekt, ledet av divisjon vest i Sykehusinnkjøp ved Friedemann Starck, ble grunnlaget for gevinstverktøyet til. Dette ved at en nasjonal, standardisert, veileder for beregning og registrering av gevinster ble utarbeidet.

Sykehusinnkjøps divisjon Midt-Norge, ved Runar Skarsvåg og Victoria Dahl, utviklet en risikometodikk som de sammen med Birger Ertsgaard utviklet til en første versjon av risikoverktøyet. Dette ble, etter grundig testing i Divisjon Midt-Norge, tatt i bruk av flere andre divisjoner i Sykehusinnkjøp.

 På grunnlag av resultatet fra dette arbeidet utviklet en fler-regional arbeidsgruppe i Sykehusinnkjøp verktøyet med bistand fra KPMG. Quantus er navnet på verktøyet.

Gevinstregistrering

Det nye verktøyet har gjort at gevinstregistreringen har blitt samlet og strukturert. Det gir Sykehusinnkjøp en helt annen mulighet til å se gevinstpotensiale i anskaffelsene som blir gjennomført. Videre vil det gi innsikt i hvilke kategorier og anskaffelser som gir mulighet for å hente gevinster for sykehussektoren. Dermed kan forventninger og ressurser styres bedre. Sykehusinnkjøp kan også vise sine kunder hvilken verdi arbeidet deres skaper for kundene.

Det er ikke bare økonomiske gevinster det dreier seg om i det nyutviklede verktøyet, også kvalitative gevinster kan man ta for seg. Det kan være gevinster knyttet til miljø, sosialt ansvar, standardisering, pasientsikkerhet med mer.

Risikoverktøy

I begge delene av verktøyet er det lagt inn ulike parameter for å gjøre beregninger, for risiko er det definert 15 faste risikoparameter som skal vurderes. Der det avdekkes risiko innenfor områder som for eksempel samfunnsansvar, viser verktøyet til hvor man skal involvere andre aktuelle fagressurser for å ta ned risikoen i den enkelte anskaffelse. På den måten involveres korrekte ressurser innenfor områder der det er nødvendig med ekstra fokus, samt at risikoreduserende tiltak iverksettes der dette er nødvendig.

Fullt bruk, videreutvikles

Verktøyet er nyutviklet, men det er i fullt bruk av alle som arbeider med anskaffelser. Det gir erfaringer, som kan bidra til å gjøre det stadig mer brukervennlig, samtidig som at det gjør bruken bedre etter hvert som de har benyttet verktøyet i praksis. Gevinstdelen har allerede vært gjennom en utvikling i form av en oppgradering, mens man nå arbeider med å utvikle en ny versjon av risiko-delen.

Digital veiledning for bruk av verktøyene ligger inne, og mot slutten av siste høst gjennomførte man kurs i bruken.

Gjenbruk er stikkord for en annen fordel ved bruk av verktøyene. Mye av hva sykehusene kjøper inn, gjentas og ved forberedelse av ny anbudsrunde kan brukere/anskaffelsesteamet gå inn og finne rapporter fra tidligere anskaffelse av samme vare eller tjeneste. Med enkle grep kan man i verktøyet sammenlikne hva man estimerte i de forskjellige stegene i anskaffelsen.

Helt sluttført er imidlertid ikke utviklingen av Quantus. Det gjenstår et steg 3, som gjelder å legge grunnlaget for et estimat ett år ut i kontraktsperioden. Det vil gi grunnlag for å se om man er på rett kurs, eventuelt om det er behov for justeringer – alternativt en ny kontrakt, om ikke annet ved utløpet av gjeldende kontrakt. Gevinstberegninger i steg 1 er forut for kunngjøring, gjerne så tidlig som i planleggingsprosessen, steg 2 ved kontraktinngåelse.

Det er ikke uvanlig at man vurderer og håndterer risiko i flere omganger i løpet av anskaffelsesprosessen. Dette avhenger av størrelse og kompleksitet av anskaffelsen, og i de mest komplekse anskaffelsene kan man gjøre dette 10-12 ganger, kanskje oftere.

Også ved kontraktsperiodens slutt?

På spørsmål om man også kunne tenke seg et steg 4 når kontraktsperioden er over for å se om de vurderingene man har gjort tidligere i prosessen har holdt mål, svarer de fire nøkkelpersonene at til formålet får man nok informasjon i det planlagte steg 3. Og generelt vil det være vanskelig å få presise mål på om ens tidligere vurderinger har holdt mål, fordi mye kan endre endres seg underveis i en kontraktsperiode. Det kan skje ting når det gjelder pris, risikobildet kan endre seg osv. Mye av dette er også utenfor Sykehusinnkjøps kontroll.

Det understrekes at det er snakk om estimater, men det er lagt opp slik at alle helseforetakene, dvs. sykehusene, kan få se estimatet brutt ned på deres del av anskaffelsen. En forutsetning for estimatene er selvsagt at den man slutter kontrakt med, gjennomfører avrop etter det mønster som Sykehusinnkjøp har lagt opp til.

Prioriteringsverktøy

En mulig erfaring fra bruken av verktøyet er at det etter hvert også kan benyttes som prioriteringsverktøy. Man vil kunne se hvilke anskaffelser som er mer kompliserte enn andre, og som dermed trenger tilgang på mer ressurser enn andre. Det kan f.eks. dreie seg om ulik kompetanse – juss, økonomi, helsefaglig.