To saker – samme varsellampe: Når kontrollen svikter i offentlige innkjøp

To ferske nyhetssaker fra henholdsvis kommunal og statlig sektor har på kort tid rettet oppmerksomheten mot forhold som ofte går igjen når kontrollorganer undersøker offentlig ressursbruk. Selv om sakene er ulike, blinker den samme varsellampen: internkontroll.

Leka kommune har fått kritikk etter kjøp av konsulenttjenester for flere millioner kroner uten anbud. Samtidig har en sak omtalt av NRK reist spørsmål om habilitet og kontroll knyttet til utbetalinger til en nærstående i en offentlig virksomhet.

Sakene handler om forskjellige regelverk og ulike typer disposisjoner. Likevel peker de mot et tema som både revisjonsmiljøer, kontrollorganer og anskaffelsesfaglige miljøer lenge har vært opptatt av: betydningen av gode kontrollmekanismer.

Ulike saker, felles utfordring

I Leka-saken dreier spørsmålene seg om anskaffelser av konsulenttjenester som etter kritikken skulle vært konkurranseutsatt. Problemstillingen berører grunnleggende krav til konkurranse, likebehandling og etterprøvbarhet.

I den andre saken er oppmerksomheten rettet mot habilitet, rollefordeling og kontroll med økonomiske disposisjoner. Her er det særlig spørsmål om kontrollfunksjoner og håndtering av nærstående relasjoner som har stått sentralt.

Ved første øyekast kan sakene framstå som svært forskjellige. Men for mange innkjøpere og kontrollmiljøer vil varsellampen som tennes være den samme: Fungerer virksomhetens interne kontrollmekanismer slik de er ment å gjøre?

Ikke bare et spørsmål om anbud

Når offentlige anskaffelser omtales i mediene, er det ofte selve konkurransen som får oppmerksomheten. Men flere revisjonsrapporter viser at utfordringene ofte oppstår i skjæringspunktet mellom anskaffelser, økonomistyring og internkontroll.

Det kan handle om manglende konkurranseutsetting, utilstrekkelig dokumentasjon, uklare ansvarsforhold eller mangelfulle habilitetsvurderinger.

Anskaffelsesregelverket skal sikre effektiv bruk av fellesskapets ressurser og like muligheter for leverandørene. Samtidig skal økonomiregelverket og virksomhetenes egne kontrollrutiner bidra til at beslutninger kan etterprøves og at risikoen for feil reduseres.

Gjengangere i KOFA

Manglende konkurranseutsetting, ulovlige direkteanskaffelser og svak dokumentasjon er blant forholdene som jevnlig går igjen både i revisjonsrapporter og i saker som behandles av KOFA. Gjennom en årrekke har nemnda behandlet klager der oppdragsgivere enten har kjøpt varer og tjenester uten nødvendig konkurranse eller ikke har kunnet dokumentere anskaffelsesprosessene godt nok.

Samtidig peker revisjons- og kontrollmiljøene ofte på betydningen av tydelig rollefordeling mellom bestiller, attestant og anviser. Slike mekanismer er etablert nettopp for å redusere risikoen for feil, interessekonflikter og mangelfull kontroll.

Selv om KOFA-saker og habilitetsspørsmål ofte behandles innenfor ulike regelverk, berører de mange av de samme grunnleggende utfordringene: etterprøvbarhet, åpenhet og betryggende forvaltning av offentlige midler.

Når slike forhold avdekkes, er det ofte et tegn på at varsellampene burde ha blinket tidligere i prosessen.

Mer enn et spørsmål om regelverk

De to ferske sakene illustrerer at internkontroll ikke bare handler om administrative rutiner. For offentlige oppdragsgivere er kontrollmekanismene en sentral del av arbeidet med å sikre at anskaffelser og økonomiske disposisjoner skjer i tråd med regelverket.

For innkjøpere, ledere og kontrollorganer er derfor sakene interessante langt utover de konkrete virksomhetene som nå er i søkelyset.

Fellesnevneren er ikke nødvendigvis størrelsen på beløpene eller typen regelverk som er berørt. Fellesnevneren er spørsmålet som alltid melder seg når kontrollfunksjoner utfordres: Ble varsellampene sett – og ble det reagert i tide?