Pandemi-erfaringer: Læren om bristende forutsetninger er rykket nærmere

Pandemi-tiden har gitt Statens innkjøpssenter ett og annet å tenke på når det gjelder å sikre leveranser. Læren om bristende forutsetninger er rykket nærmere, sier avdelingsdirektør Kjetil Østgård i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) til Anbud365. Han leder Statens innkjøpssenter. Noen endringer er allerede gjort i eksiterende avtaler, og han gjør seg tanker om dilemmaer og grep fremover: Bør Statens innkjøpssenter avhjelpe leverandør-risikoen? Hva med etterlevelse av sosiale krav nedover i leveringskjeden dersom en leverandør, for å sikre leveranser, bytter ut en underleverandør?

Pandemi-tiden har lært oss alle ett og annet om forsyningssikkerhet, det som ønskes kjøpt er ikke tilgjengelig hos leverandør («utsolgt» på grunn av en utrolig jakt på produktet, en underleverandør svikter, innsatsvarer lar vente på seg …) og leveransekjeder rammes og fører til forsinkelser. Og annet. Det gjelder selvsagt aller mest der det er en – kanskje to – leverandører på avtalen. Selvsagt er det ikke slik at alle kjøp haster like mye som f.eks. smittevern, vaksiner o.l. under pandemien, men nye pandemier kan komme, båter kan sette seg fast i Suez-kanalen og skape betydelige leveranseforsinkelser (!), det er klimaendringer tydelig på gang (våtere, villere …).

Anbud365 har tatt kontakt med noen av de største avtaleforvalterne innen det offentlige – Forsvaret, Sykehusinnkjøp og Statens innkjøpssenter for å høre hvilken lærdom de har tatt med seg fra pandemi-tiden.

Statens innkjøpssenter

Avdelingsdirektør Kjetil Østgård i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) leder Statens innkjøpssenter, som inngår fellesavtaler på vegne av statlige virksomheter. Han forteller til Anbud365 at deres avtaler for det aller meste gjelder ikke-virksomhetskritiske varer, men: – Vi har vært bevisste på at vi skal ha flere leverandører på hver avtale, dels for å sikre konkurranse, dels for å imøtekomme ønsket om å gjøre våre avtaler tilgengelig for mindre leverandører. Samtidig, fremholder Østgård, bidrar dette til å spre risiko. Vi legger ikke alle egg i samme kurv. Slik vil vi fortsette å tenke.

Men pandemien har gitt Østgård og hans kollegaer i innkjøpssenteret ett og annet å tenke på når det gjelder fremtidige avtaler. – Læren om bristende forutsetninger er rykket nærmere i våre løpende vurderinger, forteller han, og peker på konsekvenser knyttet til slikt som leveringssvikt. Innkjøpssenteret har allerede gjort noen mindre og midlertidige justeringer i eksisterende kontrakter – innenfor endringsadgangen. De har merket at det kan være vanskelig med leveranser, spesielt krevende har det vært når det gjelder engangshansker.

Leverings-utfordringer

Samtidig konstaterer Østgård at det for tiden er utfordringer knyttet til f.eks. elektroniske brikker og skjermpaneler på verdensmarkedet. – Dette har ikke truffet oss i særlig grad ennå, men vi vil selvsagt straks ta fatt i det når det eventuelt kommer, understreker han, og:

– Tanken bringes jo her til at mer usikre leveransekjeder lett kan føre til at hovedleverandør ser seg nødt til å sikre seg ved f.eks. å prise risikoen høyere. Her kan det være aktuelt å se om vi kan være tjent med å avhjelpe den risikoen leverandøren sitter med. I avtalene er jo risikoen for leveransesikkerhet stort sett plassert hos leverandøren. Hvordan det skal gjøres, vet vi ikke, men det er naturlig at innkjøpssenterets juridiske ekspertise ser nærmere på denne problemstillingen. Kanskje er det slik at det må foreligge ulike løsninger for ulike situasjoner.

Sosiale krav og samfunnshensyn

Østgård trekker også frem en situasjon som kan oppstå om leverandørens underleverandør – eller underleverandørens underleverandør – plutselig får leveringsproblemer som tar overhånd. En samvittighetsfull, fortvilet leverandør kan da komme til å ville bytte ut det aktuelle leddet i kjeden med en annen som kan levere. – Vi legger stor vekt på å sikre at alle i leverandørkjeden gjennom kontraktsperioden etterlever de sosiale, samfunnsmessige hensyn som regelverket krever, poengterer han.

– Her må vi, understreker lederen for Statens innkjøpssenter, Kjetil Østgård, finne mekanismer etter grundige, juridiske og markedsmessige vurderinger som gjør at kontraktene er balanserte og uten at det øker risikoen for brudd på kravene til sosialt ansvar.