Bygger på pandemi-erfaringer – NRK med innovativ rekruttering til sitt innkjøpsteam

Pandemien har lært NRKs innkjøpsmiljø at man ikke nødvendigvis bør sitte sammen for å gjøre en god, målrettet jobb. Det har gitt støtet til innovativ rekruttering av ny medarbeider til deres innkjøpslag: Er du dyktig og interessert, kan du godt holde til milevis unna hovedkontoret i Oslo og likevel bli et verdifullt og fullverdig medlem av vårt sentrale, strategiske innkjøpsteam. Det forteller konserninnkjøpssjef Morten Møller Warmedal til Anbud365. Samtidig er NRK godt i gang med et kjempeløft på anskaffelsesområdet – et prosjekt som skal levere resultater allerede neste år.

NRKs sentraliserte innkjøpsmiljø vil med den aktuelle rekrutteringen på plass bestå av 18 kompetente medarbeidere, godt sammensveiset. Gjennom pandemien med hjemmekontor – og miljøet spredt for «alle vinder» – utgjorde dette en viktig ryggrad. – Vi holdt tempo, vi greide det vi skulle gjøre på en meget god måte, jeg er imponert over hvordan de ansatte taklet dette, er konserninnkjøpssjefens oppsummering. Anskaffelsesprosessene ble gjennomført, så godt som   uten fysiske kontakt- og oppfølgingsmøter med leverandørene – det ble digitale møter også der.

Men kontakten med leverandørene var likevel god, og de stilte opp etter evne – noe Møller Warmedal understreker at også NRK som oppdragsgiver gjorde, bl.a. ved å skaffe seg lagerbeholdning der det var mulig. I sum betød relasjonene med leverandørene at man kom seg gjennom pandemien på en rimelig god måte, og: – Da NRK måtte avlyse flere større arrangement gikk vi inn og hjalp de som ble hardest rammet av de avlyste kontraktene, det være seg hoteller eller utstyrsleverandører, så de ikke sto helt på bar bakke Vi er, sier han, interessert i å holde liv i markeder som er viktige for oss, og som trolig har NRK som en av sine aller viktigste kunder.

Ansettelse med innovativt tilsnitt

En ansettelsesprosess var i gang før pandemien rammet, men ikke fullført. Nå tas den opp igjen. NRK skal supplere anskaffelsesteamet sitt, og er kommet til – ut fra pandemi-erfaringer – at den nye medarbeideren ikke nødvendigvis må være Oslo-basert.

– I pakt med NRKs generelle policy om å speile hele Norge sier vi at den vi søker etter, kan holde til hvor som helst i landet. På den måten utvides da nedslagsområdet for rekrutteringen – du kan få jobb selv om du bor langt unna Hovedstaden. Det er selvsagt nødvendig at den nye kommer inn til hovedkontoret ganske ofte, å bli kjent er en vesentlig verdi for å gjøre en god jobb, men vi skal være fleksible. Og det skjer mye kompetanseoverføring når vi jobber sammen, fremholder konserninnkjøpssjefen.

Seniorinnkjøper?

I utgangspunktet tok man sikte på å ansette en seniorinnkjøper i lys av institusjonens behov for styrket, formell kompetanse, gjerne kompetanse som ikke er der fra tidligere. Men etter hvert er tankene og søket mer gått i retning av en som kanskje ikke er seniorinnkjøper, men som har ambisjoner, nødvendige grunnkunnskaper og skikkelig stå-på-vilje. Så kan jo denne personen etter hvert bli seniorinnkjøper. Det er ikke noe krav om at den nye må holde til nær et av NRKs miljøer i distriktene.

– Vi tar en innovativ tilnærming, tar en sjanse. Av dette får vi erfaringer som avgjort vil bli til nytte for fremtidig rekruttering til vårt kompetansemiljø på anskaffelser, poengterer han.

Omfattende prosjekt

Samtidig er NRK i gang med et prosjekt frem til 2025 som skal løfte og styrke anskaffelsesområdet i organisasjonen. På programmet er bl.a. utvikling av bedre styringsmodell, perfeksjonering av kategoristyring og etablering av system for leverandørutvikling og kontraktoppfølging. Allerede i 2022 skal prosjektet, som er et av NRKs viktigste administrative fornyelsesprosjekter, begynne å levere resultater.

– Poenget er å løfte innkjøpsorganisasjonen med sin sterke fagkapasitet slik at den bidrar i størst mulig grad til å fremme de overordnede målene NRK har, påpeker konserninnkjøpssjefen, som har lagt betydelig vekt på solid forankring for det store prosjektet. I styringsgruppen som han leder sitter f.eks. fire av NRKs direktører.

Digital innkjøpsstøtte

For tiden er man ute i markedet for å for å skaffe seg fire ulike, digitale verktøy til innkjøpsstøtte, deriblant en avløsning for et nært tjue år gammelt bestillingssystem. En ny styringsmodell er på vei – med mange nye roller, likeledes er man i gang med å utvikle en kategoristyringsmodell, der ikke minst kategorien «teknologi» er meget sentral. NRK har alltid betjent seg av det beste av teknologi i gjennomføringen av sin oppgave. Nå er det sterk vekst i digitale løsninger og nye teknologisprang, ikke bare til innkjøp, men til mange av NRKs daglige gjøremål. Leverandør- og avtaleoppfølging er også i støpeskjeen.

Møller Warmedal trekker dessuten fram et robotiseringsprosjekt som en del av det store prosjektet. Gjennom den sist ansatte før pandemien kom, er innkjøpsmiljøet tilført betydelig kompetanse nettopp i robotisering – med automatisering av verktøy og maler. I tillegg kommer prosess-automatisering, slik at alle med behov for det i hele NRK på en enkel måte vil kunne gå inn og få innsikt i se hvor langt prosesser er kommet, hva som kjøpes etc.

Egentlig organisasjonsutvikling

– I realiteten dreier dette store prosjektet seg om organisasjonsutvikling. Det vil berøre så å si alle i NRK, slik at vi ser for oss å rulle ut ganske bredt. Og vi må også ta inn over oss at det er mange andre i NRK som er i gang med store prosjekter parallelt med vårt. Her ligger en stor, men inspirerende utfordring, vi jobber på tvers med mange interessenter, som vi må makte å håndtere om resultatene skal bli de vi har som mål, konstaterer konserninnkjøpssjef Morten Møller Warmedal i NRK.