Hvordan kan du som innkjøper bli en strategisk forretningspartner?

Av avdelingsdirektør Dag Strømsnes og seniorrådgiver Mona S. Andersen, begge avdeling for anskaffelser, Difi.

Får du virksomheten din med på å innføre kategoristyring, kan du gå fra å være «bare» innkjøper til å bli en strategisk forretningspartner.

Vi i Difi mener at en samlet strategisk håndtering av innkjøp gjennom kategoristyring, er et sterkt virkemiddel som virkelig kan bidra til verdiskaping. Bedre innkjøp sparer penger og kan bidra til å realisere din virksomhets øvrige mål og strategier. Vår erfaring er at kategoristyring kan passe for både små og store virksomheter, så lenge den praktiske innføringen tilpasses den enkelte virksomhet. Tysvær kommune og Skatteetaten er gode eksempler på nettopp det.

Hvorfor kategoristyring?

Ansvaret for strategisk viktige innkjøp ligger ofte hos linjelederne i offentlige virksomheter. Disse lederne har ofte for lite tid eller kunnskap til å kunne ta rollen som strategisk innkjøper. Effektive innkjøp krever både operativ og strategisk kompetanse, kjennskap til behov i hele virksomheten, kunnskap om leverandører, regelverksforståelse og kommersiell forståelse. Kategoristyring hjelper deg å ivareta alt dette ved at beslektede innkjøp samles og styres av tverrfaglige team.  

Hva er kategoristyring?

Kategoristyring innebærer å samle beslektede innkjøp i kategorier – for eksempel IKT, transport, bygg osv. Hver kategori koordineres av en kategoriansvarlig som er spesialist på «sin» kategori og dermed kan utnytte markedets muligheter for å dekke virksomhetens behov, og ikke minst redusere kostnadene. I praksis innebærer kategoristyring:

• å dele opp innkjøpsporteføljen i kategorier for å analysere og få bedre innsikt i virksomhetens behov, på tvers av enheter og markedets muligheter
• å organisere roller og ansvar slik at innkjøpene gjøres på tvers av seksjoner og avdelinger
• å innføre styringsmekanismer som gjør at man kan følge utviklingen innenfor de ulike kategoriene

Kategoristyring bidrar til å løfte anskaffelser fra en tradisjonell «skaffefunksjon» til å bli en forretningspartner i virksomheten. 

Hvorfor lederforankring?

Ingen enkelt innkjøper kan innføre kategoristyring alene uten solid forankring hos ledelsen. Kategoristyring handler om å gi noen mandat til å samle ressurser for å utarbeide helhetlige innkjøpsstrategier for virksomheten, sette mål for gevinster og jobbe tett mot markedet for å få innsikt i mulighetene. Kategoristyring setter krav til samordning av behov og styring på tvers av linjeorganisasjonen. En innkjøper kan ikke gjøre jobben alene, men er avhengig av linjeledere som er villig til å samordne behov og tenke nytt om løsninger.

Kategoriteam er tverrfaglighet

Ved kategoristyring må du opprette tverrfaglige kategoriteam som representerer både budsjettansvarlige, brukerbehov, fagekspertisen og det kommersielle innkjøpsfaget, og som ledes av en kategoriansvarlig. Kategorilederen kan enten være plassert i en innkjøpsenhet eller være en person i linja, avhengig av hvor mye ressurser virksomheten har på innkjøp. Kategoriteamene utarbeider og legger til rette for implementering av kategoristrategier og handlingsplaner.

Kategoristrategi ivaretar strategiske behov

En kategoristrategi utvikles på grunnlag av flere problemstillinger:

• Langsiktige behov i virksomheten. Vil dagens avtaleportefølje innenfor kategorien dekke framtidige behov? Kan behovene dekkes på en annen måte? Er behovet faktisk reelt?
• Hvor viktig er kategorien, for eksempel IKT-innkjøp, for virksomheten? Finnes det et velfungerende marked med leverandører som kan tilby tjenester til en konkurransedyktig pris? Hva koster det å sette ut tjenesten sammenlignet med å utøve den selv? Disse vurderingene gir en sourcingstrategi for virksomheten.
• Utvikling i leverandørmarkedet- for eksempel teknologisk utvikling. Det er viktig å kartlegge trender og gjøre vurderinger ut i fra dette.

Les mer om kategoristyring på anskaffelser.no eller kontakt seniorrådgiver Mona Stormo Andersen om du ønsker veiledning for å komme i gang med kategoristyring.

2 eksempler: