Dokumentasjon og protokollføring ser ut til å være en betydelig svakhet i anskaffelsespraksis i Agder-kommunen Froland. Det røper en revisjonsrapport. Tross store beløp i flere rammeavtaler foreligger ikke dokumentasjon som gjør at man i ettertid kan vurdere samsvar mellom avrop, pristilbud/overslag og faktura. Dessuten varierer ledelsesforankringen ledelsesforankring for de ulike reglementene og rutinene såpass at revisjonen anbefaler en fornyet vurdering av dette som ledd i å sikre oppmerksomhet rundt innkjøp i organisasjonen.
Oppdraget til Aust-Agder revisjon IKS gjaldt anskaffelser i investeringsprosjekter. 11 anskaffelser regnskapsført hovedsakelig i 2020 og 8 anskaffelser fra 2021 var hva revisjonen så på i kommunen (drøyt 6000 innbyggere).
Noen mangler
Oppsummert har kommunen fått på plass gode rutiner og prosedyrer knyttet til offentlige anskaffelser i investeringsprosjekter, men det er noen mangler. Og i innkjøpsreglementet fant revisjonen noen forhold som bidrar til økt risiko for ikke å etterleve bestemmelsene.
En vesentlig mangel som revisjonen har merket seg, er at det ikke er gjennomført, evt. ikke dokumentert, konkurranse for anskaffelser i to prosjekter. I et bygg-prosjekt er det en leverandør med samlete utgifter som overstiger nasjonal terskelverdi. Denne anskaffelsen skulle vært kunngjort, eller det skulle vært gjort en forsvarlig beregning av anslått verdi som da kunne tenkes å komme under nasjonal terskelverdi, slår revisjonen fast.
Protokoll og dokumentasjon
I langt de fleste prosjekter der det er gjennomført konkurranse, foreligger ikke protokoll/nedtegnelse av vesentlige forhold og til dokumentasjon av øvrige forhold, konstaterer revisjonen, og slår fast at dette er svært mangelfullt. Revisjonen ser også at det er tilfeller der skatte- og mva.-attest skulle vært innhentet fra leverandør siden anskaffelsen er over 500 000 kroner – uten at det er dokumentert.
Etter kommunens egen arkivrutine skal dokumentasjonen i en anskaffelsesprosess journalføres i kommunens arkivsystem. Men, heter det, ingen av 12 investeringsprosjekter der det har vært gjennomført konkurranse, har journalføring. Et vesentlig avvik, ifølge revisjonen.
Skriftlige avrop
Og revisjonen fremhever at det vil være en fordel om kommunen etablerer skriftlige avrop. Når ansatte skal utføre kontroll av forholdet mellom bestilling, varemottak og faktura, vil en skriftlig bestilling redusere risikoen for at ev. misforhold ikke blir oppdaget.
Innkjøpsreglementet i kommunen inkluderer ikke spesifikke forhold ved dokumentasjon for anskaffelser under nasjonal terskelverdi. I en desentralisert løsning der flere ansatte vil gjennomføre anskaffelser i investeringsprosjekter, vil det, etter revisjonens syn, kunne være fordelaktig å ha et hoveddokument å forholde seg til. Det kommer heller ikke frem i hvilken grad innkjøpsreglementet er forankret oppover i organisasjonen. Revisjonen har registrert at det er varierende grad av ledelsesforankring for de ulike reglementene og rutinene, og en fornyet vurdering av dette kan være et ledd i å sikre oppmerksomhet rundt innkjøp i organisasjonen, heter det.
Store beløp
Avrop på rammeavtaler, både lokale og via innkjøpssamarbeidet OFA (Offentlig fellesinnkjøp på Agder), er benyttet i flere av investeringsprosjektene som revisjonen har gjennomgått. Imidlertid er det ikke forelagt noen dokumentasjon som gjør at man i ettertid kan vurdere samsvar mellom avrop, pristilbud/overslag og faktura. Flere av disse avropene utgjør store beløp, og revisjonen konkluderer med at denne internkontrollen ikke er etterlevd i kommunens innkjøp i investeringsprosjekter.
Bli den første til å kommentere på "Kommunerevisjon: Svikt på dokumentasjon, lederforankring og protokoll"