(En Anbud365-kommentar) Verdien av personlige relasjoner i gjennomføringen av en kontrakt teller som oftest ikke med i prosessen som fører frem til kontrakt. Ingen av aktørene underveis vet med sikkerhet om team-samarbeidet mellom oppdragsgiver og den som får kontrakten, vil fungerer og gi ønskelig resultat. M.a.o. en risikosport. Likeledes er det slik at en offentlig og en privat kultur møtes. Allerede i kunngjøringsdokumentene skal den offentlige uttrykke seg så presist at det er tindrende klart for den private hva som menes. Noen ganger går det greit, andre ganger er det en risikosport. Det store spørsmålet er hva man i praksis kan få gjort med dette.
Vi griper fatt i denne enden: Den mest benyttede prosedyren i offentlige anskaffelser er åpen anbudskonkurranse. Det gjelder de aller fleste land som følger EUs anskaffelsesdirektiv. Prosedyren utmerker seg ikke minst ved forhandlingsforbudet og at ansikt-til-ansikt-kontakt mellom oppdragsgivere og tilbydere underveis ikke er tillatt. En noe mindre prosedyre har de samme spillereglene, alt skal foregå skriftlig, og det er begrenset anbudskonkurranse.
«Ansetter» uten å se folk
I sum er det ikke få milliarder som «skifter hender» når disse to prosedyrene benyttes. I en artikkel nylig tok et par ledere i Marstrand tak i dette forholdet. Hvordan kan det ha seg at vi i offentlige anskaffelser ofte tildeler kontrakter til prosjektorganisasjoner verdt milliarder – kun basert på skriftlig underlag, spurte de. Samtidig bruker stadig mer tid og ressurser på å teste og vurdere enkeltpersoner nåen noen skal rekrutteres. De fleste ledere ville aldri ansatt en medarbeider uten å møte vedkommende – hvorfor aksepterer vi det når vi i praksis «ansetter» hele prosjektteam uten å ha sett dem, underet de seg.
Artikkelforfatterne slo til lyd for at det kanskje er på tide å endre hvordan vi vurderer kompetanse i offentlige anskaffelser. Å tildele kontrakter ofte bare basert på CV-er og skriftlige beskrivelser kan minne om en «risikosport». Og de viser til vitenskapen, med mye forskning i ryggen, som signaliserer at sammenhengen mellom hvor god en CV er og hvor god jobbprestasjon en person faktisk leverer, statistisk sett, er svært lav.
Kombinert tilnærming
Og vi henter litt mer fra artikkelen: – I dagens komplekse arbeidsliv kreves samarbeidsevne, kommunikasjon, analyse, håndtering av usikkerhet og tillitsbygging – ferdigheter som sjelden fremkommer på en CV. En enkel, men treffende definisjon er at kompetanse er evnen til å løse en oppgave. For å kunne vurdere kompetanse må vi altså se utover papirene og CV-en.
Siden forfatterne er så kritiske til dagens utvelgelsesprosess ved de to nevnte prosedyrene, hva mener de bør komme i stedet? Jo, kombinerer vi innkjøpsfaget med seleksjonsfaget, sammen med prosjektkunnskap kan vi utvikle metoder som både er faglig forsvarlige og treffsikre.
Viktige poenger
Artikkelforfatterne bringer til torgs svært viktige poenger. Og timingen er god. Den reviderte loven om offentlige anskaffelser er i øyeblikket til behandling i Stortinget, hos lovgiver. Ønsker man da å ta hensyn til at menneskelige relasjoner i større grad enn hva lovutkastet tilsier, har de selvsagt anledning til det. De kan skrive inn i loven at ingen offentlig kontrakt skal inngås uten at tilbydernes tilbudte mannskap og oppdragsgivers aktuelle medarbeidere skal møtes før tildeling. Og de kan skrive at kontrakts- og HR-folket sammen skal vurdere hva de ser og la det telle inn i kriterier for tildeling.
Det er jo langt på vei en sannhet at «like barn leker best». De beste resultatene får man ut av et team hvis daglige samarbeidsinnsats er maks effektiv og kvalitativ på høyt nivå. Gitt at deres faglige bakgrunn tilsvarer satte krav. Ikke sikkert at resultatene blir så mye bedre om en gjeng med CV-er langt ut over stilte krav settes sammen der samarbeidsrelasjoner aldri kommer skikkelig i gang, enn si der revirstrid og behov for å vise seg frem får dominere.
Ikke overbevist
Selv om artikkelforfatterne treffer et åpenbart ømt punkt, og at deres bidrag er vel verd å tenke grundig gjennom, er vi ikke overbevist. Vi mennesker er jo slik at når det virkelig gjelder, er det ikke måte på hvor langt vi kan strekke oss. Står det om å kapre en kontrakt og det gjelder egne arbeidsplasser vi så å si alle, uansett hvor lite sosial man er, vise seg som en så villig og egnet samarbeidspartner at valget kan fortone seg som riktig. Ingen ekspert har såpass «kontroll» at man kan hindre et feil valg, selv om menneskene i prosjektet trer frem.
En annen praktisk side er det jo at mange prosjekter haster. Forklaringen er i mange tilfeller at oppdragsgiver er kommet i gang senere enn det ideelle. Fagavdelingene/-personene har ikke meldt behov før «det brenner». Hvis da seleksjons- og kontraktfolkene trenger noen tid på å vurdere samarbeidsrelasjoner før de lar den avgjørende dommen falle, er det nok duket for et dilemma. Det må veies mellom hva en forsinkelse koster, og hva en smule bedre samarbeidsrelasjon vil tjene.
Ikke alltid team
Selvsagt kan prosedyrene endres. Man kan ta «samarbeidstesten» underveis – ta for seg de ulike tilbudene etter hvert som de kommer inn. Så kan vurderingene følge med inn i evalueringen. Der det er to- tre tilbud er det mulig det kan gå greit og ikke kreve så mye lenger tid frem til tildeling av kontrakt, men der det er 29 (svært, svært sjelden!) er det jo i praksis umulig – med mindre man har all verdens tid. En slik mulighet hører vi sjelden om.
I mange tilfeller dreier en åpen eller begrenset anbudskonkurranse seg ikke om noe prosjekt, men å få seg en lojal leverandør som kan være så mye av en «einstøing» at det halve kunne være nok, bare leveransene er 100% iht kontrakt. Kanskje kunne man da si at «samarbeidsrelasjoner» er prekontraktuelle vurderinger der det foreligger, etter oppdragsgivers skjønn, et behov.
Gjelder alle prosedyrene
Tja, kan hende. Med krav om at alle tilbydere skal inviteres til å vise frem de man legger ved CV for. Et slikt skjønn kan variere fra oppdragsgiver til oppdragsgiver, fra et prosjekt man har rimelig god tid på å forberede til der man innser at tiden er så knapp at bare «skal-krav» følges. Noen kan til og med mene at slik «arbeidsvurderinger» er uten verdi og kan droppes – der får ikke leverandører som mener de har en så utmerket gjeng å vise frem, benytte dette konkurransekortet.
Vi iler her til med å understreke at selv om vi har tatt for oss åpen og begrenset anbudskonkurranse i denne kommentaren, er utfordringen like stor i alle andre anskaffelsesprosedyrer også. Det er trolig ikke ofte at det foreslåtte teamet møtes med sine samarbeidspartnere på offentlig side underveis i prosessen, slik at de blir kjent og har følt hverandre «på tennene». Det er ledelse, salgsfolk, forhandlere osv. som stiller opp.
Likebehandling
Innvendingene kommer gjerne ved introduksjon av noe nytt, men viktig. Og det er gjerne de praktiske hensynene som dominerer denne delen av vurderingene av det nye. Og selvsagt viktige prinsipper som f.eks. likebehandling. En konkurrent kan lett få det for seg at en kollega som ligger godt an i konkurransen, har fremsnakket seg selv og sitt tilbud under et slikt innslag i en prosess. Mulighetene for noe slikt kan jo selvsagt åpne seg om man legger «besiktigelsen» som del av prosessen.
En mulighet i så måte kan muligens være å legge vurdering av samarbeidsrelasjonene inn i karenstiden. Som å si at «du får kontrakten dersom du et team som glir inn i den mest ønskelige form for samarbeid med oss». Hjertet i Anbud365s bryst får ikke en overdådig trangt til å hoppe av glede for den utveien.
Kommunikasjon og relasjoner
På samme måte som kommunikasjon er personlige relasjoner noe som er i bakgrunnen når det snakke som anskaffelsesprosedyrer, med mindre man sikter seg inn mot en «hoffleverandør» man kjenner godt. Som jo egentlige ikke skal telle, men som jo ligger inne hos noen av menneskene inne i en prosess i de konkrete vurderingenes. Man vet jo da hva man får, risikoaversjonen titter frem.
Vurdering av kommunikasjon og av menneskelige atferd – enkeltvis og i team med kjente og ukjente, er selvstendige vitenskaper. Ingen fra disse feltene er i dag generelt med i en anskaffelsesprosess, men burde være det. At det ville gi enda større muligheter for suksess er åpenbare. Her er det store mangler. Utfordringene er at de gode, konkrete verktøyene mangler. Og om noen slik likevel kan letes frem i en verktøykasse, er spørsmålet om bruken av de gjør så store endringer i positiv lei at investeringene i tid, folk og andre ressurser kan forsvare det.
Testes?
Om vi får disse problemstillingene opp på bordet, får en debatt, gjerne en utredning, skal Anbud365 være fornøyd. Og i særdeleshet om enkelte av landets mest avanserte anskaffelsesmiljøer tester ut noe slikt. At Stortinget skulle komme til å ofre en eller to setninger på temaet med oppfordring til regjeringen om å følge opp, ja, da …
Tro kan flytte fjell.
Bli den første til å kommentere på "De to vi savner"