Statens innkjøpssenter har nå totalt 1965 «avtaler», medregnet de mange anskaffelsene de deler opp. Men, sier Kjetil Østgård i en samtale med Anbud365, min vurdering er at vi kommer til et kapasitetstak der det ikke er forsvarlig å etablere fellesavtaler på flere områder utover de vi i dag er i prosess med. Østgård leder Statens innkjøpssenter, en del av Anskaffelsesdivisjonen i DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring). Senteret har for øvrig nettopp inngått sin største og mest komplekse avtale. Til sammen 642 kurs- og konferansesteder er på den nye fellesavtalen.
– Vi er veldig godt fornøyde med at vi har lykkes med å engasjere de mindre, lokale og kjedeuavhengige hotellene, understreker han, og:
– Det er første gang vi gjør en slik avtale, så dette er nytt for mange. Avtalen skal tilfredsstille mange behov og at det ikke er til å komme utenom at den kan fremstå som litt stivbeint. Dette er vi er klar over og vi jobber løpende med å sikre at avtalene våre er brukerrettet. Innenfor reisekategorien er det nesten like mange bestillere på avtalene som det er ansatte i staten. Veiledningen i bruken av avtalen må være særlig tydelig og enkelt tilgjengelig for at området skal fungere godt. De lokale avtaleforvalterne i den enkelte virksomhet er et svært viktig for at fellesavtalen og samhandlingen med oss i innkjøpssenteret skal fungere.
I gang i IKT-kategorien
Ellers forteller Østgård at de akkurat nå sitter og evaluerer tilbudene i et annet nytt område for dem: – Vi er da over i IKT-kategorien og fellesavtalen for kjøp av internett, datalinjer og tilhørende tjenester. Vi tror ikke det er lenge til vi kan sende meddelelse på dette området, men kan ikke si presis når det blir.
Utover disse gjør Statens innkjøpssenter forberedelsene til to nye avtaler i IKT-kategorien. Det er henholdsvis co-location datasentertjenester og «asset management». Sistnevnte kan grovt oversettes til et «inventarregister» innen IKT-området, mens «co-location» dreier seg om å leie plass i datasentre. – Jeg vil påpeke at det er usikkerhet knyttet til disse avtalene ettersom vi er såpass tidlig i prosessen, slår han fast.
– Noen avtaler som fornyes?
– Der det eksisterer fellesavtaler i dag vil vi som den klare hovedregel videreføre disse avtalene. Dersom det ikke er tilfelle, vil det kommuniseres tidlig og tydelig til både virksomhetene og leverandørmarkedet. Dette innebærer at vi akkurat nå er i konkurranse på reisebyråtjenester, opplyser Østgård, og vi er i tidlig forberedelse til nye konkurranser på henholdsvis «forbruksmateriell», «mobile enheter» (telefoner, nettbrett etc) og flyreiser.
– Noe nytt når det gjelder erfaringer med og tall fra avtalene?
Lederen av Statens innkjøpssenter forteller at de har to styringsparametere de rapporterer jevnlig på. Det er henholdsvis tilrettelagt gevinst fra fellesavtalene og brukernes tilfredshet. Gevinsten summerer seg pt til drøye 350 MNOK årlig, og brukerne er godt fornøyde. På en skala fra 1 til 6 scoret de 4,5 i fjor.
– Innføring av nye krav, kriterier (menneskerettigheter, sirkulær, gjenbruk/ombruk)?
– Bærekraft, fremhever Østgård, er helt sentralt i alle fellesavtalene. Hvilke krav og kriterier det blir i den enkelte konkurranse beror på konkrete vurderinger. Vi har som ambisjon å være ledende i den bærekraftige utviklingen. Samtidig må kravene balanseres slik at vi får god konkurranse. Og så er oppfølgingen av dette særlig viktig slik at det ikke blir sovende bestemmelser. Som et eksempel har vi nylig gjennomført en større kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i fellesavtalen på hotellovernatting (rom & frokost). Jeg kan røpe at vi heldigvis ikke har funnet noen systematiske eller større avvik, bare noen mindre avvik som vi følger opp.
– Noen utfordringer som er krevende?
Han slår fast at de alltid skal tenke på hvordan de kan gjøre ting bedre og mer effektivt: – Jeg opplever imidlertid at vi har funnet en metode som fungerer for fellesavtalene. Hjulene ruller jevnt. Som tidligere nevnt ser vi at avtalene innen reiseområdet er mer krevende å forvalte enn de andre avtaler.
Akkurat nå har innkjøpssenteret totalt 1965 “avtaler”. – Vi deler opp mange anskaffelser, forteller Østgård. Innenfor reiseområdet har vi valgt å gjennomføre flere konkurranser per lokasjon for å tilrettelegge for deltakelse fra de mindre og kjedeuavhengige. Selv om dette gir oss noe ekstra kompleksitet er det en ønsket tilstand.
De siste årene har det kommet mange nye fellesavtaler og innkjøpssenteret har noen nye på gang. Men tempoet i nye avtaler er avtagende. – Fellesavtalene skal forvaltes og følges opp på en god måte og vi skal gjøre fornyelsene på en god måte, understreker han. Min vurdering er at vi kommer til et kapasitetstak der det ikke er forsvarlig å etablere fellesavtaler på flere områder utover de vi i dag er i prosess med.
– Kan kommune-Norge snart slippe til på de statlige fellesavtalene?
Østgård minner om at de fikk i oppdrag å pilotere kommunal og fylkeskommunal deltakelse i tildelingsbrevet for 2022. Det var imidlertid forutsatt en avklaring relatert til merverdiavgiftsplikt og involvering av Finansdepartementet og eget fagdepartement i dette spørsmålet. – Vi mottok nylig avklaringen relatert til merverdiavgift og vil være i dialog med de nevnte departementene, men det er altså fortsatt noe usikkerhet rundt spørsmålet, poengterer Kjetil Østgård, som leder Statens innkjøpssenter, en del av Anskaffelsesdivisjonen i DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring).
Bli den første til å kommentere på "Statens innkjøpssenter med 1965 «avtaler», nær ved å nå kapasitetstaket"