Dansk advarsel – forbered anskaffelser grundig for å unngå annulleringer

Hver femte danske anskaffelse med verdi over EU/EØS-terskelverdiene annulleres, og halvparten av disse et godt stykke ut i anskaffelsesprosessen. Da er store kostnader påløpt – for tilbyderne gjennom arbeidet med å lage tilbud og for oppdragsgiverne med å forberede konkurransen og besvare spørsmål. Kunngjøres ikke konkurransen igjen, er disse utgiftene bortkastet.  Derfor er det viktig, skriver Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, at anskaffelser forberedes grundig, slik at unødvendige annulleringer unngås.

Det er i rapporten «Annullationer af danske EU-udbud» Konkurrence- og Forbrugerstyrlsen skriver dette. I undersøkelsen som presenteres i rapporten, undersøkes hva årsaken er til at konkurranser annulleres, når i anskaffelsesprosessen annullering skjer, og hva som skjer med de annullerte konkurransen etterpå.

Det fremgår at nær hver femte konkurranse over EU/EØS-terskelverdiene i Danmark annulleres. I gjennomsnitt har disse en litt lavere kontraktsverdi enn de anskaffelsene som gjennomføres.

Kommunene oftest

Kommunene annullerer sine konkurranser i om lag hvert fjerde tilfelle. De annullerer med andre ord i høyere grad enn andre offentlige oppdragsgivere, som annullerer i hvert femte tilfelle. Store innkjøpsorganisasjoner annullerer sjelden sine konkurranser, men AMGROS (innkjøp av legemidler) derimot annullerer knapt 28% av sine konkurranser.

Anskaffelser som gjennomføres med forhandlinger annulleres sjeldnere enn hva tilfellet er for andre prosedyrer. For sistnevnte er tallet 21%, for konkurranser med forhandling 12%.

Samtidig er det en tendens til konkurranse som gjelder varekjøp oftere annulleres enn de som gjelder tjenester og bygg og anlegg. Om lag hvert fjerde varekjøp-konkurranse over EU/EØS-tersklene annulleres.

Hyppigste årsak

Den hyppigste årsaken til annullering er feil i konkurransedokumentene. I undersøkelsen oppgis denne årsaken i nær 24% av konkurransene. Like opptrer ofte i forbindelse med at oppdragsgiveren ønsker å gjøre endringer i dokumentene. I de fleste tilfeller skjer slike annulleringer når fristen for å stille spørsmål er ute, fremgår det av rapporten. Bare 8% av de konkurransene som annulleres med en slik begrunnelse, blir ikke en ny anskaffelse.

En annen grunn til annullering er at konkurransen ikke vurderes som god nok. Det skjer i nær 22% av de konkurransene som er annullert. Det betyr at 5% av samtlige anskaffelser annulleres med henvisning til svak konkurranse. Naturlig nok gjelder dette konkurranser som er kommet langt i anskaffelsesprosessen.

Vil avverge klagesak

En tredje hyppig forklaring på annullering er oppdragsgivers ønske om å avverge en klagesak. Ofte dukker denne forklaringen opp samtidig med at det vises til at den valgte evalueringsmetoden ikke har vist seg egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Disse anskaffelsene offentliggjøres ofte på nytt, da med revidert konkurransegrunnlag.

Drøyt halvparten av annulleringene skjer etter at tilbyderne er kommet med sine tilbud. Da har tilbyderne brukt mange penger på å lage tilbud og oppdragsgiverne til å utarbeide konkurransegrunnlaget og til å besvare spørsmål. Hvis anskaffelsen helt avlyses og ikke kommer ut i markedet igjen, skriver Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, er disse kostnadene tapt – også for den som ellers ville ha vunnet konkurransen. Konkurranseutsettes oppgaven på nytt i omtrent samme form, er mye av arbeidet likevel av verdi. Oppdragsgiverne i undersøkelsen forventet at to av tre annullerte konkurranser ville komme ut i markedet igjen.