Kommune prøvde seg alene – nå vil den igjen inn i et innkjøpssamarbeid

Kommunen har spart 200 000 kroner i året på å stå utenfor et innkjøpssamarbeid, men er usikker på om avtalene de har laget, er 200 000 kroner dyrere enn om de hadde vært i et slikt samarbeid. Men Gloppen kommunes enegang synes nå å nærme seg slutten likevel. Kommunedirektør Anders Skipenes skal i gang med å forhandle om deltakelse i et slikt samarbeid i gamle Sogn og Fjordane. Uansett utfall må kommunene styrke egen innkjøpsfunksjon og politikerne minner om at kommunens kjøp er viktig for de lokale næringslivet.

Gloppen kommune ligger i Nordfjord i Vestland fylke og har nær 6000 innbyggere. De var tidligere med i innkjøpssamarbeid sammen tidligere Sogn og Fjordane fylkeskommune og de øvrige kommunene i fylket. Denne avtalen ble avsluttet 1. januar 2020 etter at Sogn og Fjordane fylkeskommune ble del av Vestland fylkeskommune. Før sammenslåingen ble det enighet om at Kinn kommune skulle ivareta ansvaret som den tidligere fylkeskommunen hadde hatt, bl.a. ansvaret for innkjøpssamarbeidet mellom kommunene i det tidligere fylkeskommunen.

Like før fylkessammenslåingen sendte Kinn invitasjon om deltakelse i det nye samarbeidet, men Gloppen svarte den gangen nei takk. Etter å ha evaluert erfaringene med å stå utenfor, har nå kommunedirektøren fått fullmakt fra kommunestyret til å forhandle om deltakelse i samarbeidet. Men, heter det, en innkjøpsavtale må sikre kommunen fleksibilitet og handlingsrom til fortsatt til å kjøpe lokalt. Som innkjøper er Gloppen kommune en viktig aktør for lokalt næringsliv. I tillegg skal kommunens innkjøp ha en klar klima- og miljøprofil – det må gjøres tydelig i et innkjøpssamarbeid.

Besparelse og kompetanse

Kommunedirektøren skriver i sin innstilling til kommunestyret at de sparer nær 200 000 kroner i året på å gjennomføre innkjøpene selv. Men han er usikker på om kommunens anbudskonkurranser gir kontrakter som er 200 000 kroner i året dyrere enn om kommunen hadde vært en del av et innkjøpssamarbeid.

Erfaringene fra forrige innkjøpssamarbeid viste at kommunen hadde for lav innkjøpskompetanse internt, skriver kommunedirektøren. Den manglende kompetansen var ikke bare knyttet til hvordan et anbud kunngjøres eller hvilke regler som gjelder.

Det største problemet var at organisasjonen ikke vurderte hva den trengte, hva man ville forbedre eller hvilke avtaler man hadde. Dette svekker organisasjonens evne til utvikling, slo han fast, og: Uavhengig av om man velger å gå inn i et innkjøpssamarbeid eller ikke, bør kommunen jobbe bedre med å gå gjennom de avtaler man har og se på mulig forbedringspotensial.

Ofte nedprioritert

Blant erfaringer fra den tiden kommunen har stått utenfor et innkjøpssamarbeid, nevner kommunedirektøren bl.a. at det har tatt lengre tid enn planlagt og lengre tid enn ønskelig å drifte innkjøpsfunksjonen i egen organisasjon. Innkjøpsarbeid blir for ofte nedprioritert fremfor andre presserende oppgaver, og har for lav prioritet i resten av organisasjonen. Det har vært vanskelig å hente ut informasjon, og det har vært liten interesse i å organisere faggrupper.

Det er mulig å stå alene, men det påfører kommunen enn høyere risiko, fremholder kommunedirektøren, som peker på at innovasjon i anskaffelsene er en utfordring. Dette er spesielt utfordrende i innkjøpssamarbeid da det er enklere å skreddersy en innovativ løsning i en enkel kommune. Det er et ønske å overlate mer av løsningsforslaget til leverandørene som er den profesjonelle part som er godt kjent med sitt fag. Dette vil innebære at kommunen må stille mer overordnede krav og heller be om løsninger. I dag er kommunen litt for detaljert i sine spesifikasjoner for å sikre at reglene følges. Målet må være å be om løsninger og ikke spesifiserte produkter.