Utvidet og styrket fullmakt til Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter har fått utvidet og styrket mandat. Bakgrunnen er muligheter for å skape ytterligere gevinster fra fellesavtalene. Dette fremgår av en kongelig resolusjon: «Fullmakt til å inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler som er obligatoriske for sivile virksomheter i statsforvaltningen». Blant annet skal det heretter gis skriftlig begrunnelse om en virksomhet ikke ønsker å være med på en fellesavtale.

En kongelig resolusjon (Kgl.Res) er en beslutning fattet i det formelle møtet der Kongen møter regjeringen på Slottet – statsråd – normalt hver fredag kl. 11.00. Folkelig uttrykt er det et vedtak regjeringen gjør mens Kongen hører på.Bakgrunnen for å gi DFØ/Statens innkjøpssenter et styrket mandat er at Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) ser muligheter for å skape ytterligere gevinster fra fellesavtalene, fremgår det av en orientering på anskaffelser.no.

Endringene

Endringene i den nye fullmakten er:

• Fravalg skal begrunnes skriftlig til DFØ/Statens innkjøpssenter
• Til hver enkelt felles innkjøpsavtale utarbeider DFØ et rammedokument. Rammedokumentet gir føringer på hvordan avtalene bør brukes for å oppnå gevinster.
• DFØ legger til rette for standardsortiment i felles innkjøpsavtaler der det er hensiktsmessig, uten at det går utover behovsdekningen til de sivile virksomhetene i statsforvaltningen. 

Krav om skriftlig begrunnelse ved fravalg vil primært gi viktig informasjon for at Statens innkjøpssenter skal kunne innrette fremtidige fellesavtaler bedre. Kravet vil også kunne bidra til høyere bevissthet om innkjøpsavtalene, og konsekvenser av å gjøre fravalg i den enkelte virksomhet, og økt transparens.

Bruk av avtalene

KMDs bakgrunn for punktet om et rammedokument er at man har sett at ikke alle virksomheter har kunnskap om hvordan avtalen skal brukes for å oppnå gunstigst mulige gevinster eller kapasitet til å sette seg tilstrekkelig inn i fellesavtalene. Statens innkjøpssenter får derfor i oppgave å utarbeide et felles rammedokument for hver avtale/kategori som gir føringer for hvordan avtalene skal brukes for å oppnå gevinster. 

Fra forvaltningen av avtalene erfarer Statens innkjøpssenter variasjon i praksis innenfor avtaleområdene og ser at økt bevissthet i bruk av avtalene, trolig vil bidra til økte gevinster. KMD ser at en standardisering av vareutvalget vil bidra til dette og kunne hente ytterligere besparelser.  

Formalitetene på plass

Og for at formalitetene skal være helt i orden: Den tidligere fullmakten ble gitt til DIFI, men fra og med 01.09.2020 er Statens innkjøpssenter en del av DFØ og endret tilknytningsform må derfor rettes opp ny med en fullmakt.