Ikke bare regelbrudd – kunne også gitt tydeligere tilbakemeldinger

Ikke bare gjorde Domstolsadministrasjonen seg skyldig i brudd på anskaffelsesreglene, den kunne også ha vært tydeligere i å redegjøre for tildelingsbeslutningen. Både klageren og Kofa selv, skriver Kofa i en avgjørelse, kunne hatt behov for en tydeligere tilbakemelding av vurderingene som lå til grunn for tildelingsbeslutningen i den aktuelle klagesaken.

Domstolsadministrasjonen trengte konsulentbistand innenfor organisasjonsutvikling i forbindelse med sammenslåing av Bergen og Nordhordland tingrett. Anskaffelsen gjaldt regelverket i 2016 og hadde en verdi som lå under den nasjonale terskelverdien. To av de tre som fikk tilbudsinvitasjonen svarte – den ene fikk kontrakten og den andre klaget (Kofa-sak 2016/201).

Klageren mente at Domstolsadministrasjonen hadde brutt regelverket ved tildelingsevalueringen. Ett av punktene dreide seg om beskrivelsen av oppdraget i tilbudsinvitasjonen, der det var angitt at det var en forutsetning at “konsulentmiljøet har en viss grad av tilstedeværelse i Bergen gjennom hele oppdragsperioden”.

Reisekostnader

Her er det naturligvis slik at en oppdragsgiver kan utøve et viss innkjøpsfaglig skjønn ved vurderingen av tilbudene opp mot tildelingskriteriene, som bare i begrenset grad kan overprøves rettslig. Kofa grep fatt i kostnadsvurderingen av de to tilbudene. Her fremholder klageren bl.a. at Domstolsadministrasjonen feilaktig har lagt til grunn at hans tilbud betinger utstrakt reisevirksomhet. Kofa:

– Klager skrev i sitt tilbud at “[d]et er ikke estimert kostnader for administrasjon og reiser/opphold”. Lest i sammenheng med at administrative kostnader var inkludert i dagraten, og at antall timer og kostnader til reise og opphold i klagers prisoversikt var satt til null, er det naturlig å lese dette slik at det ikke ville påløpe kostnader for reise og opphold.

Vanskelig å forstå

Det var også angitt at klagerens to tilbudte konsulenter hadde kontoradresse i Bergen. – Ut fra innholdet i klagers tilbud, fortsetter Kofa, er det under enhver omstendighet vanskelig å forstå hvorfor innklagede har lagt til grunn at klagers tilbud var utydelig når det gjaldt tilstedeværelse i Bergen. Innklagede har ikke redegjort for hva som gjorde at dette likevel ble lagt til grunn. Innklagede har på denne bakgrunn brutt regelverket ved å legge til grunn feil faktum ved tildelingsevalueringen om klagers tilbudte konsulenters tilstedeværelse i Bergen.

Kofa har også merknader når det gjelder klagers øvrige innsigelser mot tildelingsevalueringen. Her kunne, skriver klagenemnda, Domstolsadministrasjonen, med fordel vært tydeligere i sin tilbakemelding til klager og redegjørelse for klagenemnda om vurderingene som ligger til grunn for tildelingsbeslutningen. Slik saken ligger an har klagenemnda likevel ikke grunnlag for å underkjenne vurderingen av at valgte leverandørs tilbud utgjorde det beste tilbudet i konkurransen.