• Leverandører
  • Elite Vinduspuss AS
    Isobar Norge AS
    Imatis AS
    First Rent A Car Norway AS (Hertz)
    KARL STORZ Endoskopi Norge AS

Lever rammeavtaler og dokumentasjonskrav farlig?

Anbud365: Lever rammeavtaler og dokumentasjonskrav farligRådgiver innkjøp i Romerike Avfallsforedling IKS (Roaf), Trine Lunemann, satte i et intervju med Anbud365 nylig fingeren på en svært aktuell og viktig utfordring: Den teknologiske utviklingen går så raskt – hva gjør vi med dokumentasjon som raskt blir utdatert?

Skriv ut artikkelen

(En Anbud365-kommentar) Kan vi tro at fremtiden for rammeavtaler slik vi kjenner dem, og dokumentasjon slik vi er vant med, ikke er helt opplagt? Dynamiske rammeavtaler og dynamisk dokumentasjon er mer tilpasset den rivende teknologiske utviklingen. For førstnevnte finnes allerede alternativet – dynamisk innkjøpsordning.  Når det gjelder dokumentasjon er det verre. Alternativer finnes der tradisjonell dokumentasjon ikke foreligger, men da er det ikke snakk om dynamisk dokumentasjon. For hvem trenger utdatert dokumentasjon?

Innenfor noen produktområder går utviklingen svært fort. Gjerne har det med teknologiske innslag å gjøre – og, spør vi, er det områder som ikke mer eller mindre preges? Det er en utfordring både for innkjøpere og for leverandørmarkedet. Innovasjon er i seg selv noe som en rekke offentlige oppdragsgivere er opptatt av å fremme. Vi får løsninger, ikke alene varer – kombinasjon av varer og tjenester. Det er viktig å huske at innovasjon ikke bare er noe som foregår fordi det offentlige inviterer til det. I næringslivet må selskaper som vil følge med, selv sikre produktutvikling for å være konkurransedyktige.

Samtidig dukker det opp nye selskaper, eldre og etablerte forsvinner eller er over i andre markeder. Vi får et «urolig marked» i stadig utvikling, og med det følger ofte mangel på prisstabilitet. En ting er hva som er prisutviklingen på kjente og kjære produkter, noe helt annet hva prisen er på produkter som løpende erstatter sine forgjengere – enten det er helt nye eller videreutvikling av kjente.

Rammeavtaler og dokumentasjon

Dette berører i stor grad bruk av rammeavtaler og av dokumentasjon. Både i sammenheng og hver for seg. Dette er ingen ny utvikling som er oppdaget i disse dager, men tilstanden blir mer og mer krevende og aktuell.

Standard er rammeavtale på fire år. Enten den er basert på minikonkurranser eller rekkefølge er fire år i dag ganske lang tid. Selvsagt er innkjøpermiljøene klare over at ting kan utvikle seg, og konstruerer kontrakten etter det. Men på noen områder kan det f.eks. komme nye selskaper til innen avtaleperioden er omme – med priser og produkter som er langt gunstigere.

Kanskje kan det ellers være en viss risiko med alt det nye. Og det finnes leverandører som ikke er altfor opptatt av alt det nye – kjøp heller de produktene vi har, de gamle, gode. Vi kjenner f.eks. til at noen kommuner fortsatt tviholder på alarmer på institusjoner kablet gjennom murvegger i stedet for å basere seg på ny teknologi som fungerer. Her har trolig «hoffleverandøren» gjort en god jobb.

Dynamisk innkjøpsordning

Vi tror at dynamisk innkjøpsordningen kommer sterkere og sterke inn i bildet som erstatning/supplement til den statiske, kjente rammeavtalen. Her kan kvalifiserte leverandører melde seg på underveis i avtaleperioden. Det gjennomføres fortløpende mindre konkurranser mellom de forhåndskvalifiserte leverandørene. Anskaffelsene kan gjøres enklere og raskere. Samtidig forplikter man seg ikke til avtaler som varer over flere år. Dette gir en mulighet til å følge markedsprisen på produktene tettere.

På Vestlandet har man oppdaget fordelene, spesielt Bergen kommune og Sykehusinnkjøp. Ruter på Østlandet er også blant pionerene. Vi tipper det kommer flere. Ikke bare etter hvert, men forholdsvis ganske raskt. I alle fall bør det være slik.

Den beskrevne situasjon og utvikling berører også dokumentasjonskravet.  I et intervju med rådgiver innkjøp i Romerike Avfallsforedling IKS (Roaf), Trine Lunemann, heter det at den teknologiske utviklingen på noen felt går så fort at enhver dokumentasjon er mer eller mindre utdatert i det nye produkter kommer på markedet. Hva gjør man da når man skal vurdere den dokumentasjonen leverandøren kommer med – den blir jo raskt utdatert? I Roafs tilfelle gjaldt det miljø i forbindelse med kjøp av solcellepanel. Det berører så vel kvalifisering av tilbydere som selve tilbudet. Nyetablerte kan ha smått merd muligheter til å dokumentere at de kan gjennomføre oppdraget – spesielt hvis oppdragsgiveren krydrer sine krav med mange (unødvendige?) detaljer.

Utdatert dokumentasjon?

Et produkt/en løsning som er rykende fersk, kan dokumenteres med testrapporter, attester o.l. Det kan være greit nok for selve funksjonen som skal fylles, men hva med krav til samfunnshensyn (lovens §5)? Så er det sammenheng mellom hva oppdragsgiver krever, og hva attestene/testene viser. Og er slike attester og rapporter av en karakter at en rimelig oppegående og velvillig innkjøper forstår hva den sier? Ikke minst, er det dagens produkt/løsning som dokumenteres i tilbudet eller er den utdatert når kontraktsperioden starter.

På Anskaffelseskonferansen til Difi om en måned skal dette med utdatert dokumentasjon trolig drøftes i nyskapingen «samarbeidslounge», som er et resultat av et samarbeid mellom Difi og Anbud365. Vi tror det nyttig.

Be the first to comment

on "Lever rammeavtaler og dokumentasjonskrav farlig?"

Leave a comment

Your email address will not be published.


*