En tilbyder skal vokte seg vel å skrive inn i sitt tilbud noe som oppdragsgiveren ikke har spurt om. En fersk kjennelse i danske Klagenævnet for Udbud gir illustrasjon på dette. Her var det valg av formuleringer som sterkt bidro til at «ekstra-merknadene» ikke ble oppfattet som forbehold i klagesaken. Slike merknader vil neppe heller telle positivt ved evaluering av tilbudet – i beste fall være uten betydning, i verste at tilbudet blir avvist.
Saken for Klagenævnet handlet om klage på en kontraktstildeling. Det fremgikk av det vinnende tilbudet at det skulle benyttes et prosjektledelsessystem, der et risikostyringsverktøy inngikk. I tilbudet hadde konkurransens vinner beskrevet ulike risikoforhold, som klagerne mente kunne se ut som et forbehold. Risikoidentifikasjon var hverken et under- eller delkriterium i anskaffelsen, slik at klageren her mente at det var tale om et forbehold til selve prosjektets tidsplan – et grunnleggende element i anskaffelsen.
Klagenævnet kom imidlertid til at det ikke var tale om et forbehold for tidsplanen eller en form for ansvarsfraskrivelse fra vinnerens side. Formuleringene var slike, heter det, at de ikke kunne forstås som annet enn omstendigheter og forhold som vinneren hadde tatt høyde for i sin planlegging for å kunne begrense risikoen forbundet til prosjektet.
Problemstillingen
Det danske advokatfirmaet Bird & Bird skriver i en kommentar til kjennelsen at problemstillingen dreier seg om en tilbyders bemerkninger til forhold i et konkurransedokument som en oppdragsgiver ikke har bedt om en beskrivelse av.
Tilbydere, heter det, bør være forsiktige med å komme med slike merknader, da de kan innebære en forutsetning for tilbudet, som konkurransedokumentet ikke legger opp til, eller et forbehold overfor innholdet i konkurransegrunnlaget, bl.a. et grunnleggende element. Dessuten er det en risiko for at andre tilbyder, som i Klagenævnets sak, klager med påstand om annullering av tildelingsbeslutningen.
Ikke vekt i evalueringen
Samtidig kan neppe en oppdragsgiver tillegge slike ikke-etterspurte opplysninger positiv vekt i sin evaluering, og da vil opplysningene i beste fall kunne være uten betydning for vurderingen av tilbudet, men i verste fall medføre en avvisning av tilbudet. En bedre løsning for tilbyder er det nok hvis man gjennom spørsmål-/svarmuligheten før konkurransen får avklart om hva slags opplysninger han måtte være i behov av å ta med.
Advokatfirmaet peker på at Klagenævnet i den konkrete kjennelsen indikerte at tilbyderen gjerne må identifisere risikoforhold og komme med forslag til forebyggende handlinger selv om oppdragsgiveren ikke har bedt om noe slikt. Men da må identifiseringen være en eksisterende del av det aktuelle prosjektledelsessystem. Selve bruken av formuleringer i dette tilbudet er også av stor betydning, heter det, fordi, som Klagenævnet fremhever, de kan ikke forstås som annet enn omstendigheter og forhold som vinneren av konkurransen hadde tatt høyde for i sin planlegging.
Bli den første til å kommentere på "Kunne blitt avvist, skrev inn opplysninger som ikke var etterspurt"