Innkjøp må inn helt fra starten når noe skal kjøpes

Det er av største betydning for å oppnå kostnadsbesparelser og å få de beste leveransene at innkjøpsfunksjonen er med helt fra starten av i en anskaffelsesprosess. Det var budskapet fra KPMG-direktør Svein-Egil Hoberg, som er styreleder i NIMA Utdanning AS, ved åpningen av NIMA-dagene.

I sitt innledningsforedrag på NIMA-dagene la Hoberg vekt på betydningen for en innkjøpsfunksjon å satse på relasjonsbygging. Det er viktig, sa han, å benytte IKT og andre former for kommunikasjon for å synliggjøre hva som er og skjer i verdikjeden. Dermed får man kunnskap som gjør at man kan reagere raskt ved behov for å tilpasse seg eventuelle endringer i marked og etterspørsel. Det er viktig enten man er på innkjøper- eller kundesiden.

Integrert planlegging mellom innkjøp, forsyning og logistikken skaper et samspill som kan fungere godt når man skal ha kontroll med leverandørkjeden, fremholdt han. Det normale nå er nemlig endring, og da må an ha oversikt for å kunne gjøre de rette grepene.

Fersk undersøkelse

Av en fersk KPMG-undersøkelse blant nordiske innkjøpsledere fremgår det at innkjøpsfunksjonen bruker mest tid på administrative oppgaver. Det gjelder administrasjon av kontrakter, forhandlinger, inngå kontrakter, revidere leverandører etc.

Det å styre behov, krav og spesifikasjoner tar forholdsmessig mye mindre av tiden. Det er, understreket Hoberg, viktig at innkjøpere på et tidlig tidspunkt involverer seg i arbeidet med å definere behov, strategiutforming, utvikle behovsstyring. Altfor ofte kommer innspill som bestemmer veien videre, fra andre – innkjøpsfunksjonen er ikke deltaker. Det er av største betydning for å oppnå kostnadsbesparelser og å få de beste leveransene at innkjøpsfunksjonen er med helt fra starten.

Evnen til å håndtere endringer oppleves, viser undersøkelsen, som den viktigste utfordringen i fremtiden. Hovedpoenger blir da å satse på endringsarbeid, nettverksbygging og det å skape mekanismer for å holde seg orientert om hva som skjer i markedene – alternativer til eksisterende leverandører, innovasjoner etc. For virksomhetsledere er de mest sentrale IKT-investeringene i fremtiden innkjøpssystemer og systemer for integrert planlegging.

Best mulig kompetanse

Lederne er opptatt av best mulig kompetanse på innkjøp, derfor er de opptatt av å outsource bl.a. innkjøpsområdet. IT og regnskap/administrasjon er fremdeles øverst på sten, men innkjøp er nr. 3. Grunnen til det er at besparelser som oppnås i innkjøp, raskt iser seg på bunnlinjen. Ved å gå inn på de enkelte kategoriene, sa Hoberg, kan man raskt oppnå betydelige besparelser. Det er viktig å synliggjøre dette.

I tillegg til kostnads- og kapitalrasjonalisering, rettet han søkelyset mot risikohåndtering, samfunnsansvar og teknologiutviklingen som de viktigste fokusområdene for innkjøpere. På risikoområdet viser en undersøkelse i regi av den tyske forsikringsgiganten Allianz at frykten for avbrutte leveranser er det virksomhetsleder frykter mest. Det er, poengterte Hoberg, nødvendig at innkjøpere kartlegger risikoen, og avklarer hvordan man skal håndtere den.