Etter å ha foretatt en kontroll kunne ikke revisjonen gå god for om Vegårshei kommune virkelig etterlevet anskaffelsesregelverkets krav til føring av protokoll. Blant annet hadde kommunen droppet konkurranse i to anskaffelser mellom 100 000 og 1,3 mill uten å dokumentere. Kommunens administrasjon legger seg flat og lover bot og bedring. Kommunen har gjort det de skal, men protokollen på det som er gjort mangler, heter det. Det er et forbedringspotensial.
Agder-kommunen Vegårshei har drøyt 2000 innbyggere, og det er VETAKS (Vestfold, Telemark og Agder Kontrollutvalgssekretariat IKS) som ivaretar sekretariatsfunksjonen for Vegårshei kontrollutvalg. VETAKS er et interkommunalt selskap etter IKS-loven – med 33 kommuner og 2 fylkeskommuner i Vestfold, Telemark og Agder som eiere.
Manglende dokumentasjon
Av det totale utvalget fikk kommunerevisjonen tilgang til dokumentasjon/protokoll for fire anskaffelser. En av disse var utenfor forskriften da det gjelder dekning av utlegg fra forsikringsselskap ved forsikringsskade. I tre av anskaffelsene hadde kommunen valgt ikke å gjennomføre konkurranse. I to av tilfellene var det av hensyn til personvern med henvisning til forskrift offentlige anskaffelser § 30-4, og i ett var det nødvendig med rask avgjørelse.
Det er derimot ikke lagt frem dokumentasjon som viser behov og valg for å unnta konkurranse på vurderingstidspunktet, fremgår det av revisjonsrapporteringen. Heller ikke for ytterligere to anskaffelser er det fremkommet dokumentasjon.
Kan ikke konkludere positivt
Med utgangspunkt i dette materialet konkluderer revisjonen med at den ikke i stand til å konkludere positivt på at kommunen i det alt vesentlige har etterlevd bestemmelsene i anskaffelsesforskriften § 7-1 om dokumentasjon og føring av protokoll ved sine anskaffelser over terskelverdien. – Våre funn, heter det, indikerer at rutinen knyttet til dokumentasjon og føring av protokoll har mangler.
Kontrollutvalget anbefalte da revisjonens konklusjoner ble behandlet at kommunedirektøren tar en gjennomgang av gjeldende rutiner og praksisen ved dokumentering av anskaffelser. I referatet fra møtet kommer det, ifølge Tvedestrandposten, frem at administrasjonen tar selvkritikk. Den har forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere arbeidet som gjøres.
Kan bli bedre på protokoll
Rutinene er ikke endret etter etterlevelseskontrollen, men kommunen mener å følge regelverket så godt som mulig. De dokumenterer underveis i prosessen, men kan bli bedre på endelig anskaffelsesprotokoll til slutt, heter det i referatet fra kontrollutvalget.
Det som kommer frem, viser at kommunen har gjort det de skal, men at protokollen på det som er gjort, mangler. Vi har gjort våre vurderinger på riktig måte, men vi har ikke skrevet det ned, forklarer kommunedirektør Ole Petter Skjævestad til Tvedestrandposten. At administrasjonen nå er presset og mangler tid kan være noe av forklaringen for den mangelfulle rutinen,
Bli den første til å kommentere på "Dokumenterte ikke hvorfor de droppet konkurranse, fikk revisjonskritikk"