Undersøkelse (V): Automatisk gjenbruk av data henger etter

4 av 10 offentlige virksomheter enten ikke vet om de gjenbruker data eller har automatisk gjenbruk av data. Dette er en utfordring for å nå målet om en heldigital anskaffelsesprosess ila 2024, konstateres det i rapporten fra 2020-utgaven av modenhetsundersøkelsen i regi av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Undersøkelses-resultatet her kan være et tegn på lav modenhet og kunnskap om gjenbruk av data. Resultatet tyder også på at det er svært begrenset med gode grensesnitt mellom de ulike digitale verktøy.

Anskaffelsesprosessen skal være heldigital i løpet av 2024. I 2020 er digitalisering det område hvor virksomhetene scorer seg lavest, sammenlignet med de andre indikatorene. Det er spesielt gjenbruk av data som trekker ned modenheten. Digitaliseringen synes å ha kommet omtrent like langt blant de ulike virksomhetstyper med unntak av fylkeskommunene som ligger et hestehode foran.

Nesten alle virksomheter bruker lovpålagt konkurranse-gjennomføringsverktøy (KGV). Det viser at bruk av lov og forskrift, ser ut til å ha en positiv effekt, og kan indikere at flere obligatoriske krav kan bidra til en raskere digitalisering, ifølge rapporten fra modenhetsundersøkelsen i 2020.

Potensial for effektivisering

En digital bestillingsløsning med varemottak og matching mot faktura er eksempler på prosesser med potensial for ressurseffektivisering. I tillegg vil et forbedret grensesnitt mellom KGV og KAV bidra til effektiv kontraktsoppfølging med gjenbruk av data. Når det gjelder KGV viser en oversikt i undersøkelsesrapporten at de langt fleste alltid benytter KGV. Mange oppgir også at de ofte benytter digitale verktøy ved bestilling.

Digitale verktøy ved varemottak, automatisk faktura mot bestilling og ved kontraktsoppfølging benyttes noen ganger, ifølge undersøkelsen. Bruk av forbruksanalyse basert på faktura-data gir god ledelsesinformasjon, men scorer lavest i 2020.

Økt bruk av funksjonalitet

Hvor stor effektiviseringseffekt man får av digitale verktøy, avhenger av i hvilken grad man benytter seg av tilgjengelig funksjonalitet i konkurransegjennomføringen. Svarene i undersøkelsen viser at det er et potensial for økt bruk av tilgjengelig funksjonalitet.

Undersøkelsen viser også at det er forskjeller blant virksomhetstypene, hvor fylkeskommunene stort sett bruker digital funksjonalitet hyppigst. De statlige virksomhetene ligger litt etter, bortsett fra på funksjonalitetene eSignering og eBevis (En av KGV-leverandørene hadde ikke implementert eBevis-tjenesten på målingstidspunktet).

Automatisk gjenbruk

Undersøkelsen viser at det er svært begrenset med gode grensesnitt mellom de ulike digitale verktøy. Det er mest vanlig å ha automatisk gjenbruk av data mellom konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV). Her sier nesten 50% av virksomhetene at de har automatisk gjenbruk av data.

Det er 12% som ikke vet om de gjenbruker data. I tillegg sier 27% at de ikke har automatisk gjenbruk av data. Samlet er dette en betydelig andel, og tilsvarer 39%. Det kan være et tegn på lav modenhet og kunnskap om gjenbruk av data. Dette er en utfordring for å nå målet om en heldigital anskaffelsesprosess ila 2024.

Knytte til en digital rolle

Skal potensialet i de digitale verktøyene bli tatt ut, er det av stor betydning at de enkelte aktivitetene i prosessen blir knyttet til en rolle. Dette er viktigere i den digitale verden enn i den manuelle papirbaserte. Resultatene viser at mange har tilpasset arbeidsprosessen, men at det fortsatt er et potensial for mer tilpasning. Fylkeskommune skiller seg ut ved at 63% har roller definert opp mot en digital arbeidsprosess.

De største barrierene for å oppnå en god digital prosess i kommunene er kompetanse/opplæring (63,3%), tid og ressurser (50%), ledelsesforankring, -fokus og – prioritering (46,9%) og kvalitet på digitale verktøy (45,9%). Det er de samme barrierene so topper listen for statlige virksomhetene, bare i en litt annen rekkefølge. Her er tid og ressurser den største barrieren (47,3%), fulgt av kompetanse/opplæring (46,5%), kvalitet på digitale verktøy (42,6%) og ledelsesforankring, -fokus og – prioritering (31,8%)

Om undersøkelsen

Modenhetsundersøkelsen i regi av DFØ er en kartlegging av hvordan offentlige anskaffelser er organisert og gjennomføres. Undersøkelsen er strukturert etter seks områder som er sentrale i arbeidet med innkjøp i offentlig sektor: Samarbeid og prosess, kompetanse og kapasitet, klima og miljø, styring og ledelse, innovasjon og digitalisering. Datainnsamlingen ble gjennomført ved bistand fra konsulentfirmaet Rambøll Management Consulting. Ny undersøkelsesrunde planlegges i 2022. Svarprosenten har utviklet seg fra 12% i 2012, via 15% i 2017, 30% i 2018 til 52% i fjor. Høyest svarprosent i 2020 hadde fylkeskommunene med 80%, så kommunene 55%, staten 65% og offentlige selskap/foretak 32%.