Risiko ble nok vurdert i forbindelse med anskaffelsen, men holdet ikke helt mål slik Akershus og Østfold fylkesrevisjon vurderte det. Det burde vært etablert en mer systematisk tilnærming til risikovurdering – med særlig fokus på tidligfase og kontinuerlig oppdatering av risikobildet, heter det i en rapport fra en revisjon de har gjort. Uten en tydelig og skriftlig sporbarhet i hvordan risikoer er identifisert, vurdert og fulgt opp over tid, blir det vanskelig å etterprøve risikostyringen i ettertid.
Akershus og Østfold fylkesrevisjon har undersøkt om fylkeskommunen har ivaretatt sitt ansvar for å tilby et effektivt og pålitelig båt- og fergetilbud på Hvaler. Undersøkelsen har belyst fylkeskommunens styring og oppfølging av arbeidet som omfatter anskaffelsen av ny ferge og oppfølging av kontrakten med ny operatør for sambandet. Resultatene fremgår av rapporten «Båt- og fergetjenester på Hvaler».
Risiko-vurderinger
Østfold kollektivtrafikk, heleid av Østfold fylkeskommune, var operatør for anskaffelsen i prosjektet og får stort sett godkjent av revisjonen, bortsett fra noen merknader som gjelder arbeidet med risikovurderinger, og med å dokumentere prosessen.
Samlet sett mener fylkesrevisjonen at det er tatt flere nødvendige grep for å redusere risiko i anskaffelsen, bl.a. gjennom bruk av ekstern kompetanse og gjennomføring av analyser. Men det er likevel, skriver fylkesrevisjonen, et forbedringspotensial knyttet til hvordan risikoer ble identifisert, vurdert og dokumentert i de tidlige fasene av prosjektet, fremgår det av revisjonsrapporten. – Risikobildet i slike anskaffelser kan endre seg betydelig over tid, påvirket av faktorer som politiske beslutninger, økonomiske rammebetingelser, teknologiske endringer og praktiske utfordringer i gjennomføringen, heter det.
Mer systematisk tilnærming
Fylkesrevisjonen vurderer derfor at det burde vært etablert en mer systematisk tilnærming til risikovurdering – med særlig fokus på tidligfase og kontinuerlig oppdatering av risikobildet. Uten en tydelig og skriftlig sporbarhet i hvordan risikoer er identifisert, vurdert og fulgt opp over tid, blir det vanskelig å etterprøve risikostyringen i ettertid. Dette gjelder særlig i fasen før kontrakt ble inngått, der dokumentasjonen fremstår som fragmentert.
Når det gjelder dokumentasjon av kontraktsoppfølging, fant revisjonen at det er etablert rutiner for arkivering av dokumentasjon, inkludert en sjekkliste som gir veiledning for hva som skal arkiveres. Undersøkelsen som revisjonen gjorde, viste at noe dokumentasjon lagres i SharePoint, og at referater fra kontraktsmøtene ikke er tilgjengelige i sak- og arkivsystemet.
Anbefalinger
Etter fylkesrevisjonens vurdering bør kontraktsoppfølgingen dokumenteres i sak- og arkivsystemet for å sikre god oppfølging av kontrakten, samt for å ivareta fylkeskommunens forpliktelse til å dokumentere både i samtid og ettertid. I høringsperioden er det informert om at Østfold kollektivtrafikk arbeider med å forbedre dette, slås det fast i rapporten.
Fylkesrevisjonen har tre anbefalinger som de oppfordrer Østfold fylkeskommune og Østfold kollektivtrafikk til å vurdere:
- tiltak for å sikre at det i tilstrekkelig grad utføres både helhetlige risikovurderinger og løpende risikovurderinger i anskaffelser innen kollektivtrafikk
- tiltak for å sikre god kommunikasjon med alle involverte aktører i anskaffelser innen kollektivtrafikk
- tiltak for å bedre praksisen for dokumentering av saksbehandlingen under anskaffelsesprosesser, samt av etterfølgende oppfølging av kontrakter.
PS: Du finner revisjonsrapporten på: https://www.forvaltningsrevisjon.no/sok/ i regi av NKRF.
Bli den første til å kommentere på "Revisjonen ikke helt fornøyd med risikovurderingen ved Østfold-anskaffelse"