Har laget sjekkliste i 15 punkter som dekker hele anskaffelsesprosessen

I sitt første innkjøpsreglement har Voss herad med en overordnet sjekkliste som punktvis dekker hele innkjøpsprosessen fra behovsanalyse til oppfølging av kontrakt. Sjekklisten har 15 punkter, fordelt på seks faser av anskaffelses-/kontraktprosess. Og konkurranse skal være ved kjøp over 50 000 kroner hvis det ikke er en rammeavtale å benytte, heter det i reglementet. Tre tilbud skal, men trengs ikke, i såfall innhentes.

Vestlands-kommunen Voss herad med sine drøyt 16 000 innbyggere har ikke tidligere hatt et innkjøpsreglement. Det ble avdekket i en etterlevelseskontroll i regi av Vestlandsrevisjon i 2023.

Strategisk viktig

Kommunen kjøper årlig for nær 500 mill over driftsbudsjett, og det heter at innkjøp er strategisk viktig for Voss herad. Kommunens innkjøp skal bl.a. bidra til samfunnsutvikling, utvikling av leverandørmarkedet, i tillegg til at Voss herad når sine mål og visjonen om å være et “sterkt regionsenter med levande bygder”.

Et viktig formål med reglementet er å bidra med kunnskap om innkjøpsprosesser. Det fremgår også at Voss herad bevisst skal jobbe opp mot det lokale markedet, og legge til rette for at også lokale, små og mellomstore leverandører får anledning til å delta i anbudskonkurranser, innenfor rammene av lov og forskrift.

Sjekkliste

I reglementet er det også med en overordnet sjekkliste for innkjøpsprosessen:

1. Avklar om det er et innkjøpsbehov og evt. hvilket behov innkjøpet skal dekke

• Er det nødvendig å gjøre dette innkjøpet?
• Er det foretatt en behovsanalyse?
• Er de sjekket om en av de gjeldende rammeavtalene dekker innkjøpsbehovet?
• Er det budsjett til å dekke innkjøpet?
• For innkjøp av IKT-løsninger: Har IT og personvern gitt godkjenning til å gå videre i prosessen?

2. Vurdere innkjøpets (terskel)verdi og valg av konkurranseform

• Kva er terskelverdien? Er denne over 100 000 kr ekskl. mva. slik at anskaffelsesforskriften gjelder? Hvis ja, – hvilken del (I, II, III, IV, V, VI) av forskriften og dermed «framgangsmåte» skal benyttes?
• Opprett anskaffelsesprotokoll (om denne ikke ble generert fra KGV)

3.Utforming av konkurransegrunnlag

• Kvalifikasjonskrav – hvilke krav skal stilles til leverandørene som leverer tilbud i konkurransen?
• Tildelingskriterium – hva skal det legges vekt på når tilbud skal evalueres og velges?

4. Tilbudsevaluering

• Likebehandling og ikke-diskriminering – alle tilbud skal vurderes objektivt ut fra samme kriterium
• Transparens – det skal dokumenteres hvordan evalueringen er gjennomført. Dokumentasjonen skal kunne etterprøves

5. Avslutning av konkurransen

• Informere om tildeling – begrunnelse for hvorfor den eller de valgte leverandørene er blitt tildelt kontrakt
• Kontraktinngåelse – etter utløp av klagefrist
• Arkivering – samtlige aktuelle konkurransedokumenter skal lastes opp i arkivsystemet

6. Oppfølging av kontrakt

• Følg opp at den eller de valgte leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og at eventuelle avvik blir håndtert på en god måte