Hva hvis du må droppe det beste tilbudet på grunn av ESPD–skjemaet?

Mange oppdragsgivere har nå hatt sine første erfaringer med utfyllingen av ESPD–skjemaet, og tilbudene er inne eller på vei. En rekke leverandører er i gang – eller ferdige – med sin del av denne jobben. Anbud365 spurte et knippe ESPD–pionerer på oppdragsgiversiden om de ville avvise den leverandøren med det klart beste tilbudet dersom skjemaene kom tilbake helt eller delvis – eller ikke – utfylt. Svarene finner du nedenfor, slik de kom inn.

Fra og med 1. januar i år skal ESPD–skjemaet (European Single Procurement Document) benyttes, slik det fremgår av gjeldende regelverk. Det er sagt at det – både for oppdragsgivere og leverandører, kan være en utfordring å fylle ut skjemaet første gang. Når imidlertid jobben er gjort, betyr skjemaet en betydelig forenkling.

Vi plukket ut ti av de første kunngjøringene i det nye året og stilte noen spørsmål til oppdragsgiverne med oppdrag der ESPD–skjemaet var med. Halvparten svarte, hvorav en mente det var for tidlig å svare på en slik undersøkelse. Formålet fra Anbud365s side var å få et lite inntrykk av vurderingene knyttet til følgende problemstilling:

Hovedspørsmålet: Vil en tilbyder/leverandør med det klart beste tilbudet bli avvist …

Spørsmål 1: … dersom ESPD–skjemaet ikke er utfylt, men der alle «feltene» er besvart på annen måte? Gitt øvrige tilbydere har fylt ut skjemaet som forutsatt.

Svarene:

• Det er punktene i egenerklæringen vi må få bekreftet, ikke bruken av skjemaet som sådan. Det vil ikke være å anse som avvisningsgrunn.

• Innledningsvis vil en leverandør ikke bli avvist grunnet små mangler eller manglende utfyllelse under den forutsetningen av at minimumskravene oppfattes som tilfredsstilt. Det er ikke klarlagt om slike avvik vil være direkte brudd på LOA § 4, dersom disse avdekkes. Det er også avhengig av omfanget av avvikene.

• Nei gitt at utfylte felt virker troverdige

• Nei – må vurderes

Spørsmål 2: … dersom ESPD–skjemaet bare delvis er utfylt, men likevel gir et visst inntrykk av tilbyderens etterspurte kapasitet? Gitt øvrige tilbydere har fylt ut skjemaet som forutsatt.

Svarene:

• Etterspurt dokumentasjon må besvares, så «et visst inntrykk» kan ikke kompensere for manglende dokumentasjon. Her må vi vurdere hva som eventuelt mangler før vi kan ta stilling til om det er avvisningsgrunn.

• Dette blir noe som i dag. Dersom leverandøren ikke har inngitt en kvalitativ besvarelse direkte i ESPD–skjemaet eller i henhold til oppdragsgivers minimumskrav, må hele tilbudet gjennomgås for å se om de sannsynliggjør den delen som kreves (f.eks. kapasitet).

• Ja

• Nei – må vurderes

Spørsmål 3: … dersom ingen av tilbyderne har fylt ut ESPD–skjemaet og den med det beste tilbudet er godt kjent hos dere fra før.

Svarene:

• Vi legger fremlagt dokumentasjon til grunn i evalueringen, ikke våre erfaringer med tilbyderne.

• Dersom oppdragsgiver allerede er i besittelse av dokumentasjon jf. FOA § 17-1, fjerde ledd, kan denne benyttes og heller ikke etterspørres på nytt. Det er ikke helt avklart om tidligere leverte dokumentasjonskrav fra før 01.01.2017 kan brukes, men dette blir en tolkning som virksomheten må gjøre.

• Ja

• Nei – må vurderes

Spørsmål 4: … dersom ingen av tilbyderne har fylt ut ESPD–skjemaet og alle er ukjente hos dere.

Svarene:

• Den dokumentasjonen som er etterspurt i forespørselen må fremlegges, enten i form av ESPD-skjema eller ved annen tilsvarende fremlagt dokumentasjon.

• Dersom ingen av leverandørene har lagt ved/fylt ut ESPD skjemaet, ville jeg helt klart ha avlyst konkurransen og lyst ut på nytt.

• Ja

• Nei – må vurderes