Sykehuset i Vestfold valgte konkurransepreget dialog ved anskaffelse av laboratorieautomasjon. Ingen tvil om at dette er en meget krevende form for anbud, ikke minst tidkrevende for både oppdragsgiver og tilbyder. Hele anbudsprosessen varte ett og et halvt år fra oppstart til valg av løsning. De endte opp med åtte leverandører i prosessen, og det ble avholdt tre dialogmøter med hver av dem, dvs. 24 dialogmøter. Men i mål kom de. Ett av målene med avtalene med leverandører var reduserte driftskostnader. Det målet er definitivt innfridd.
– Anskaffelse av laboratorieautomasjon er kompleks, den ville inkludere design og innovative løsninger og vi mente vi var avhengig av innspill fra markedet for å få til en god løsning for Sykehuset i Vestfold, heter det i artikkelen. Derfor valgte vi anbudsformen «Konkurransepreget dialog», som innebærer at oppdragsgiver og tilbyder konkretiserer behov og krav gjennom dialog, før endelig konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon sendes ut.
Meget krevende form for anbud
Hun konstaterer at de ikke er noen tvil om at dette er en meget krevende form for anbud, ikke minst tidkrevende for både oppdragsgiver og tilbyder. Hele anbudsprosessen varte ett og et halvt år fra oppstart til valg av løsning. De endte opp med åtte leverandører i prosessen, og det ble avholdt tre dialogmøter med hver av dem. Det var krevende forberedelser og etterarbeid i forbindelse med disse møtene, og grundige referater som ble signert av begge parter, ble utarbeidet. – Selv om referatene var ressurskrevende å skrive, har vi fått igjen for dette i ettertid ved å kunne henvise til referatene ved uenigheter med leverandørene, skriver Vindal Ness.
Det er fare for å trå feil i regelverket i en slik prosess, så de valgte å investere i juridisk bistand som hadde erfaring med konkurransepreget dialog. Tildelingskriterier og andre viktige forutsetninger må fremgå ved innbydelse til dialog med leverandørene. Det skal være åpenhet og likebehandling, det vil si samme informasjon til alle. Konfidensialitet med henhold til leverandørene er viktig, og det skal være reell konkurranse til slutt.
Seks delområder
– Vi valgte å dele anbudet inn i seks delområder, med vekting relatert til totalløsning. For hvert delområde skulle totalkostnad telle 30 %, funksjonsmessige egenskaper 50 % og «Generelt» (som bygg, miljø, HMS, opplæring, IKT) 20 %, fremgår det av artikkelen. En viktig forutsetning var at alle delområdene måtte passe sammen. Etter evaluering av alle krav i kravspesifikasjonen ble kombinasjonen med høyest totalscore valgt. Med så mange delområder og mange leverandører, var det et stort stykke arbeid som ble nedlagt i utarbeidelse og evaluering av kravspesifikasjonene. Likevel er vi sikre på at dette ga det beste resultatet for oss.
Gjennom hele anskaffelsen var det stort fokus på ansattes arbeidsmiljø. Mye tid ble dessuten brukt på utforming av selve automasjonsløsningen, både innad i prosjektgruppen og sammen med leverandørene. Den totale kostnadsrammen i prosjektet var på ca. 50 millioner kroner, og ca. halvparten gikk til ombyggingskostnader.
Reduserte driftskostnader
– En så omfattende investering gir forventinger om gevinster, og dette ble vi utfordret på gjennom hele prosessen. Vi på laboratoriet var tydelig fra dag én om at vi ikke gjorde dette for å kutte stillinger og antall hoder i avdelingen. Et annet mål var at nye instrumenter og nye avtaler med leverandører skulle gi reduserte driftskostnader. Dette målet er definitivt innfridd. Vi inngikk avtaler med alle leverandørene om pris per utgitt prøvesvar, det vil si en fastpris per analyse, og vi får månedlige fakturaer etter antall analysesvar som er rapportert ut, heter det i artikkelen i Bioingeniøren til avdelingssjef Marianne Vindal Ness ved Sentrallaboratoriet | Sykehuset i Vestfold.
Bli den første til å kommentere på "Valgte konkurransepreget dialog, gjennomførte 24 dialogmøter på halvannet år"