Stavanger-erfaringer med BVP-metoden – har fått god verdi og kvalitet

– BVP (Best Value Procurement)-metoden har gitt oss god verdi og kvalitet. Det sier Allend Bamerni, prosjektleder Bymiljø og utbygging, byggeprosjekter i Stavanger kommune når Anbud365 ber ham beskrive erfaringene fra bruk av metoden i et omfattende byggeprosjekt: – Vår jobb har vært å sjekke at – og ha kontroll med – at entreprenøren handler etter egen plan for kvalitetsoppfølging – og entreprenøren har levert. Utfordringen er at dette er et nytt system som ikke alle har lang erfaring med. Det tar tid å bygge den kulturen som BVP-metoden legger opp til.

Schancheholen brannstasjon og Lervig brannstasjon er en del av en ny brannstasjonsstruktur for Rogaland Brann og redning IKS, og nærmer seg nå ferdigstillelse, forteller Bamerni. Første ledd i denne strukturen var ny hovedstasjon i Sandnes – ferdigstilt i 2017. Stasjonene skal dekke utrykningsområdet til gamle Stavanger brannstasjon, som skal legges ned når disse to åpner.

Prosjektet gjennomføres som totalentreprise med løsningsforslag fra leverandør – BVP- modell – i regi av Kruse Smith, som kapret kontrakten. Schancheholen brannstasjon er første av de to brannstasjonene som skal bygges etter denne kontrakten.

Målsetningene

Målsetningen for Schancheholen har vært å skape et velfungerende og arealeffektivt stasjonsanlegg med en tydelig identitet, tilpasset den helt unike tomtesituasjonen: Stasjonen er plassert midt i en trafikkøy nært sentrum av Stavanger mellom E39 og Fylkesvei 44. Det arkitektoniske konseptet har vært å skape en solid og trygghetsskapende institusjon midt i en strøm av foranderlige og fysisk krevende omgivelser. – Vi har hatt fokus på å skjerme ansatte både ute og inne for forurensning og støy fra omkringliggende veinett, forteller han.

• Hvilke gevinster og utfordringer har BVP-metoden gitt i anskaffelsesfasen og i utførelsesfasen?

– BVP-metoden har gitt oss god verdi og kvalitet for Schancheholen, slår Bamerni fast. Det har vært en effektiv anskaffelsesprosess hvor målet har vært å få inn den rette ekspertisen til dette prosjektet. Konkretiseringsfasen har vært med å forberede utførelsen av kontrakten slik at denne skjer så effektiv som mulig. Fra mitt ståsted har BVP-metoden gitt flere gevinster enn utfordringer i utførelsesfasen. Først og fremst har BVP-metoden gitt en ramme der oppdragsgiver bevisst har latt totalentreprenør gjennomføre sin plan uten unødig innblanding. Vår jobb har vært å sjekke at leverandør handler i henhold til egen plan for kvalitetsoppfølging.

Bamerni poengterer at det kontinuerlig har vært entydig og åpen kommunikasjon fra entreprenør, som igjen har skapt et velfungerende og behagelig miljø å jobbe i og rundt. – I BVP-metoden skal entreprenør ukentlig sende over det vi kaller «ukentlig risikorapport» til oss, fremholder han. Her har entreprenør dokumentert overfor oss de risikoene som har inntrådt i løpet av uken, og risikoer som kan inntreffes i fremtiden, som har påvirkning på tid, kostnad og prosjektmålsetninger for tiltakshaver. Dette har medført at vi har hatt god kontroll på oppfølging av prosjektet, hvilke tiltak som må iverksettes, og ikke minst god åpenhet mellom partene. Alt i alt har dette skapt et tillittsbasert forhold mellom partene som er essensielt for å skape et velfungerende prosjekt.

Ikke lang erfaring med BVP-metoden

– Utfordringen er at dette er et nytt system som ikke alle har lang erfaring med. Det tar tid å bygge den kulturen som BVP-metoden legger opp til, fremhever Bamerni. Til tider har det vært krevende for oss å videreformidle overfor alle parter internt at leverandør skal beholde styringen og valg av løsninger i gjennomføringen av prosjektet uten direkte styring av oss. Dessuten er våre funksjonsbeskrivelser mer detaljerte enn det de bør være for BVP-metoden. Dette har gjort handlingsrommet mindre for entreprenør.

De fleste endringsmeldingene er endringer fra bruker og byggherre, ifølge Bamerni. Det har vært relativt få krav fra entreprenør. Totalt sett er det hans oppfatning at det har vært relativt få endringsmeldinger. – Det må nok, understreker han, utføres flere BVP- prosjekter før man kan med sikkerhet si at denne modellen fører til færre eller flere endringsmeldingen enn i en vanlig totalentreprise.

• Ble risikostyringen håndtert bedre og mer proaktivt enn i et vanlig prosjekt?

– Ja, svarer han. Ukentlig risikorapportering overfor byggherre gjør at vi får en god oversikt over all risiko som kan få konsekvenser for økonomi, fremdrift og prosjektmålene. Det listes opp hvilket tiltak leverandøren vil iverksette hvis risikoene inntreffer. Det at dette rapporteres hver uke gjør prosjektet mer forusiktbart. Ukentlig risikorapport fører også til en mer transparent og klar dialog mellom entreprenør og byggherre med en forutsigbar fremdriftsplan.  

• Kontraktsoppfølging med KPI’er basert på prestasjonspåstander og prosjektmål i tilbudet: hvordan fungerte dette? Ble det en transparent og åpen kommunikasjon om fremdriften og håndteringer av risikoer i prosjektet? Har Kruse Smith levert i henhold til sine prestasjonspåstander og kommunens prosjektmål?

Bamerni opplyser at det i deres beskrivelse av konkurransen var oppgitt fire prosjektmål som vi ønsket tilbyderne skulle svare på. Tilbyderne kom med prestasjonspåstander for hvordan de ville klare å gjennomføre leveransen i henhold til kravspesifikasjoner og realisere prosjektmålsetningene så godt som mulig. – Vi ba tilbyderne komme med objektive og målbare prestasjonspåstander, samt dokumentere at de er i stand til å realisere leveransen og samtidig bidra til at prosjektmålene ivaretas, forteller han. Den beste tilbyder ble invitert til konkretiseringsfasen, der KPI’er ble utarbeidet av tilbyder sammen med byggherre. KPIene har vært et hjelpemiddel i prosjektet for byggherre til å måle og kvalitetssikre at entreprenør faktisk leverer og ivaretar deres prestasjonspåstander.

– Vi har fulgt opp KPIene i ukentlig risikorapporter, sier Bamerni. Dette har bidratt til en transparent dialog og åpenhet mellom partene. Entreprenør har mer eller mindre levert et bygg i henhold til sine prestasjonspåstander. Det har vært noen avvik, men uten at disse har hatt en konsekvens på prestasjonspåstanden i sin helhet.