Østfold-kommunen får sitt pass påskrevet i en revisjonsrapport knyttet til en faktureringfadese på en rammeavtale. Sannsynligvis dreier det seg om feil fakturering fra den aktuelle leverandøren, heter det, og kommunen blir anbefalt å skjerpe seg. Og ikke minst: Revisjonens kontroller viser at leverandøren har inngått bonusavtaler der utbetalinger ikke har kommet kommunen til gode. Revisjonen anser bonusordninger som prisreduksjoner, fremgår det av rapporten.
Indre Østfold kommune fikk i mars i år et eksternt varsel om uredelig fakturering og skjulte rabatter knyttet til en rammeavtale. Varslet gjaldt transaksjoner i hele treårs-perioden for avtalen.
Feil fakturering
Undersøkelsen avdekket mangler og svakheter ved faktura-dokumentasjonen, som ikke er fulgt opp av attestant og anviser, heter det. Revisjonens kontroll av fakturaer, og ytterligere innhentet dokumentasjon fra leverandør, viser imidlertid at det er sannsynlighet for feil fakturering fra leverandøren. Dette underbygges av følgende:
• Manglende dokumentasjon i flere fakturaer.
• Kontroll av utfakturerte timer for koordinerende rolle viser risiko for at leverandøren har fakturert for dette utover hva som er avtalt i rammeavtalen.
• Kontroll av arbeidsavtaler mot utfakturerte datoer viste flere avvik mellom dato for ansettelse og dato for utfakturerte timer.
• Kontroll av utfakturerte antall timer (dokumenterte med timeliste) mot mottatte interne timelister viste mange avvik.
• Kontroll av utfakturert pris (styrt av yrkesgruppe) viste flere avvik mot hva utførende person er ansatt som eller dato for bestått svenneprøve.
Ikke kommet kommunen til gode
Gjennomførte kontroller viser at leverandøren har inngått bonusavtaler der utbetalinger ikke har kommet kommunen til gode. Revisjonen anser bonusordninger som prisreduksjoner, og disse bør etter deres oppfatning trekkes fra ved viderefakturering til kommunen. – Vi mener at det er sannsynlig at dette er et brudd på rammeavtalens bestemmelser om netto priser, fastslås det i rapporten. Vi mener det foreligger en risiko for at bonusavtalene kan ha lagt til rette for det unormalt lave materialpåslaget, som igjen har resultert i en lavt estimert totalpris i anbudskonkurransen.
Faktureringen av antall utførte timer multiplisert med pris per yrkesgruppe forutsetter tillit til at rammeavtaleleverandøren fakturerer korrekt, fremholder revisjonen i sin rapport. Det er derfor avgjørende at både faktureringsgrunnlaget og tilhørende dokumentasjon er korrekt, slik at kommunen kan gjennomføre etterkontroll.
Revisjonens anbefalinger
I rapporten gis også en rekke anbefalinger til kommunens kontrollaktivitet:
• Kommunen bør tydeliggjøre kontraktskrav, inkludert krav til dokumentasjon og avviksoppfølging.
• Attestanter og anvisere bør grundig gjøre seg kjent med rammeavtalen de har fullmakt til å gjøre avrop på, med særlig fokus på dokumentasjonskrav.
• Kommunen bør tydeliggjøre hva en koordinerende rolle er, og kontrollere tilfeller der dette faktureres fra leverandøren.
• Kommunen bør kreve at en rammeavtaleleverandør av tjenester leverer en oversikt over ansatte som utfører tjenestene det faktureres for. Oversikten bør inneholde dato for ansettelse og hvilken yrkesgruppe vedkommende tilhører. Oversikten skal kunne dokumenteres og skal jevnlig ajourholdes fra leverandørens side ved endringer.
• Kommunen bør ta stikkprøver på samtlige fakturaer i en periode, og kontrollere datoer for utførelse og antall timer per utførende ansatt hos leverandøren, for å sjekke eventuelle feil i fakturaer.
• Kommunen har rett til å kreve timelister og annen relevant dokumentasjon fra leverandører omfattet av en rammeavtale dersom dette anses nødvendig.
I tillegg heter det at kontrollutvalget bør be kommunedirektør om å sørge for at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp med nødvendige tiltak. Dessuten, heter det, bør kontrollutvalget som et sørge for en skriftlig tilbakemelding fra kommunedirektør om de tiltak som vil bli iverksatt.
Bli den første til å kommentere på "Revisjon avdekket kommunal fakturerings-fadese"