– Versjonen UiB fikk levert 1.1.2021 var dessverre langt fra i tråd med avtalt. Sitatet er hentet fra et dokument administrasjonen ved Universitetet i Bergen (UiB) har formidlet til sitt styre. Det dreier seg om systemet (Unit4 ERP) som på sikt er tenkt innført i en rekke statlige virksomheter etter hvert – i regi av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Oppstarten har vært mer utfordrende enn forventet, heter det, og utfordringene har ikke latt vente på seg: F.eks. er en kartlegging av hele innkjøperorganisasjonen som skulle vært gjennomført i 2020, utsatt.
Arbeidet med profesjonalisering av innkjøpsorganisasjonen har vært et fokusområde i UiB over flere år. I 2020 ble det i BOTT-samarbeidet etablert standardiserte roller og prosesser innen hele økonomiområdet deriblant prosessen for behov til betaling. BOTT-samarbeidet er mellom UiB, Universitetet i Oslo, Universitet i Tromsø og NTNU i Trondheim.
Planlagt kartlegging utsatt
Grunnet en noe forsinket implementering av nye løsninger fra DFØ, vil denne prosessen fortsette inn i 2021, og:
– I 2021 vil hovedprioriteringen være å kartlegge hele innkjøperorganisasjonen og starte implementering av den anbefalte, standardiserte arbeidsprosessen og rollene fra BOTT-samarbeidet. En slik kartlegging var planlagt gjennomført allerede i 2020, men ble utsatt på grunn av innføring av nytt elektronisk ordresystem fra januar 2021, heter det i styresaken om 2021-tiltaksplanen.
Mer utfordrende enn forventet
UiB er først ute med å ta i bruk systemet (Unit4 ERP) som på sikt er tenkt å gi hele universitets- og høyskolesektoren systemstøtte på dette området. DFØ er leverandør av løsningen, og det er avtalt utvikling av funksjonalitet som både skal gi brukervennlige løsninger og sikre at anskaffelser skjer innenfor ønskete rammer, og:
– Oppstarten har vært mer utfordrende enn forventet, men vi vurderer det slik at Unit4 ERP har potensiale til å gi nødvendig støtte. 2021 blir likevel et år der vi ikke vil ha ønsket IT-systemstøtte, skriver administrasjonen til universitetsstyret.
Langt i fra i tråd med avtalt
I universitetsdirektørens kommentarer i samme dokument står det at god IT-støtte er en viktig forutsetning både som grunnlag for effektiv arbeidsstøtte og for å sikre at UiB når mål gitt i anskaffelsesstrategien. UiB er første universitet som tar i bruk det som er tenkt å bli UH-sektorens fremtidige system for støtte av behovsinnmelding, bestilling og betaling, og:
– Versjonen UiB fikk levert 1.1.2021 var dessverre langt fra i tråd med avtalt. Det arbeides aktivt med å forbedre løsningene, men det vil ta tid før avtalt funksjonalitet er på plass. Det er likevel grunn til å ta utgangspunkt i at løsningene vil komme og at det parallelt må arbeides med organisatorisk tilrettelegging for å kunne ta ut gevinster.
Bli den første til å kommentere på "Universitetet i Bergen: Det vi fikk fra DFØ, var langt fra i tråd med det avtalte"