Sjekket ikke godt nok om andre også kunne levere – kontrakten «uten virkning»

Den danske kommunen sjekket ikke grundig nok. Det var ikke bare den ene leverandøren som kunne dekke dens behov – det var en til. Resultatet ble at den kontrakten kommunen inngikk, ble erklært «uten virkning» av Klagenævnet for Udbud. Avtalen må opphøre om få måneder, og i tillegg kom en økonomisk sanksjon. Kommunen beklaget og klaget sin nød, men det hjalp ikke. Heller ikke brukte kommunen en intensjonskunngjøring, som kunne reddet situasjonen.

Saken gjaldt et avrop på en rammeavtale for IT-kjøp som Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) hadde inngått. Avtalen ble inngått på vegne av SKIs kunder, deriblant den aktuelle kommunen, slik at de kunne kjøpe der i stedet for selv å gjennomføre en anskaffelsesprosess. Forutsetningen for bruk av avtalen er at prosedyren for tildeling av kontrakt må følges.

Uten konkurranse

Herning kommune tildelte imidlertid sin kontrakt til en av leverandørene uten konkurranse, etter at de hadde vurdert at bare denne ene kunne dekke kommunens behov. Imidlertid kunne de ikke dokumentere det, skriver Klagenævnet. Det viste seg da også å være feil – ytterligere en av leverandørene på avtalen kunne levere. Dette erkjente og beklaget kommunen før saken ble klaget inn for Klagenævnet.

Kommunen har varslet at de vil bringe den avtalen de inngikk, til opphør i god tid før rammeavtale-perioden utløper. Samtidig har de satt i gang en ny anskaffelsesprosess. Men ikke noe av dette gjorde inntrykk på det danske klageorganet.

Erklært «uten virkning»

Klagenævnet kom dermed til at kontrakten som ble inngått i strid med rammeavtalens retningslinjer, skulle erklæres for «uten virkning» fra og med 1. januar 2022. Kommunen hadde heller ikke benyttet muligheten til å publisere en intensjonskunngjøring for å varsle at man tenkte å inngå den aktuelle kontrakten.

Det er slik at en kontrakt som er erklært «uten virkning», kan opprettholdes dersom vesentlige hensyn til allmennhetens interesser gjør det nødvendig at kontrakten fortsatt skal ha virkning. Kommunen hevdet at slike forhold vare til stede her, men klageorganet lot seg ikke overbevise.

Økonomisk sanksjon

I tillegg ble kommunen ilagt en økonomisk sanksjon målt til 60 000 danske kroner. Beløpet er utmålt etter den anslåtte verdien av den ulovlige kontrakten, både den avtale, samlede kontraktsummen og den del av kontrakten som tillates opprettholdt til utgangen av 2021 fra rammeavtalens inngåelse – sammenholdt med kontraktens ordinære fireårige løpetid.