Kritisk blikk på IKT-anskaffelser (II): Kjenner man ikke behovene, må det gå galt

Når sentrale myndigheter vedtar en prosess for teknologiutvikling for de fire største universitetene uten å kjenne behovene, må det gå galt. Man kan alltid håpe på at ting går seg til. Det finnes imidlertid ingen kjente virkemidler for universitetene for å få anskaffelsen på rett kjøl. Forholdet mellom DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) og universitetene mangler en kontrakt. Det viktigste virkemiddelet en innkjøper har når anskaffelsen er gjennomført for å sikre behovet, er en signert kontrakt.

Anbud365.no – i samarbeid med tidligere innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo, Jacob Landsvik – nå spesialrådgiver i Ressurser på avveie AS, ønsker å belyse noen offentlige teknologiprosjekter som av en eller annen grunn ikke har gått som forventet. Vi tillater oss i artikkelserien å stille noen kritiske spørsmål om man har basert seg på kunnskap som har gått ut på dato? Spørsmål om man har husket å involvere samtlige i en anskaffelsesprosess som er viktige interessenter og bidragsytere? Spørsmål om man har evnet å bruke standarder og standardisering som en grunnleggende forutsetning for utvikling av ny teknologi? Om virksomhetsledelsen har maktet å involvere innkjøperen tidlig nok i anskaffelsesprosessen.

Dette er 2. artikkel i Anbud365s serie om IKT-anskaffelser, den første publiserte vi mandag 14. november. 3. artikkel kom tirsdag 22.november, den fjerde 24.november, og den femte 1. desember.

Det nye lønns- og økonomisystemet til Universitetet i Oslo (UiO) ble kraftig kritisert i et møte i universitetsstyret nylig. Lite effektiv økonomistyring, svekket internkontroll og ekstraordinær arbeidsinnsats, rapporterte universitetets internkontroll. Ikke mulig å gjennomføre kontroll av sikkerheten, drive internkontroll eller utføre revisjoner av det nye systemet, konstaterte revisjonsdirektøren. De fire største og ledende universitetene i landet, deriblant UiO, fikk beskjed fra Kunnskapsdepartement om å innføre systemløsningen fra Unit4 som omfatter økonomi og lønn fra SAP. En planlagt og igangsatt anskaffelsesprosess ble avbrutt og overtatt av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring v/Regnskapsdivisjonen og Lønnsdivisjonen.

Ble kalt en katastrofe

Det er snart 2 år siden Universitetet i Bergen gikk over til Unit4 sitt lønns- og økonomisystem. Utfordringene har vært formidable og gjengitt en rekke ganger i Khrono, Uniforum og Anbud365. Utfordringene er fremdeles store, ikke minst fordi løsningen ikke inneholdt en helhetlig behov – til betalingsprosess som 3 av universitetene hadde benyttet siden 2009. Ja, to av universitetene hadde til overmål mottatt nasjonal digitaliseringspris og pris for god styring i perioden 2014 – 2016 for den tidligere løsningen. Man skulle dermed tro at det skulle være unødvendig å påtvinge virksomhetene en ny løsning og spesielt en løsning som ble kalt en katastrofe ved innføring i januar 2021 og som på vesentlige områder fremdeles ikke virker tilfredsstillende.

Det er med stor undring Anbud365 registrerer sentrale myndigheters instruksjonsiver. Det kan virke som om den er helt løsrevet fra kunnskap om behovene som skal dekkes hos de ulike virksomhetene og den aktuelle situasjonen innenfor lønns- og økonomiområdet til de samme virksomhetene. Store deler av behovsdekningen og aktuell situasjon finnes ved å lese Riksrevisjonens årlige rapport, Dokument 1 om de samme organisasjonenes tilstand på lønns- og økonomiområdet. Likeledes kunne Kunnskapsdepartementet lest Stortingsmelding 22 (2018–2019) «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser», side 141 hvor DFØ, tidligere DIFI, skrev: «Universitetet i Oslo (UiO) har jobbet med å forbedre sine anskaffelsesprosesser gjennom digitalisering i en årrekke. UiO har drevet digitaliseringsarbeidet med klare mål for følgende deler av anskaffelsesprosessen:

• innføring av ehandel – bestillingssystem
• innføring av verktøy for kontraktsadministrasjon (KAV)
• innføring av verktøy for konkurransegjennomføring (KGV)
• innføring av verktøy for kontraktsoppfølging som blant annet skal bidra med å forebygge/avdekke arbeidslivskriminalitet
• Innføring av system for innkjøpsanalyse, herunder blant annet automatisk kontroll av at pris i fakturaene er i samsvar med pris i kontrakten
• innføring av automatisk behandling av repetitive fakturaer som husleie, abonnement m.m.

Med innføring av nytt rapportsystem hvor innkjøpsrapporter er tilgjengeliggjort for alle ansatte i tillegg til god risikostyring og systematisk arbeid med forbedringer har UiO oppnådd betydelige resultater på å effektivisere hele anskaffelsesprosessen. UiO mener at endret atferd i organisasjonen har gitt kvantifiserbare besparelser på 182 millioner kroner i løpet av de siste seks årene, hvor 39 millioner er effektivisering i seksjon for innkjøp og 143 millioner i besparelser på bedre avtaler.»

Trolig ikke egnet for gjenbruk

Anbud365 håper for fremtiden at slike departementale stunt kan unngås. En grundig studie av virksomheters aktuelle situasjon kan gjøres ved en gjennomgang av Riksrevisjonens glimrende databank i form at rapporter i bl.a. Dokument 1. Universitetene har i de nesten to årene siden innføringen av Unit4 på lønns- og økonomiområdet brukt et ukjent antall timer i form av ekstra ressurser både gjennom kjøp av vikarer og til dels gjennom kjøp av relativt dyrt innleide konsulenter. I så måte er teknologiutviklingen på lønns- og økonomiområdet ved de fire største universitetene ikke preget av hverken tidlig involvering, oppmerksomhet mot virksomhetsutvikling som inkluderer lover/forskrifter, organisering, kompetanse, prosesser og systemstøtte, slik PhD Svein Tore Kristiansen, Director i Business Consulting, Sopra Steria skrev tidligere i år i Stat og styring: «Nye samarbeidsmodeller mellom offentlige etater og private virksomheter kan skape forutsetninger for at IKT-tjenester som produseres for en sektor kan gjenbrukes av andre. Den lanserte løsningen fra Kunnskapsdepartementet, iverksatt av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring er trolig ikke egnet for gjenbruk av andre.

Man kan alltid håpe på at ting går seg til. Det finnes imidlertid ingen kjente virkemidler for universitetene for å få anskaffelsen på rett kjøl. Forholdet mellom DFØ og universitetene mangler en kontrakt. Det viktigste virkemiddelet en innkjøper har når anskaffelsen er gjennomført for å sikre behovet, er en signert kontrakt. Etter hva Anbud365 erfarer finnes det fremdeles ingen skriftlig kontrakt som regulerer forholdet mellom DFØ og universitetene i det såkalte BOTT-samarbeidet. Et av de viktigste elementene i lov og forskrift er nettopp kravet om skriftlighet også en skriftlig kontrakt. Det er ganske utrolig at avtaleforholdet fremdeles ikke er avklart snart to år etter at den såkalte leveransen ble en realitet. Ikke rart at NTNU som siste universitet på løsningen setter beredskap som gjør dem foreberedt på de fleste eventualiteter.