Kunne ikke forutse kommunesammenslåingen; ok å utvide en avtale

Den første Kofa-saken som følger av de kommende kommune-sammenslåingene er avgjort. Nøtterøy og Tjøme kommuner som skal slås sammen til Færder kommune, utvidet en avtale som Nøtterøy kommune hadde til også å omfatte brukere fra Tjøme. Sammenslåingen må anses som en omstendighet Nøtterøy kommune ikke kunne forutse når den opprinnelige konkurransen ble kunngjort i 2008, konstaterte Kofa og avviste klagen som kom fra Tjømes leverandør av samme produkt.

Nøtterøy og Tjøme kommuner i Vestfold blir Færder kommune fra 1. januar 2018. Kofa-saken (2017/56) gjaldt anskaffelse av elektronisk kvalitetsstyringssystem til den nye kommunen. I forbindelse med kommunesammenslåingen tok Nøtterøy/Tjøme kontakt med den leverandøren som i dag har kontrakt med Nøtterøy kommune. Formålet var å høre hva denne leverandøren kunne bidra med når også brukere i Tjøme kommune skulle omfattes.

Ikke uventet kom det da klage til Kofa fra den leverandøren som Tjøme kommune i dag har. Oppdragsgiveren har brutt regelverket ved utvidelsen av kontrakten med valgte leverandør, het det i klagen.

Spørsmålet i saken

Ifølge Kofa er spørsmålet i saken bare det utgjør et brudd på regelverket å utvide omfanget av den eksisterende kontrakten mellom valgte leverandør og Nøtterøy kommune til også å omfatte brukere fra Tjøme kommune, som ledd i sammenslåingen av Nøtterøy og Tjøme kommune til det som fra 1. januar 2018 vil være Færder kommune.

Sammenslåingen med Tjøme kommune i 2018 må anses som en omstendighet Nøtterøy kommune ikke kunne forutse når konkurransen om kvalitetsstyringssystemet ble kunngjort i 2008, konstaterer Kofa. Oppdragsgiveren har også anført at den nye kommunen er avhengig av å ha et samlet elektronisk kvalitetssikringssystem. Dette har ikke klageren bestridt.

Strengt nødvendig

Klagenemnda legger derfor til grunn at det er strengt nødvendig for fullføringen av kontrakten med valgte leverandør, at den utvides til også å omfatte brukerne i Tjøme kommune.

De to kommunene har opplyst at Nøtterøy kommune har ca. 1760 brukere av det eksisterende kvalitetsstyringssystemet levert av valgte leverandør, mens Tjøme kommune har 460 brukere. Det anslås at omstillingskostnaden for etablering av et helt nytt elektronisk kvalitetsstyringssystem ville utgjort 2,5 til 3 millioner kroner. Det kan reises innsigelser mot dette anslaget – reduserte omstillingskostnader for brukerne i Tjøme kommune ved valg av klagers løsning synes for eksempel ikke hensyntatt, bemerker Kofa, og fortsetter:

Store besparelser

– Anslaget illustrerer likevel at det er forbundet store besparelser med å videreføre og utvide kontrakten med valgte leverandør. Forskriften § 2-1 (2) bokstav d) gir på denne bakgrunn adgang til å utvide kontrakten til også å omfatte brukerne i Tjøme kommune. Det er da ikke nødvendig å ta stilling til om utvidelsen av kontrakten representerer en vesentlig endring. Noe rom for å vurdere utvidelsen opp mot de grunnleggende kravene i 1999- loven §§ 1 og 5 er det heller ikke. Klagers anførsel fører derfor ikke frem.