Helseforetakenes egen evaluering: 11 læringspunkter fra ambulansefly-anskaffelsen

Anskaffelsen var grundig og «etter boka», likevel er det 11 læringspunkter å ta med seg videre til neste gang man eventuelt skal konkurranseutsette luftambulanse-tjenesten. Slik kan evalueringen av anskaffelsen av ambulansefly-tjenesten i regi av de fire regionale helseforetakene oppsummeres. Nå foreligger evalueringsrapporten, som står på kartet til styremøtene i disse helseforetakene i disse dager – før den sendes Helse- og omsorgsdepartementet.

Helse Vest RHF fikk ansvar for å gjennomføre en evaluering av prosessen med anskaffelse av ambulanseflytjenester på vegne av de tre andre regionale helseforetakene.  Evalueringen omfatter anskaffelsens strategi-, oppstart-, konkurransedokument- og gjennomføringsfase. Etterlevelse av rettsregler som regulerer offentlige anskaffelser er ikke vurdert, fremgår det av sakspapirene for styremøtene.

Grundig anskaffelsesprosess

Undersøkelsen viser at Luftambulansetjenesten gjennomførte en grundig anskaffelsesprosess. Anskaffelsen fulgte en metodikk som har vært benyttet tidligere i sammenlignbare anskaffelser og det ble utarbeidet en detaljert tidsplan for anskaffelsesprosessen, samt prosjektplan som angir konkrete mål og suksesskriterier for anskaffelsesprosjektet. Anskaffelsesprosjektet er gjennomført i samsvar med disse planene og den anskaffelsesstrategi som ble vedtatt for anskaffelsen. Det ble etablert en prosjektgruppe og en styringsgruppe for anskaffelsen.

Anskaffelsesprosjektet ble i all hovedsak tilført tilstrekkelige ressurser, og det er ikke indikasjoner på at manglende kapasitet eller kompetanse har hatt vesentlig negativ effekt på kvaliteten av konkurransegjennomføringen. Anskaffelsesprosessen er godt dokumentert og det er transparens når det gjelder vesentlige beslutninger som er fattet i løpet av anskaffelsen.

11 læringspunkter

Likevel, det er læringspunkter, og i rapporten fra evalueringen er de listet opp – for oppfølging av aktører med ansvar i forbindelse med kommende anskaffelser av luftambulansetjenester:

• Utfordringer og muligheter forbundet med konkurranseutsetting av luftambulansetjenester må utredes i god tid før neste anskaffelse skal skje.
• Alle aktørers roller og ansvar må tydeliggjøres i planleggingen av anskaffelsesprosessen. Dette gjelder også eiere og styret for Luftambulansetjenesten HF. Rollen som styringsgruppe bør holdes adskilt fra styrets ansvar. Styringsgruppe for anskaffelsen bør settes sammen basert på kompetansekriterier.
• Tidsplan for anskaffelsesprosessen må fastlegges så tidlig som mulig. Det må sikres nødvendig tid for forankring av anskaffelsesstrategi og kvalitetssikring og sluttføring av kravspesifikasjon.
• Strategiske valg og konsekvenser av kravspesifikasjon skal belyses og kvalitetssikres kostnadsmessig.
• Anskaffelsens kompleksitet må reflekteres i helhetlige risikovurderinger gjennom alle faser, fra strategiutforming til implementering av ny leverandør. Risikovurderinger forankres i styringsgruppen og forelegges styret for luftambulansetjenesten HF og eierne.
• Følgene av valg med hensyn til om det skal legges til grunn virksomhetsoverdragelse eller ikke i forbindelse med anskaffelsen må utredes grundig i en risikokontekst i strategifasen av anskaffelsen. Herunder må risiko for å miste verdifull og kritisk kompetanse og erfaring vurderes særskilt.
• Alle juridiske vurderinger skal dokumenteres skriftlig.
• Kontraktsutformingen må søke å forbygge at operatører ved et skifte ikke kommer i en situasjon hvor utenforliggende forhold vanskeliggjør kontraktsoppfyllelse for partene.
• Anskaffelsesdokumentene (kontrakten) må underbygge forutsetningen om samarbeid mellom avtroppende og påtroppende leverandør. Det må videre legges vekt på incitament og/eller sanksjonsmuligheter for avtroppende og ny leverandør ved overføring av oppgaver, spesielt for samfunnskritiske funksjoner, herunder opplæring/overgang av personell.
• Ved operatørbytte må det legges til rette for gradvis utfasing/innfasing av ny operatør gjennom en lenger periode.
• Flere leverandører av tjenestene ville kunne virke risikoreduserende. Den vedtatte base- og flystruktur bør vurderes slik at tilbud kan inngis for en tjeneste med flere leverandører.