Rutiner trengs for å vite hvor mye som handles på en rammeavtale, for å vite når avtalen utløper, at avropene skjer innenfor volum- og tidsrammer – og sikre at regelverket etterleves. Sørreisa kommune lå dårlig an på alt dette, viste en nylig gjennomført forvaltningsrevisjon, der kommunen blir anbefalt å ta grep for å få slike rutiner på plass. For øvrig viste revisjonen at ikke i av noen av de avtalene som ble sjekket, er livsløpskostnader, miljø- og bærekraftshensyn brukt som tildelingskriterier.
Kommunen ligger i Troms og Finnmark fylkeskommune og har nær 3500 innbyggere. Det er kontrollutvalget i kommunen som har ønsket at KomRev NORD sjekket kommunens etterlevelse av regelverk om rammeavtaler.
Dokumentasjon og protokoll
Revisjonen har undersøkt kommunens anskaffelsesprosess for syv av 26 avtaler i kommunens avtaleoversikt, og konkludert med at det er inngått rammeavtaler uten at alle sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket er etterlevet. Ikke for noen av de undersøkte anskaffelsene kunne kommunen dokumentere at den i forkant av kunngjøring har foretatt en beregning av anskaffelsens verdi.
Kommunen har ikke gjennomført konkurranser slik reglene krever, heter det. Anskaffelsesprotokoll har manglet og revisjonen har slått ned på at konkurranser ikke er gjennomført slik regelverket krever. Heller ikke er revisjonskriteriet om å likebehandle leverandører oppfylt.
Avtaleforlengelse
Flere av de undersøkte rammeavtalene er ikke forlenget i samsvar med gjeldende regler. Kommunen har etablert ulike rutiner og maler for anskaffelser, men ikke skriftlige retningslinjer eller rutiner for å overvåke løpende avtaler, melder revisjonen. Kommunen har ikke rutiner for og foretar ikke jevnlig gjennomgang av forbruk for den enkelte avtale. Det er heller ikke utarbeidet rutiner for håndtering av brudd på bruk av rammeavtalene, konstaterer revisjonen.
Heller ikke er det skriftlige rutiner for dialog med lokalt næringsliv i kommune, som imidlertid har som uttalt mål å legge til rette for lokalt innkjøp i kommunen, og dermed fremme lokal næringsvekst.
Kommunen har ikke rutine for bruk av tildelingskriterier. Ikke i av noen av de syv avtalene er livsløpskostnader, miljø- og bærekraftshensyn blitt brukt som tildelingskriterier, konstaterer revisjonen.
Anbefalinger
Og kommunen får anbefalinger i revisjonsrapporten:
• Etablere, gjennomføre og følge opp rutiner som gjør det mulig å holde oversikt over hvor mye som handles over inngåtte rammeavtaler, herunder også når avtalene utløper i mengde/volum og verdi.
• Etablere, gjennomføre og følge opp rutiner som gjør det mulig å holde oversikt over når rammeavtaler utløper i tid.
• Sikrer at alle avrop over rammeavtaler gjøres innenfor avtalens mengde- og verdiangivelser og innenfor avtalens tidsramme.
• Etablere, gjennomføre og følge opp system for å identifisere områder hvor det er behov for rammeavtaler samt sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser følges ved inngåelse av nye rammeavtaler.
Bli den første til å kommentere på "Kommunen var «rutineløs», revisjons-anbefaling om å skjerpe seg"