Trekløver-forsett for kunngjøring og tilbudsfrist på sommeren

(En Anbud365-kommentar) Nå er det ikke, av forståelige grunner, tid for nyttårsforsett i juni. Likevel, hadde det vært spenstig om følgende trekløver av forsetter kunne la seg realisere fra og med i år:

• ingen tilbudsfrist ila sommerferien uten at det er en kompetente som kan svare på spørsmål underveis
• tilbudsfrister som sikrer beroligende ferieavvikling både hos oppdragsgiver og leverandørmarkedet
• tilbudsfrist først når hele evalueringsteamet er tilbake fra ferie og det ikke lenger er «midt i ferien»

Vi sjekket i dag, medio juni, på Doffin om det var mange med tilbudsfrist i perioden 1. juli t.o.m. 1. august. Ni kunngjøringer var registrert, alle med kunngjøringsdato såpass lenge forut at spesielle problemer med tilknytning til ferieavvikling ikke var åpenbare. Men om aktuelle leverandører venter til nær tilbudsfrist, kan det i sluttfasen være at kontaktperson hos oppdragsgiver er på ferie og dermed kan det oppstå problemer med å få svar på spørsmål i siste liten.

På den annen side var undersøkelsen på Doffin oppmuntrende. Kanskje kan det være av verdi å skrive noen ord om ferier, kunngjøringer og tilbudsfrister. God timing, med andre ord. Kanskje kan dette igjen føre til at noen oppdragsgivere finner løsninger som balanserer hensyn til leverandører, brukere, virksomheten og innkjøper med ferietid og – behov. Med andre ord setter kvalitet i anskaffelsen høyt.

Tilbudsfrist

Hovedregelen er at fristen for mottak av tilbud/forespørsler om å delta skal være minst 30 dager regnet fra den dagen den alminnelige kunngjøringens endes TED-databasen. Så er det enkelte andre frister, unntak mv., alt i kapittel 20 i anskaffelsesforskriften. Viktig å merke seg er at det står «minst».

Opp gjennom årene har dette med tilbudsfrist i sommerferien stått på dagsordenen rett før og rett etter ferien. Det er ikke bare i Norge, i fjor var det mye styr i Danmark om det samme. Temaet har flere fasetter.

Det er de som spør om hvorfor det skal være tilbudsfrist midt i sommerferien når så vel innkjøper som bruker hos oppdragsgiver ikke samtidig er på jobb igjen før medio august. Da blir jo likevel ikke noe gjort, heter det, med tilbudene før lenge etter at de er innlevert – elektronisk fra nå av. Kanskje kan man kunngjøre og sette fristen til medio august i stedet for slutten av juli dersom ferieavviklingen hos oppdragsgiver tilsier det? I forskriften, minner vi om, står det «minst».

Frister i ferien

Frister som løper i ferietiden utfordrer også på annen måte. Ofte er det slik at siste hånd på tilbud blir lagt rett før fristens utløp. Det kan man kritisere og si at leverandørene burde være tidligere ut. På den annen side dukker det gjerne opp spørsmål, og det kan ha sine sider om man har levert tilbud og ikke tatt konsekvensen av et viktig svar før fristutløpet.

Både hos oppdragsgiver og i leverandørmarkedet er det mange som tar og fortjener kortere eller lengre ferier. Mange røster mener det er klokt å samle slikt innenfor en relativt kort periode fremfor å spre ferieavvikling over hele året. For en leverandør som har fått en interessant kunngjøring i fanget rett før ferien innledes, kan det fortone seg annerledes. Særlig når han tar kontakt med oppdragsgiver og får vite at det for tiden er ferie og ingen til å besvare spørsmålet før om mange dager – enn si uker. En løsning er da å ta med seg dette på ferie og jobbe når oppdragsgivers svar kommer.

Trenger ferie

Dette er neppe en situasjon som er fristende. Folk hos leverandørene trenger også ferie, puste ut og lade batterier. Hvis en kunngjøring kommer overraskende, kan det komme på tale å forskyve ferien – hvis mulig. Ikke sikkert at familien, der slik er til stede, blir overvettes begeistret. Men hva skal man gjøre, da? Inntekter og oppdrag er viktig og det offentlige er sikre betalere …

Denne årlig tilbakekommende problemstillingen kan neppe regelløses. Men i lys av den stadig stigende begeistring og nytte det er å ha dialog mellom leverandører og oppdragsgivere, skulle det ligge godt an til å finne konkrete løsninger til beste for begge parter. Ett tips er å varsle om sine kommende kunngjøringer i så lang tid i forveien at aktuelle leverandører kan innfase nøkkelpersonenes ferier i god tid og slik at man unngår irritasjonsmomentene.

Finn løsningene!

En annen mulighet, som ikke utelukker den først nevnte, er å forsikre seg om at det alltid er en på det offentlige kontoret som kan svare på spørsmål fra ivrige og potensielle tilbydere. Det handler om planlegging. Så minner vi igjen om at tidsfristene er omtalt i forskriften med ordet «minst», m.a.o. kan man altså vurdere lengre frister for å sikre ferieavvikling og kompetente svar. Og det finnes sikkert mange andre muligheter. Finn dem!