Åtte av ti innkjøpere i det offentlige mener at planlagt ressursbehov sjelden eller aldri stemmer med hva som viser seg å være det praktiske behovet. Det er ett av resultatene i en omfattende questback-undersøkelse som Anbud365 har gjennomført. Innkjøperne er dessuten svært delt i synet på om brukerne har nok kompetanse til å forstå de behovene innkjøper definerer. 46% nei, 53% ja er tallene. Godt tre av fire innkjøpere mener at det er deres inntrykk at «innkjøperen» er og blir en operativ støttefunksjon.
Når kommunikasjonen mellom innkjøper, brukermiljø og leverandør flyter som den skal, øker muligheten til å få en tilfredsstillende kontrakt. Slik kommunikasjon består bl.a. av å legge det samme i de samme begrepene, og å kvalitetsikre at alle tre parter i en avtaleprosess forstår hverandre. Anbud365 ønsket å kartlegge status for kommunikasjonen og gjennomførte nylig en questback-undersøkelse med det som formål. Resultatene av undersøkelsen gir en indikasjon på status.
Vi vil i en serie artikler fremover gå nærmere inn i og rapportere disse resultatene.
I denne artikkelen gjengis svar fra innkjøperne i undersøkelsen. Tre firedeler av innkjøperne i undersøkelsen er tilknyttet en større virksomhet, definert som flere enn 500 ansatte, 24,1% i mellomstore virksomheter (mellom 50 og 500 ansatte) og resten – 1,9% – i en virksomhet med færre enn 50 ansatte.
Kvalitetssikring
Det fremgår at 58% av innkjøperne mener at bruker godt forstår de behov som innkjøper har ifm utarbeidelse av en kravspesifikasjon. 32,3% svarer mindre godt. Hele 87,3 % svarer at de passer på at bruker forstår behovene en innkjøper har for å gjennomføre en anskaffelse. Ingen oppgir svaralternativet «ingen». Bruker i denne undersøkelsen er en som definerer behovet på egne vegne eller på vegne av brukere (skal bruke det som kjøpes, gjør/kjøper avrop på avtale).
Hele 46,6% av innkjøperne mener at brukerne ikke har tilstrekkelig kompetanse til å forstå de behovene innkjøper definerer. 53,4% mener det er nok kompetanse. Likeledes mener 32,3% av innkjøperne at de selv ikke har kompetanse nok til å forstå brukernes behov. 67,2% sier kompetansen deres er god nok.
Ressursbehov
Planlagt ressursbehov er sjelden det samme som faktisk ressursbehov i forbindelse med en anskaffelse. Det svarer 71,9% av innkjøperne, sju prosent svarer «aldri». 21,1% sier at det alltid er sammenfall mellom de to oppgitte ressursbehovene (planlagt og faktisk).
På spørsmål om hvem som legger de mest sentrale føringene for anskaffelsesprosessen og har formell beslutningsmyndighet, svarer 48,1% av innkjøperne at det er innkjøp, 37% at det er de som benytter avtalen (brukeravdeling/teknisk fagmiljø). 11,1 % benytter svaralternativet «Andre».
Beslutningsmyndighet
24% mener at de som har beslutningsmyndighet, ikke har den kompetansen de trenger for å ta de riktige vurderingene – 14,8% «vet ikke», og drøyt 61% svarer ja.
77,4 % svarer at kravspesifikasjonen er det viktigste dokumentet, det dokumentet som legger mest føringer for prosess og resultat, i konkurransegrunnlaget. 18,9% svarer at det ikke er så, mens 3,8 % «vet ikke».
I debatten snakkes det mye om kompetanse, og 64,2% av svarene i undersøkelsen tyder på at innkjøperne oppfatter at det er dem det snakkes om. 18,9% peker på brukermiljøene, mens 17% «vet ikke».
Kompetansekrav
Vi spør om hva kravene skal/bør være dersom det skulle vært kompetansekrav til den i brukermiljøet som skriver kravspesifikasjonen. 34% svarer bakgrunn fra aktuelt brukermiljø, 5,7% innkjøpskompetanse og 68 % svarer «Begge deler».
47,2% av innkjøperne mener at brukermiljøene og innkjøpsmiljøene har motstridende interesser; 43,4% svarer at det ikke er motstridende interesser.
Det snakkes til stadighet om utfordringer med lederforankring, og at innkjøp er strategisk viktig. I undersøkelsen svarer 76,9% av innkjøperne at det er deres inntrykk at «innkjøperen» er og blir en operativ støttefunksjon. 17,3% er av motsatt oppfatning. 40% svarer at innkjøper bruker hovedvekten av tiden sin på drifts/støtteoppgaver, seks prosent på premissgivende oppgaver – 60% svarer «begge deler».
Som beskrevet over så er dette dessverre min erfaring også. Dette i tillegg til en “stillingskrig” i mellom fagpersonellet (brukerne) og innkjøperne. Man glemmer fort at man faktisk jobber mot det samme mål og i SAMME selskap. De mest profesjonelle organisasjoner har et tett integrert samarbeid, men det kreves arbeid, tid og ikke minst støtte/forståelse fra ledelsen. Husk innkjøpere er ikke godt betalte juridiske sekretærer for brukerne. Når det gjelder kompetanse så bør alle som er involvert i anskaffelsene og prosessene ha en viss kompetanse innen anskaffelsesområdet. Det kreves mao også at fagpersonellet innehar en viss forståelse for lov og prosess. Dette på lik linje som innkjøperen må ha en viss fagkompetanse mtp hva som skal anskaffes.. Kunnskap og samarbeide er alfa omga for å få en vellykket anskaffelse. Dessverre ser vi mye rart etter at avtalen er signert. I de fleste tilfeller skyldes dette at man er for dårlige i planleggingsfasen (fase 1). Det blir fort dyrt ref utbygging på Stortinget, søppeltømming i Oslo kommune, nødnett mm.